Как распечатать документ из 1С:Предприятие

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С:Предприятие. Счета, накладные, акты, приказы, отчёты — почти любой объект программы можно вывести на бумагу или сохранить в файл. При этом у пользователей регулярно возникают вопросы: где кнопка печати, почему документ выглядит не так, как на экране, и что делать, если принтер молчит.

Механизм печати в 1С устроен единообразно: программа формирует табличный документ (макет), а затем отправляет его на принтер средствами операционной системы. Это значит, что часть проблем решается внутри 1С, а часть — в настройках Windows и самого принтера. Ниже разобраны все типовые сценарии: от простой печати накладной до массового вывода документов и сохранения в PDF.

Инструкция подходит для конфигураций на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Зарплата и управление персоналом и др.). В старых конфигурациях на обычных формах логика та же, отличается только расположение кнопок.

Базовый способ: печать из открытого документа

Самый простой сценарий — распечатать документ, который уже открыт на экране. В шапке формы или в командной панели находится кнопка с изображением принтера. В типовых конфигурациях она называется «Печать» и часто содержит выпадающий список печатных форм: например, для реализации товаров доступны «ТОРГ-12», «Счёт-фактура», «Товарная накладная» и другие варианты.

Выберите нужную форму из списка — программа сформирует предварительный просмотр. Уже из окна предпросмотра документ отправляется на принтер кнопкой «Печать» или сочетанием клавиш Ctrl+P. Перед выводом проверьте, что выбран правильный принтер, ориентация страницы и количество копий.

1. 1
   Откройте документ или отчёт в 1С
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
3. 3
   Выберите нужную печатную форму из списка
4. 4
   Проверьте результат в окне предварительного просмотра
5. 5
   Нажмите Ctrl+P или кнопку печати, выберите принтер и число копий
6. 6
   Убедитесь, что документ вышел из принтера и выглядит корректно

Если кнопки «Печать» в форме нет, откройте меню «Ещё» — команда печати почти всегда присутствует там. Полное её отсутствие обычно означает, что у пользователя нет прав на печать данного объекта или для объекта не предусмотрено печатных форм.

Печать из списка документов без открытия

Когда нужно распечатать несколько документов сразу, открывать каждый из них не обязательно. В журнале документов выделите одну или несколько строк (с зажатой клавишей Ctrl — для выборочного выделения, Shift — для диапазона), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму.

Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов и либо покажет их в общем окне предпросмотра, либо отправит на принтер пакетом — поведение зависит от конфигурации. В большинстве типовых решений есть команда «Печать комплекта», позволяющая вывести сразу несколько разных форм по каждому документу.

Учтите ограничение: массовая печать работает только для документов одного вида. Выделить одновременно счета и накладные и распечатать их одной командой не получится — список печатных форм у них разный.

Печать отчётов и произвольных табличных документов

Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта и другие) печатаются напрямую из сформированного результата. После нажатия «Сформировать» результат выводится в виде табличного документа — его можно отправить на печать через главное меню программы: «Файл → Печать» или сочетанием Ctrl+P.

Для отчётов особенно важен предварительный просмотр: широкие таблицы часто не помещаются на лист по ширине. В настройках печати задайте масштаб, ориентацию «Альбомная» или укажите размещение «По ширине страницы», чтобы столбцы не обрезались. В типовых конфигурациях эти параметры доступны в окне настройки печати табличного документа.

Как разбить широкий отчёт на страницы

Если таблица упорно обрезается, уменьшите масштаб до 80–90% или включите автоподбор ширины. Альтернативный вариант — сохранить отчёт в Excel, настроить область печати там и вывести уже из Excel. Это дольше, но даёт полный контроль над разбиением на страницы.

Сохранение в PDF вместо печати на бумагу

Часто вместо бумажной копии нужен электронный документ. В 1С табличный документ сохраняется в PDF без сторонних программ: в окне предпросмотра нажмите «Файл → Сохранить» (или «Сохранить как») и выберите формат PDF. Также доступны форматы Excel, HTML, MXL (родной формат табличных документов 1С) и другие.

Ещё один путь — виртуальный PDF-принтер Windows («Microsoft Print to PDF»). В диалоге печати выберите его вместо физического принтера, и документ будет сохранён в файл. Результат аналогичен, но встроенное сохранение в PDF обычно даёт более аккуратное форматирование.

Сравнение вариантов вывода

Печать на физический принтер

Подходит для подписываемых оригиналов. Ограничение: зависит от состояния принтера и драйверов Windows.

Сохранение в PDF из 1С

Подходит для отправки контрагентам и архива. Сохраняет форматирование, файл нельзя случайно изменить.

Сохранение в Excel

Подходит, когда данные нужно доработать или допечатать с нестандартным макетом. Ограничение: форматирование может частично теряться.

