Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать налоговую карточку в 1С
Как сформировать и распечатать налоговую карточку по НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти отчёт, настройки, проверка данных и типичные ошибки.
Налоговая карточка по НДФЛ (форма 1-НДФЛ) — это регистр налогового учёта, в котором по каждому сотруднику отражаются начисленные доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. В программах 1С она формируется автоматически на основании проведённых документов начисления зарплаты, отпускных, больничных и ведомостей на выплату.
Распечатать карточку можно двумя способами: через готовый отчёт «Налоговая карточка (1-НДФЛ)» или через справку 2-НДФЛ по сотруднику, если нужен смежный документ. Ниже разобраны оба пути для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3, а также проверка данных перед печатью и типичные ошибки.
Что такое налоговая карточка и когда она нужна
Налоговая карточка — внутренний регистр налогового агента. Обязанность вести регистры по НДФЛ закреплена в Налоговом кодексе, но унифицированная форма 1-НДФЛ утратила обязательный статус, поэтому в 1С карточка формируется в привычном виде как аналитический отчёт. Её запрашивают при внутренних проверках, при сверке с инспекцией, при ответах на требования ФНС и при разборе расхождений в расчёте 6-НДФЛ.
Карточка показывает помесячно: даты получения дохода, виды доходов и вычетов, налоговую базу, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога, а также долг за налогоплательщиком или агентом. По этим данным удобно искать ошибку, если у сотрудника «не сходится» налог.
Как распечатать карточку в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь — через раздел отчётности. Перейдите: «Отчетность, справки» → «Отчеты по сотрудникам» (или «Отчеты») → «Налоговая карточка (1-НДФЛ)». В некоторых настройках интерфейса отчёт находится по пути «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам».
В форме отчёта укажите период (обычно календарный год), организацию и сотрудника. Если поле сотрудника оставить пустым, карточка сформируется по всем лицам, что при большой численности займёт заметное время. Нажмите «Сформировать» — программа построит табличный документ, который далее выводится на печать стандартной кнопкой «Печать» или сочетанием Ctrl+P.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Налоговая карточка (1-НДФЛ)»
- 2Укажите налоговый период, организацию и сотрудника
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа
- 4Проверьте итоговые суммы по строкам «Исчислено», «Удержано», «Перечислено»
- 5Нажмите «Печать» или сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить как»
Если отчёта нет в меню
Если пункт «Налоговая карточка» не виден, проверьте права пользователя — отчёты по НДФЛ доступны ролям расчётчика и кадровика с соответствующими правами. Также отчёт можно найти через «Все отчеты» (кнопка в разделе отчётности) либо через глобальный поиск по названию в верхней части окна программы.
Как распечатать карточку в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» (или «Отчеты») → «Налоговая карточка (1-НДФЛ)». Логика та же: выбираете период, организацию, сотрудника, формируете и печатаете. Если зарплата ведётся во внешней программе, карточки в бухгалтерии не будет — данные формируются там, где ведётся расчёт.
Альтернативный вариант — карточка сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → ссылка «Налог на доходы» или печатная форма из карточки (зависит от релиза). Это удобно, когда карточку нужно распечатать прямо в процессе работы с личными данными.
Настройки отчёта и выбор периода
Период карточки должен совпадать с налоговым периодом по НДФЛ — календарным годом. Формирование за неполный год корректно для текущей сверки, но для ответа на требование ФНС обычно нужен полный год. Организацию выбирайте ту, которая выступала налоговым агентом: при обособленных подразделениях доходы могут учитываться раздельно.
В настройках (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта», в зависимости от конфигурации) можно добавить группировку по месяцам, отбор по виду дохода или по статусу налогоплательщика. Для печати регистра по требованию инспекции полезно включить детализацию до документов-оснований — тогда видно, какими начислениями и ведомостями сформирована каждая сумма.
Проверка данных перед печатью
Прежде чем распечатывать карточку, сверьте её итоги с расчётом 6-НДФЛ и справкой о доходах по этому сотруднику. Сумма исчисленного налога в карточке должна совпадать с данными приложения к 6-НДФЛ за тот же год. Расхождение — признак непроведённых документов, ручных корректировок или ошибок в датах получения дохода.
