Как настроить печать в 1С:Бухгалтерия

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С:Бухгалтерия: счета, акты, накладные, счета-фактуры и кассовые ордера ежедневно уходят контрагентам и в архив. При этом у многих пользователей возникают типовые сложности: документ обрезается по краям, печатается не на тот принтер, таблица не помещается на лист, а подписи и печать выглядят не так, как нужно.

Хорошая новость в том, что почти все задачи решаются штатными средствами программы без привлечения программиста. В 1С:Бухгалтерия есть настройки полей и масштаба, предпросмотр, выбор принтера, сохранение в PDF и механизм внешних печатных форм для нестандартных макетов.

Ниже разобран практический порядок настройки: от базовых параметров принтера до редактирования макетов и решения типичных проблем. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), но большинство приёмов работает и в других конфигурациях на управляемых формах.

Как устроена печать в 1С и что можно настроить

Когда вы нажимаете «Печать» в документе, программа формирует табличный документ по заложенному в конфигурацию макету и отправляет его на принтер. На итоговый результат влияют три уровня настроек: параметры страницы самого макета (заданы разработчиком, но частично меняются при печати), настройки печати в диалоге (принтер, поля, масштаб, ориентация) и настройки драйвера принтера в операционной системе.

Понимать это разделение важно, потому что типичная ошибка — искать причину обрезанного документа в 1С, когда проблема кроется в драйвере принтера или размере бумаги, выбранном в Windows. Сначала проверяйте предпросмотр в 1С: если там документ выглядит правильно, а на бумаге нет — ищите проблему на уровне системы и принтера.

Настроить можно: принтер по умолчанию, поля страницы, масштаб и размещение таблицы на листе, количество экземпляров, автотекст подписей, а также состав печатных форм, доступных в конкретном документе. Для нестандартных требований (свой бланк, дополнительные реквизиты, особый порядок строк) подключаются внешние печатные формы.

Базовая печать документа: выбор принтера и предпросмотр

Откройте нужный документ (например, «Реализация (акты, накладные)») и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Программа предложит список доступных для этого документа форм: ТОРГ-12, счет на оплату, акт, универсальный передаточный документ и другие. Выберите нужную — откроется сформированный табличный документ.

Перед отправкой на принтер всегда используйте предварительный просмотр: так вы увидите разбиение на страницы, ширину колонок и подписи ещё до расхода бумаги. Если документ занимает две страницы, хотя должен помещаться на одну, это сразу видно в предпросмотре и исправляется масштабом или полями.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму из списка.
2. 2
   Проверьте документ в предпросмотре: страницы, колонки, подписи.
3. 3
   Нажмите значок принтера, выберите нужное устройство из списка установленных в системе.
4. 4
   Укажите количество экземпляров и при необходимости диапазон страниц.
5. 5
   Нажмите «ОК» и проверьте распечатанный лист на обрезку и читаемость.

Если в списке принтеров нет нужного устройства, проблема не в 1С: принтер должен быть установлен и доступен в операционной системе. В клиент-серверном варианте и при работе через веб-клиент или RDP убедитесь, что принтер проброшен в сеанс пользователя.

Настройка полей, масштаба и ориентации страницы

Самая частая жалоба — документ обрезается справа или снизу, либо таблица «разваливается» на два листа. Это исправляется в диалоге настройки печати табличного документа. Откройте сформированную печатную форму, затем через главное меню программы выберите «Файл» → «Параметры страницы» (в ряде версий — «Таблица» → «Параметры страницы»).

В открывшемся окне доступны: размер бумаги (обычно A4), ориентация (книжная или альбомная), поля сверху, снизу, слева и справа, а также масштаб в процентах. Для широких таблиц вроде ТОРГ-12 с большим числом колонок помогает либо альбомная ориентация, либо масштаб 85–95%. Уменьшать масштаб ниже 80% не стоит: текст станет нечитаемым, и контрагент может отклонить документ.

Полезная опция — «Поместить таблицу на страницу» (автомасштаб): программа сама подберёт масштаб так, чтобы таблица уместилась по ширине листа. Для многостраничных документов проверьте также настройку колонтитулов: если в макете они предусмотрены, номера страниц появятся автоматически.

Настройка подписей, печати организации и реквизитов

Подписи в печатных формах подтягиваются из справочников, а не вводятся вручную при каждой печати. ФИО руководителя и главного бухгалтера берутся из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»). Ответственные за склад и кассу — из соответствующих настроек и документов. Если в печатной форме пустые подписи или устаревшие фамилии — исправлять нужно именно там, а не в макете.

