Документы и Печать · 10 мин
Как напечатать ПКО в 1С: пошаговая инструкция
Как сформировать и напечатать приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: создание документа, настройка печатной формы КО-1, ошибки.
Приходный кассовый ордер (ПКО, унифицированная форма КО-1) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В программах 1С он создаётся на основании документа «Приходный кассовый ордер» и печатается в пару кликов, но у начинающих пользователей часто возникают вопросы: где найти документ, какую кнопку нажать и почему печатная форма выходит пустой или с ошибками.
Ниже разобран полный цикл работы с ПКО в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11: от создания документа до вывода на принтер, а также настройка печатной формы и разбор типичных проблем.
Где в 1С находится документ ПКО
В 1С:Бухгалтерии 8.3 приходные кассовые ордера находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Отфильтровать нужный вид можно по колонке «Вид операции» или через настройку списка.
В 1С:Управление торговлей 11 путь немного другой: «Казначейство» → «Кассовые ордера» (или «Приходные кассовые ордера» в зависимости от настроек интерфейса). В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документы кассы также расположены в блоке «Казначейство».
Создание и заполнение приходного кассового ордера
Перед печатью документ нужно корректно заполнить — печатная форма берёт данные именно из его реквизитов. Нажмите «Создать» в журнале кассовых документов и выберите вид операции: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке» и т.д. От вида операции зависит, какие поля будут доступны и какие проводки сформируются.
Обязательные для корректной печати поля:
- Организация и касса — от них подтягиваются наименование, ОКПО и валюта;
- Сумма — печатается цифрами и прописью, сумма прописью формируется автоматически;
- Принято от — ФИО плательщика или наименование контрагента; при оплате от покупателя поле часто заполняется автоматически из контрагента;
- Основание — например, «оплата по договору № 15 от 12.03»; без основания форма считается оформленной с нарушением;
- Приложение — перечень прилагаемых документов, если они есть.
Печать ПКО: пошаговая инструкция
После того как документ заполнен и проведён, печать занимает несколько секунд. Кнопка печати доступна как из формы самого документа, так и из списка документов (при выделении строки).
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и найдите нужный ПКО
- 2Откройте документ и проверьте сумму, основание и поле «Принято от»
- 3Нажмите «Провести», если документ ещё не проведён
- 4Нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
- 5В окне предпросмотра проверьте форму: сумма прописью, номер, дата, подписи
- 6Нажмите «Печать» в окне предпросмотра или сохраните файл в PDF через «Сохранить»
В окне предварительного просмотра можно изменить масштаб, ориентацию и количество копий. Если нужно напечатать ордер в двух экземплярах (один — плательщику как квитанция), увеличьте число копий в диалоге печати. Квитанция к ПКО входит в состав формы КО-1 и печатается на том же листе — её отрезают по линии отреза и выдают плательщику.
Номер документа на печатной форме формируется автоматически по нумератору базы. Сквозная нумерация кассовых документов в течение года — обязательное требование кассовой дисциплины, поэтому не меняйте номера вручную без необходимости.
Настройка печатной формы и подписей
Типовая форма КО-1 подтягивает подписи из данных организации: главный бухгалтер берётся из ответственных лиц организации, кассир — из данных текущего пользователя или ответственного лица. Если подписи пустые, проверьте раздел «Главное» → «Организации» → «Подписи» (в БП 8.3) и заполните ответственных лиц.
Если типовая форма не устраивает — например, нужно добавить логотип, изменить состав полей или вывести дополнительные данные — есть два пути. Первый: воспользоваться механизмом внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»), подключив готовую или разработанную внешнюю форму. Второй: отредактировать макет в конфигураторе, что требует снятия конфигурации с полной поддержки и навыков разработки.
Групповая печать и выгрузка в файл
Когда нужно напечатать сразу несколько ордеров — например, все ПКО за день, — не обязательно открывать каждый документ. В журнале «Кассовые документы» выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Программа сформирует один комплект печатных форм по всем выделенным документам.
Для отправки ПКО контрагенту или хранения в электронном архиве удобно сохранить форму в PDF: в окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Также доступна отправка по электронной почте прямо из формы предпросмотра, если в программе настроена учётная запись почты.
