Документы и Печать · 10 мин
Где в 1С Бухгалтерии найти командировочное удостоверение
Разбираем, где в 1С Бухгалтерии 8.3 находится командировочное удостоверение, как его оформить, распечатать и что делать, если документ не отображается в программе.
Командировочное удостоверение в 1С Бухгалтерии 8.3 не выделено в отдельный пункт меню — оно формируется на основании документа «Командировка», который находится в разделе «Зарплата и кадры». Именно поэтому у бухгалтеров, особенно работающих с программой недавно, возникает вопрос, куда нажать, чтобы получить готовый бланк для печати.
Ситуацию усугубляет то, что в разных релизах конфигурации состав документов по командировкам менялся: в старых версиях был отдельный документ «Командировка организаций», в новых используется «Командировка» из блока кадрового учёта, а печатная форма удостоверения вызывается из его карточки. Кроме того, с отменой обязательности унифицированной формы Т-10 многие организации вообще отказались от удостоверений, и часть функционала может быть скрыта настройками.
Ниже разберём, где именно искать документ в типовой конфигурации, как вывести удостоверение на печать, что проверить, если кнопки печати нет, и какие альтернативы существуют для оформления служебных поездок.
Где находится документ «Командировка» в программе
В типовой 1С Бухгалтерии 8.3 все операции по направлению сотрудников в служебные поездки сосредоточены в разделе «Зарплата и кадры». Откройте его и найдите в группе «Кадровый учёт» ссылку «Командировки». По ней открывается журнал, где отображаются все оформленные командировки за выбранный период.
Если ссылки «Командировки» в разделе нет, проверьте настройки функциональности: перейдите в «Главное» → «Функциональность», вкладка «Сотрудники» и убедитесь, что включён учёт командировок. В некоторых релизах журнал доступен также через «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы», где командировки показываются вместе с приказами о приёме, отпусках и увольнениях.
Для быстрого доступа можно воспользоваться поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы или клавиши Ctrl+F в журнале документов и введите «командировка». Программа покажет подходящие объекты независимо от того, в каком разделе они находятся.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню
- 2Найдите ссылку «Командировки» в группе «Кадровый учёт»
- 3Если ссылки нет — проверьте «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники»
- 4Откройте журнал и установите нужный период отбора
- 5Дважды щёлкните по нужному документу, чтобы открыть его карточку
Как создать командировку и напечатать удостоверение
В журнале «Командировки» нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания поездки, место назначения, цель командировки и основание. Программа автоматически рассчитает средний заработок за дни поездки, если ведётся расчёт зарплаты в этой же базе.
После заполнения нажмите «Провести». Затем откройте меню кнопки «Печать» в командной панели документа. В списке доступных форм выберите «Командировочное удостоверение (Т-10)». Откроется предварительный просмотр табличного документа — отсюда удостоверение отправляется на принтер или сохраняется в PDF.
Из того же меню печати доступны смежные формы: приказ о направлении в командировку (Т-9 и Т-9а), служебное задание. Это удобно, когда пакет документов на поездку оформляется целиком из одной карточки, без поиска по разным разделам.
Что делать, если формы Т-10 нет в списке печати
Наиболее частая причина — устаревший релиз конфигурации или, наоборот, обновление, в котором состав печатных форм изменился. Проверьте актуальность релиза через «Администрирование» → «Обновление программы». Вторая причина — ограничение прав: пользователю с профилем «только просмотр» или усечённым набором прав часть кнопок недоступна.
Третья ситуация — документ создан не как «Командировка», а другим способом, например расходным кассовым ордером на выдачу аванса. Удостоверение печатается только из кадрового документа, поэтому сначала убедитесь, что поездка оформлена именно через «Зарплата и кадры» → «Командировки».
Если формы нет ни в одном документе, проверьте наличие внешних печатных форм в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки»: возможно, туда была загружена собственная форма удостоверения, заменяющая типовую.
Как проверить, что всё настроено правильно
Ссылка видна, журнал открывается
Ссылки нет — проверьте функциональность и права
В списке есть «Командировочное удостоверение (Т-10)»
Формы нет — проверьте релиз и дополнительные обработки
Все реквизиты подтянулись из документа
Пустые поля — не заполнен документ-основание
Нужно ли вообще оформлять удостоверение
С 2015 года обязательность унифицированных форм Т-9 и Т-10 отменена: организация вправе использовать собственные бланки, утверждённые в учётной политике, либо вообще обходиться приказом о командировке и проездными документами. Факт поездки подтверждается билетами, счетами за проживание и отметками, поэтому удостоверение перестало быть обязательным документом.