Реквизиты организации (ИНН, КПП, адрес, банковские счета) также подставляются из карточки организации. Если в счёте на оплату печатается старый расчётный счёт, откройте список банковских счетов организации и проверьте, какой из них отмечен основным.

Изображение печати и подписей для вывода на бланк подключается в карточке организации (в типовой конфигурации — через настройки логотипа и печати). Учтите: вывод факсимиле на официальные документы согласуйте с внутренними правилами компании — для ряда документов требуется «живая» подпись.

Сохранение в PDF и отправка по электронной почте

Часто вместо бумажной печати документ нужно отправить контрагенту файлом. Сформированную печатную форму можно сохранить в PDF: откройте форму, затем «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Также доступны Excel и другие форматы — удобно, если контрагент просит таблицу для обработки.

При настроенной учётной записи электронной почты в 1С («Администрирование» → «Органайзер» → «Электронная почта») документ можно отправить прямо из программы: кнопка с конвертом в печатной форме или в журнале документов. Программа сама сформирует PDF-вложение и письмо по шаблону.

Для массовой рассылки (например, актов сверки всем контрагентам) используйте групповую печать: в журнале документов выделите несколько строк, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует документы пакетом. Это заметно быстрее, чем открывать каждый документ по отдельности.

Внешние печатные формы и изменение макетов

Если типовая форма не подходит — нужен фирменный бланк, дополнительная колонка или другой порядок вывода — есть два пути. Первый, безопасный: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Внешняя форма не меняет конфигурацию и не мешает обновлениям.

Второй путь — доработка макета в конфигураторе. Это работа для специалиста: потребуется снятие объекта с полной поддержки, что усложняет последующие обновления. Самостоятельно без опыта разработки в 1С этого делать не следует.

Готовые внешние печатные формы распространяются в виде файлов .epf. Перед подключением файла из внешнего источника убедитесь, что он получен из надёжного канала: обработки выполняют код внутри вашей базы и теоретически могут содержать вредоносные действия.

Решение типичных проблем с печатью

Если документ печатается на «не том» принтере, проверьте принтер по умолчанию в операционной системе и выбор принтера в диалоге печати 1С. В терминальном режиме дополнительно проверьте проброс принтеров в настройках RDP-клиента.

Если форма выводится с пустыми полями (нет номера, даты, подписей), причина почти всегда в данных: незаполненные реквизиты документа или организации. Проверьте документ на ошибки проведения и карточку организации.

Если после обновления конфигурации изменилась печатная форма или пропала кнопка нужной формы, проверьте список подключённых дополнительных обработок: иногда обновление отключает внешние формы, и их нужно подключить заново. Также убедитесь, что у пользователя есть права на печать соответствующих документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Предпросмотр документа

Норма

Все колонки видны, документ на одной странице или логично разбит

Тревожный признак

Таблица обрезана справа, строки переносятся на лишние листы

Подписи и реквизиты

Норма

Актуальные ФИО, верные ИНН и банковский счёт

Тревожный признак

Пустые поля подписей или устаревшие реквизиты

Распечатанный лист

Норма

Поля ровные, текст читаемый, ничего не обрезано

Тревожный признак

Смещение, обрезка по краям, слишком мелкий шрифт

Частые вопросы

Как сделать, чтобы документ всегда помещался на одну страницу?

В параметрах страницы табличного документа включите автомасштаб («поместить на страницу») или вручную уменьшите масштаб до 85–95%. Если документ длинный по строкам, полностью уместить его на одном листе без потери читаемости не получится — это нормально, многостраничная печать с нумерацией допустима.

Почему в печатной форме старая фамилия руководителя?

Подписи берутся из карточки организации, а не из документа. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» и обновите данные. Если фамилии несколько и действуют по периодам, проверьте даты записей в регистре ответственных лиц.

Можно ли печатать сразу несколько документов?

Да. В журнале документов выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует все документы одним пакетом. Это работает для счетов, актов, накладных и других форм.

Как добавить логотип и печать организации на бланк?

В типовой конфигурации изображения подключаются в карточке организации через настройки логотипа и факсимиле. Если штатной возможности в вашей версии нет или нужен нестандартный макет, задача решается внешней печатной формой.

Чем опасна правка макета в конфигураторе?

Изменённый типовой объект частично снимается с поддержки: при обновлениях конфигурации правки могут конфликтовать с новыми версиями и теряться. Перед любыми доработками делайте резервную копию базы, а по возможности используйте внешние печатные формы вместо изменения типовых макетов.

Почему принтер не виден в списке при печати из 1С?

1С показывает принтеры, доступные операционной системе. Проверьте, что принтер установлен и печатает тестовую страницу из Windows. При работе через RDP или веб-клиент убедитесь, что локальные принтеры проброшены в сеанс.