Настройка принтера и параметров страницы

1С использует принтеры, установленные в операционной системе. Если в диалоге печати список принтеров пуст, проблема находится вне 1С: проверьте, что принтер включён, подключён и корректно установлен в Windows («Параметры → Устройства → Принтеры и сканеры»). После установки принтера в системе перезапустите 1С — программа подхватывает список устройств при старте.

Принтер по умолчанию также задаётся в Windows. Если документы постоянно уходят не на то устройство, измените принтер по умолчанию в системе либо каждый раз выбирайте нужный в диалоге печати. В некоторых конфигурациях доступна настройка «Печать без предварительного просмотра» с указанием конкретного принтера — удобно для печати ценников и этикеток.

Поля страницы, ориентацию и масштаб для конкретной печатной формы можно скорректировать в окне предпросмотра через настройки параметров страницы. Изменения применяются к текущему выводу; чтобы изменения стали постоянными, макет печатной формы должен доработать специалист по 1С.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — «кнопка печати есть, но документ не выходит». Причины делятся на три группы: проблемы самой 1С, проблемы Windows и проблемы принтера. Начинайте диагностику с простого: распечатайте тестовую страницу из любой другой программы (например, блокнота). Если и там пусто — причина в принтере или драйвере, а не в 1С.

Вторая типовая ситуация — документ печатается, но выглядит неправильно: обрезанные поля, «кракозябры» вместо текста, съехавшие колонки. Кракозябры обычно указывают на проблему со шрифтами или драйвером — попробуйте другой принтер или обновите драйвер. Обрезанные поля лечатся настройкой масштаба и полей страницы в предпросмотре.

Третья группа проблем — сообщение «Печатная форма не найдена» или пустой список форм. Это значит, что для объекта не подключены печатные формы: либо они не предусмотрены конфигурацией, либо дополнительная внешняя печатная форма была отключена. Проверьте раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» и состояние подключённых внешних форм.

Как проверить результат печати

После отправки документа на принтер убедитесь, что задание дошло до очереди печати: откройте очередь принтера в Windows и проверьте, что документ там появился и не завис в статусе «Ошибка». Зависшее задание блокирует всю очередь — его нужно удалить, после чего перезапустить печать.

Получив бумажный документ, сверьте ключевые реквизиты с экранной версией: номер и дату документа, суммы, наименования контрагента и организации. Расхождения бывают, когда печатная форма устарела относительно текущих данных — например, документ изменили после формирования предпросмотра. В этом случае закройте окно предпросмотра и сформируйте печатную форму заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задание в очереди печати Windows

Норма

Задание появилось и ушло на печать без ошибок

Тревожный признак

Задание зависло со статусом «Ошибка» или «Приостановлено»

Внешний вид бумажного документа

Норма

Все поля читаемы, колонки не обрезаны, текст без искажений

Тревожный признак

Кракозябры, обрезанные поля, пустые области

Соответствие данных

Норма

Номер, дата и суммы совпадают с документом в 1С

Тревожный признак

Данные устарели — документ меняли после формирования формы

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна или отсутствует?

Чаще всего у пользователя нет прав на печать данного объекта — обратитесь к администратору 1С для проверки ролей. Вторая причина: документ не записан или не проведён, а печатная форма формируется только для проведённых документов. Третий вариант — для объекта просто не предусмотрено печатных форм в данной конфигурации.

Можно ли распечатать документ, если принтер подключён к другому компьютеру?

Да, если принтер предоставлен в общий доступ в локальной сети и добавлен на вашем компьютере как сетевой принтер. Для 1С сетевой принтер ничем не отличается от локального — он появится в общем списке устройств в диалоге печати.

Как распечатать документ в двух экземплярах?

В диалоге печати укажите количество копий — 2. Если нужны разные печатные формы (например, накладная и счёт-фактура), сформируйте и отправьте на печать каждую форму отдельно либо воспользуйтесь командой печати комплекта документов, если она есть в вашей конфигурации.

Документ печатается пустым листом — что делать?

Сначала проверьте предварительный просмотр: если и там пусто, проблема в печатной форме или данных документа (незаполненные реквизиты). Если в предпросмотре всё видно, а лист выходит пустым — проверьте картридж принтера и распечатайте тестовую страницу из другой программы, чтобы исключить неисправность устройства.

Как изменить шаблон печатной формы (добавить логотип, поля)?

Макет печатной формы редактируется в конфигураторе 1С или через механизм внешних печатных форм. Это работа для специалиста по 1С: самостоятельное изменение макетов без резервной копии базы рискованно. Внешняя печатная форма безопаснее — она подключается без изменения конфигурации и легко отключается обратно.

Можно ли настроить автоматическую печать при проведении документа?

В типовых конфигурациях такой настройки «из коробки» обычно нет — печать всегда инициируется пользователем. Автоматический вывод реализуется доработкой конфигурации или подпиской на события. Для этикеток и ценников в отраслевых решениях встречается печать сразу на заданный принтер без диалоговых окон.