Если ПКО создаётся на основании другого документа (например, «Реализация товаров и услуг» → «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер»), поля «Принято от» и «Основание» заполнятся автоматически, а сумма подтянется из счёта. Это снижает риск расхождений между отгрузкой и оплатой.
Типичные проблемы при печати ПКО и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с несколькими повторяющимися ситуациями. Разберём, как их диагностировать и исправить.
Если в списке печатных форм вообще нет пункта «Приходный кассовый ордер», возможные причины две: открыт документ другого вида (например, «Операция» вместо ПКО) или конфигурация сильно доработана и команда печати отключена. Во втором случае вопрос решается с разработчиком, сопровождающим базу.
Отдельная ситуация — ошибка «Поле объекта не обнаружено» при выводе формы после обновления конфигурации. Обычно это признак подключённой внешней печатной формы, несовместимой с новой версией. Отключите внешнюю форму в разделе «Дополнительные отчёты и обработки» и проверьте печать типовой.
Как проверить результат
Совпадают с документом в базе, нумерация последовательна
Номер пропущен или дублируется
Совпадает с цифровой суммой, указана валюта
Пропись пустая или отличается от суммы
Заполнены главный бухгалтер и кассир
Поля подписей пустые
Отрезаемая часть содержит те же номер, дату и сумму
Данные квитанции расходятся с ордером
Особенности в разных конфигурациях 1С
Сравнение вариантов
Путь: Банк и касса → Кассовые документы. Печатная форма КО-1 встроена, подписи из ответственных лиц организации. Подходит большинству организаций.
Путь: Казначейство → Кассовые ордера. ПКО может создаваться из заказа клиента или отчёта о розничных продажах; печать — из карточки документа.
Кассовые документы не ведутся; ПКО для возвратов от подотчётных лиц оформляется в бухгалтерской программе.
Путь: Казначейство → Приходные кассовые ордера. Поддерживается печать по шаблонам офисных документов (Word) при необходимости нестандартной формы.
Независимо от конфигурации логика одна: документ должен быть проведён, его реквизиты заполнены, а печатная форма вызывается из карточки документа или журнала. Различия касаются только расположения разделов и состава доступных видов операций.
Что важно запомнить
ПКО печатается из проведённого документа «Приходный кассовый ордер» кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Перед печатью проверьте сумму, поле «Принято от», основание и подписи ответственных лиц. Для нестандартных форм используйте внешние печатные формы, не снимая конфигурацию с поддержки.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли напечатать ПКО без проведения документа?
Технически кнопка печати в типовых конфигурациях доступна и для непроведённого документа, но делать этого не стоит: непроведённый ордер не формирует записей в кассовой книге и проводок, а значит, бумажный документ не будет подтверждён учётными данными. Сначала проведите, затем печатайте.
Как изменить сумму прописью, если она выводится неправильно?
Сумма прописью генерируется автоматически из числовой суммы документа и валюты. Если пропись неверная, проверьте саму сумму в документе и валюту кассы. Вручную исправить текст прописи в типовой форме нельзя — только через корректировку реквизитов документа.
Почему на форме нет подписи кассира?
Подпись кассира подставляется из данных ответственных лиц организации или текущего пользователя в зависимости от настроек конфигурации. Откройте карточку организации, перейдите к подписям/ответственным лицам и назначьте кассира с указанием периода действия.
Можно ли напечатать ПКО задним числом?
Дату документа изменить можно, если период ещё не закрыт для редактирования и нет запрета изменения данных. Но учтите: кассовые документы должны оформляться в день фактического приёма денег, а задним числом нарушается последовательность нумерации и кассовая дисциплина. При проверке это может быть расценено как нарушение.
Как напечатать ПКО по собственной форме, а не по КО-1?
Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму приходного ордера, закрепив её в учётной политике. В 1С такую форму подключают как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку макета обычно выполняет специалист по 1С.
Что делать, если после обновления 1С печатная форма перестала открываться?
Чаще всего причина — устаревшая внешняя печатная форма, несовместимая с новой версией конфигурации. Временно отключите её в списке дополнительных отчётов и обработок и проверьте печать типовой формы КО-1. Затем запросите у разработчика обновлённую версию внешней формы.