Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С Бухгалтерии 8.3 добавить грузоотправителя и грузополучателя в УПД
Пошаговая инструкция: как в 1С Бухгалтерии 8.3 указать грузоотправителя и грузополучателя в УПД, настроить адреса доставки и проверить печатную форму.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счёт-фактуру и товарную накладную, поэтому поля «Грузоотправитель» (строка 3) и «Грузополучатель» (строка 4) заполняются в нём так же, как в ТОРГ-12. В 1С Бухгалтерии 8.3 эти данные подставляются в печатную форму автоматически, но источник зависит от того, как оформлен документ реализации и какие адреса заданы в карточках контрагентов.
Чаще всего проблема возникает в двух случаях: когда грузоотправителем выступает не сам продавец, а его склад или сторонняя организация, и когда покупатель просит доставить товар по адресу, отличному от юридического. В обоих сценариях нужно либо скорректировать данные в документе, либо настроить адреса доставки в справочнике контрагентов.
Ниже разобраны все рабочие способы: от заполнения полей в самом документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» до настройки адресов доставки и проверки итоговой печатной формы. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.
Когда в УПД нужны грузоотправитель и грузополучатель
Строки 3 и 4 УПД заполняются только при отгрузке товаров. Если документ оформлен на услуги или работы, поля грузоотправителя и грузополучателя в печатной форме остаются пустыми — и это нормально, требований заполнять их для услуг нет.
Грузоотправитель — это сторона, которая фактически отгружает товар. Если продавец отгружает со своего склада, в строке 3 обычно указывается «он же» или реквизиты самого продавца. Если отгружает сторонняя организация (например, склад ответственного хранения или поставщик при прямой поставке), указываются её наименование и адрес.
Грузополучатель — сторона, которая фактически принимает товар. Часто это сам покупатель по его юридическому адресу, но при доставке на склад, в розничную точку или по адресу третьего лица нужно указать именно адрес фактического получения.
Способ 1: указать грузоотправителя и грузополучателя в документе реализации
Основной способ — заполнить данные прямо в документе, на основании которого формируется УПД. Откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи».
В шапке документа найдите гиперссылку «Доставка» — она расположена рядом с полями контрагента и договора. В некоторых версиях релиза ссылка называется «Адрес доставки» или отображается как поле с текстом адреса. Нажмите на неё.
В открывшейся форме «Доставка» заполните два блока: «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». Для каждого можно выбрать организацию или контрагента из справочника, а также указать адрес. Если грузоотправитель совпадает с продавцом, оставьте значение по умолчанию или выберите свою организацию.
После заполнения нажмите «ОК», проведите документ и сформируйте УПД кнопкой «Печать» — «Универсальный передаточный документ (УПД)». Проверьте, что строки 3 и 4 заполнены нужными данными.
- 1Откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи»
- 2Нажмите гиперссылку «Доставка» в шапке документа
- 3Заполните блоки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», при необходимости укажите адреса
- 4Нажмите «ОК» и проведите документ
- 5Сформируйте печатную форму УПД и проверьте строки 3 и 4
Способ 2: настроить адрес доставки в карточке контрагента
Если покупатель регулярно получает товар по одному и тому же адресу, удобнее задать его один раз в справочнике, чтобы не вводить вручную в каждом документе.
Откройте раздел «Справочники» — «Контрагенты», найдите нужного покупателя. В карточке контрагента перейдите по ссылке «Адреса доставки» (в некоторых релизах — «Дополнительные адреса» или вкладка «Адреса»). Создайте новый адрес, заполните его через классификатор адресов и сохраните.
После этого в документе реализации в поле «Доставка» можно будет выбрать сохранённый адрес из списка — программа подставит его в строку 4 УПД вместе с наименованием грузополучателя. Это особенно удобно при работе с сетевыми клиентами, у которых десятки точек доставки.
Аналогично можно хранить адреса собственных складов-грузоотправителей, если отгрузка идёт с разных площадок. Тогда в документе достаточно переключить нужный вариант, не вводя адрес вручную.
Если грузоотправитель — сторонняя организация
При прямых поставках (транзите) или отгрузке со склада хранителя грузоотправителем выступает не продавец. В этом случае в форме «Доставка» в блоке «Грузоотправитель» выберите соответствующего контрагента из справочника — если его нет, создайте новую карточку с наименованием и адресом.
Обратите внимание: в строке 3 УПД выводится наименование и адрес грузоотправителя, а в строке 2 и 2а остаются реквизиты продавца. Не путайте эти поля — подмена продавца грузоотправителем является ошибкой, которая может привести к вопросам при налоговой проверке и к отказу в вычете НДС у покупателя.
Если сторонний грузоотправитель используется разово, можно не заводить контрагента, а вписать наименование и адрес текстом прямо в поле грузоотправителя — в зависимости от релиза программа позволяет свободный ввод. Однако для повторяющихся отгрузок корректнее создать карточку контрагента.
Если полей «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» нет в документе
В части релизов и при определённых настройках ссылка «Доставка» в документе не отображается. Проверьте несколько типовых причин.