Обратите внимание на строки «Долг за налогоплательщиком» и «Долг за налоговым агентом». Ненулевой остаток на конец года требует разбора: либо налог не был удержан при выплате, либо перечисление не отражено в учёте. Печатать карточку с незакрытым долгом для предоставления в инспекцию без пояснений не стоит.
Как проверить результат
Совпадает с приложением о доходах к 6-НДФЛ
Расхождение даже на копейки — ищите непроведённый документ
Удержано равно исчисленному, перечислено отражено по срокам
Перечислено меньше удержанного без причины
Зарплата — последний день месяца, выплаты — день фактической выплаты
Доход «повис» на неверной дате, сдвигая периоды
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация — пустая карточка при корректно начисленной зарплате. Причины: выбран не тот год, не та организация, либо документы начисления не проведены. Вторая типичная ошибка — формирование карточки после обновления релиза без перепроведения регистров: данные по НДФЛ могут требовать обновления через обработку переноса или перепроведение ведомостей.
Ограничение отчёта — он показывает данные только одной информационной базы. Если сотрудник в течение года переводился между организациями, обслуживаемыми в разных базах, полную картину по НДФЛ даст только объединение данных вручную. Также помните, что карточка — внутренний регистр, а не официальная форма: для выдачи сотруднику используется справка о доходах и суммах налога.
Альтернативы и смежные отчёты
Если цель — не регистр, а документ для сотрудника или банка, используйте «Справку о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»: в 1С:ЗУП это «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников», в бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)». Для анализа по всем сотрудникам сразу подойдут отчёты «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и «Анализ НДФЛ по месяцам».
Для передачи карточки в электронном виде удобнее не сканировать распечатку, а сохранить табличный документ в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как». Так сохраняется структура таблиц, и получатель сможет работать с данными без ручного ввода.
Что выбрать под задачу
Внутренняя сверка и ответ на требование ФНС; не является официальной формой для выдачи
Выдача сотруднику, в банк, для визы; официальная форма с подписью
Анализ по всем сотрудникам сразу; неудобен для печати по одному лицу
Частые вопросы
Почему налоговая карточка формируется пустой?
Чаще всего выбран неверный год или организация, либо документы начисления и выплаты не проведены. Проверьте также, что зарплата по этому сотруднику ведётся именно в этой базе, а не в смежной конфигурации.
Можно ли распечатать карточку сразу по всем сотрудникам?
Да, если не заполнять поле сотрудника, отчёт построится по всем лицам с данными за период. При большой численности формирование займёт время, а печатная форма получится объёмной — практичнее сохранить её в PDF и выводить на печать выборочно.
Чем налоговая карточка отличается от справки 2-НДФЛ?
Карточка — внутренний регистр налогового агента с детализацией по датам и документам. Справка о доходах — официальная форма, которую выдают сотруднику и представляют в установленных случаях. Для сторонних организаций нужна именно справка.
Нужно ли подписывать распечатанную карточку?
Как внутренний регистр карточка не требует подписи. Если она прикладывается к ответу на требование инспекции, её обычно заверяют подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации при её наличии.
Карточка не совпадает с 6-НДФЛ. Что делать?
Сформируйте карточку заново, затем отчёт «Анализ НДФЛ» или расшифровку 6-НДФЛ и сравните помесячно. Расхождение почти всегда связано с датой получения дохода, непроведённой ведомостью или ручной корректировкой налога.
Можно ли сформировать карточку за прошлые годы?
Да, отчёт строится за любой период, по которому в базе сохранились проведённые документы. Если база сворачивалась или данные переносились, часть истории может отсутствовать — тогда ориентируйтесь на архивные копии.
Что важно запомнить
Карточка 1-НДФЛ печатается из отчёта «Налоговая карточка» в разделе отчётности: выберите год, организацию и сотрудника, сформируйте и выведите на печать. Перед печатью сверьте итоги с 6-НДФЛ и проверьте долги по налогу, а для выдачи сотруднику используйте справку о доходах.