Тем не менее многие компании продолжают его применять: отметки о прибытии и убытии удобны при поездках в организации, где нужно подтвердить сроки пребывания, а некоторые контрагенты и проверяющие по привычке запрашивают именно удостоверение. Решение о применении формы закрепляется в учётной политике или локальном положении о командировках.
Если организация отказалась от Т-10, в 1С достаточно напечатать приказ по форме Т-9 или собственной форме, а расчёт с сотрудником оформить авансовым отчётом из раздела «Покупки» или «Банк и касса».
Варианты оформления поездки
Подходит, если формы закреплены в учётной политике; даёт отметки о прибытии и убытии, но требует ведения лишнего документа
Минимальный пакет при отказе от унифицированных форм; факт поездки подтверждают билеты и счета
Гибкость под требования компании; потребуется загрузить внешнюю печатную форму в 1С
Командировочные расходы и авансовый отчёт
Оформление удостоверения — только кадровая часть. Денежная сторона поездки отражается отдельно: выдача аванса проводится документом «Расходный кассовый ордер» или списанием с расчётного счёта, а после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт, который находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в ряде релизов — «Банк и касса»).
В авансовый отчёт вносят суточные, стоимость проезда и проживания с приложением подтверждающих документов. Именно этот документ формирует проводки по расчётам с подотчётным лицом (счёт 71), а не командировка и не удостоверение. Путать эти документы — типичная ошибка: удостоверение подтверждает факт поездки, авансовый отчёт — расходы по ней.
Суточные сверх необлагаемого лимита программа учитывает при расчёте НДФЛ, если зарплата ведётся в той же базе. Проверьте, чтобы даты в авансовом отчёте совпадали с датами в документе «Командировка» — расхождения вызывают вопросы при проверках и искажают расчёт среднего заработка.
Особенности в 1С:ЗУП и доработанных конфигурациях
Если кадровый учёт ведётся в 1С:Зарплата и управление персоналом, а в Бухгалтерию данные переносятся синхронизацией, командировки создаются на стороне ЗУП: раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Командировки». Печатные формы Т-9 и Т-10 там тоже присутствуют, причём их состав обычно шире. После обмена в Бухгалтерию попадают только отражённые в учёте суммы, само удостоверение печатается из ЗУП.
В доработанных конфигурациях состав меню может отличаться: документы иногда выносят в отдельный раздел «Командировки» на начальную страницу или добавляют собственные печатные формы. Если типовой путь не срабатывает, уточните у администратора или внедренца, куда был перенесён журнал, и проверьте список дополнительных печатных форм.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли напечатать удостоверение для нескольких сотрудников сразу?
Для групповой поездки используйте приказ по форме Т-9а со списком сотрудников. Удостоверение Т-10 в типовой конфигурации формируется персонально из документа «Командировка» каждого работника, поэтому печатать его придётся по каждому документу отдельно.
Почему в удостоверении не заполняются даты и место назначения?
Печатная форма берёт данные из реквизитов документа. Откройте карточку командировки и проверьте поля «Дата начала», «Дата окончания», «Место назначения» и «Основание». После заполнения перепроведите документ и снова откройте форму печати — данные подтянутся.
Можно ли изменить шаблон удостоверения под свою форму?
Да. Включите в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» использование дополнительных отчетов и обработок, затем загрузите внешнюю печатную форму в формате, подготовленном программистом. Она появится в меню «Печать» рядом с типовыми. Самостоятельно редактировать макет в конфигураторе без опыта разработки не стоит — это снимает конфигурацию с полной поддержки.
Где в 1С отметки о прибытии и убытии проставлять?
Отметки проставляются вручную на бумажном бланке удостоверения в пунктах командирования — программа их не фиксирует. В 1С хранится только сам документ с датами поездки, которые и переносятся в печатную форму.
Обязательно ли оформлять командировку в программе, если сотрудник едет на один день?
Однодневная поездка оформляется тем же приказом, но суточные за такие дни по общему правилу не выплачиваются. Документ «Командировка» в 1С всё равно стоит создать — он нужен для корректного табеля (код К) и сохранения среднего заработка, если это предусмотрено.
Чем подтвердить командировку, если удостоверение не оформлялось?
Достаточно приказа о направлении в командировку, проездных документов, счетов за проживание и авансового отчёта. Этот комплект полностью подтверждает производственный характер и сроки поездки при отказе от формы Т-10.
Что важно запомнить
Командировочное удостоверение печатается из документа «Командировка» в разделе «Зарплата и кадры» через кнопку «Печать» → «Командировочное удостоверение (Т-10)». Если формы нет — проверьте функциональность, права, релиз и дополнительные обработки. Форма Т-10 не обязательна: при отказе от неё достаточно приказа и авансового отчёта, а расходы всегда отражаются отдельным документом.