Во-первых, убедитесь, что в документе выбран вид операции «Товары (накладная, УПД)» или аналогичный, связанный с отгрузкой товаров. Для операций «Услуги» поля доставки не предусмотрены.
Во-вторых, проверьте функциональность программы: раздел «Главное» — «Функциональность». На закладке «Торговля» должна быть включена опция, связанная с доставкой и отгрузкой товаров. После изменения функциональности переоткройте документ.
В-третьих, если конфигурация доработана или используется старый релиз, поведение формы может отличаться. В этом случае проверьте, нет ли полей грузоотправителя на закладке «Дополнительно» документа — в ряде релизов реквизиты доставки располагались там.
Как выбрать действие
Проверка печатной формы УПД
После заполнения данных сформируйте печатную форму: в документе нажмите «Печать» — «Универсальный передаточный документ (УПД)». Если УПД выставляется отдельным документом «Счёт-фактура выданный», откройте его и проверьте форму там.
Сверьте строку 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строку 4 «Грузополучатель и его адрес». Наименование должно соответствовать организации или контрагенту, адрес — фактическому месту отгрузки или получения. Если вместо значений выводится «он же» или пусто, вернитесь в форму «Доставка» и проверьте заполнение.
Дополнительно проверьте статус УПД. При статусе «1» документ работает и как счёт-фактура, и как накладная — строки 3 и 4 обязательны к контролю. При статусе «2» (только первичный документ) форма тоже содержит эти строки, но счёт-фактура оформляется отдельно.
Как проверить результат
Указаны наименование и адрес фактического грузоотправителя или «он же» при отгрузке продавцом
Пусто при отгрузке товаров или указан не тот контрагент
Указаны покупатель и адрес фактической доставки
Подставлен только юридический адрес при доставке на склад по другому адресу
В форме «Доставка» заполнены оба блока, документ проведён
Поля пустые, документ не проведён, печатная форма не обновлена
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — заполнение адреса только вручную в одном документе и ожидание, что он появится в следующих. Программа не запоминает разовый ввод: для повторного использования адрес нужно сохранить в карточке контрагента.
Вторая частая ситуация — пользователь меняет данные в уже распечатанном или отправленном по ЭДО документе. Если УПД подписан и передан контрагенту, исправления оформляются корректировочным документом, а не редактированием исходного, иначе у сторон возникнут расхождения.
Третья ошибка — указание в строке 4 юридического адреса покупателя, хотя товар фактически едет на склад по другому адресу. Формально при совпадении покупателя и грузополучателя допустимо указывать «он же», но при разных адресах корректнее отразить адрес фактической доставки — это снимает вопросы транспортных компаний и принимающей стороны.
Если типовых средств не хватает — например, нужно выводить в УПД дополнительные реквизиты перевозчика или нестандартные примечания, — задача решается через «Дополнительные реквизиты» документа или доработку макета печатной формы программистом. Самостоятельно менять макет без опыта работы в конфигураторе не стоит: ошибка в макете затронет все печатные формы базы.
Что важно запомнить
Грузоотправитель и грузополучатель в УПД заполняются через ссылку «Доставка» в документе реализации; постоянные адреса удобнее хранить в карточке контрагента. После заполнения всегда проверяйте строки 3 и 4 печатной формы, а исправления в отправленном по ЭДО документе делайте только корректировкой.
Частые вопросы
Почему в УПД на услуги пустые строки грузоотправителя и грузополучателя?
Строки 3 и 4 предназначены только для отгрузки товаров. При реализации услуг и работ эти поля не заполняются, и это не является нарушением — требования об их заполнении относятся к товарным операциям.
Можно ли указать в строке 3 «он же» вместо реквизитов грузоотправителя?
Да, если продавец сам отгружает товар со своего склада, допустимо указание «он же». Если же отгружает другая организация или склад по другому адресу, корректнее указать её наименование и фактический адрес отгрузки.
Грузополучатель — третье лицо, а не покупатель. Как оформить?
В форме «Доставка» документа в блоке «Грузополучатель» выберите или создайте контрагента-получателя и укажите адрес доставки. Покупатель в шапке документа при этом не меняется — в строках 2, 6 УПД останутся его реквизиты.
Изменил данные доставки, а в печатной форме старые значения. Что делать?
Проверьте, что документ проведён после изменений, и сформируйте печатную форму заново. Если УПД создан как отдельный документ «Счёт-фактура выданный», откройте его и обновите данные — печатная форма строится по данным на момент формирования.
Нужно ли заполнять адреса доставки, если покупатель и грузополучатель совпадают?
Не обязательно: при совпадении программа может подставить адрес покупателя автоматически или указать «он же». Настройка адресов доставки нужна, когда фактический адрес получения отличается от юридического или адресов несколько.
Как исправить грузополучателя в УПД, уже отправленном по ЭДО?
Редактировать отправленный документ нельзя — это создаст расхождения с данными контрагента. Оформите корректировку реализации и выставите корректировочный УПД с правильными данными, затем отправьте его покупателю по ЭДО.