Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сделать и распечатать конверт
Как в 1С сделать конверт: печать адресного конверта из контрагента, настройка макета, внешние обработки и печать через Word. Пошаговая инструкция с решением ошибок.
Печать почтовых конвертов — типовая задача при отправке корреспонденции контрагентам: актов, счетов, договоров и претензий. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) нет универсальной кнопки «Печать конверта» на все случаи жизни, но задача решается несколькими способами: встроенными макетами адресов, внешними печатными формами, печатью через Microsoft Word или выгрузкой адресов в сервисы Почты России.
Выбор способа зависит от вашей конфигурации, объёма отправлений и того, есть ли у вас права на подключение внешних обработок. Ниже разобраны все рабочие варианты — от самого простого «скопировать адрес в Word» до пакетной печати конвертов по списку контрагентов.
Проверьте адрес контрагента перед печатью
Конверт печатается на основании данных из карточки контрагента, поэтому первый шаг — убедиться, что адрес заполнен правильно. Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужную организацию и проверьте поля «Юридический адрес» и «Почтовый адрес». Для отправки писем используется именно почтовый адрес, если он отличается от юридического.
Адрес в 1С хранится в структурированном виде: индекс, регион, город, улица, дом вводятся в отдельные поля через форму редактирования адреса. Если бухгалтер вбил адрес одной строкой «как текст», автоматическая подстановка в макет конверта может сработать некорректно — индекс окажется не на своём месте или не выделится вовсе. Откройте адрес на редактирование и при необходимости заполните его по полям, используя адресный классификатор (ФИАС/КЛАДР), если он загружен в базу.
Способ 1. Встроенные возможности типовой конфигурации
В некоторых конфигурациях есть частичная поддержка печати конвертов. Например, в «1С:Бухгалтерии 8» при печати счёта на оплату или акта можно вывести адрес покупателя, а в разделе отчётов по контрагентам доступны печатные формы с контактной информацией. В «1С:ЗУП» и конфигурациях с деликатной рассылкой встречаются макеты для конвертов при отправке расчётных листков. Проверьте кнопку «Печать» в карточке контрагента и в документах реализации — состав доступных форм зависит от версии конфигурации.
Если подходящей формы нет, не пытайтесь «подогнать» под конверт обычную печатную форму документа — проще перейти к одному из следующих способов. Также учтите, что в базовых версиях конфигураций подключение внешних печатных форм недоступно, и единственный путь — печать через Word или сервисы Почты России.
Способ 2. Внешняя печатная форма «Конверт»
Наиболее удобный вариант для регулярной работы — подключить внешнюю обработку (файл с расширением .epf), которая добавляет кнопку печати конверта в карточку контрагента или документ. Такие обработки разрабатываются под конкретную конфигурацию и версию платформы; готовые решения публикуются на профильных ресурсах для 1С-специалистов либо пишутся программистом под ваши требования (формат C5, C6, Е65, с логотипом, с обратным адресом отправителя).
Подключение выполняется через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Флажок использования дополнительных обработок должен быть включён. После добавления файла укажите, для каких объектов (справочник «Контрагенты», документы) доступна форма, и при необходимости настройте права доступа.
- 1Получите файл обработки .epf, совместимый с вашей конфигурацией и релизом
- 2Включите «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → флажок «Дополнительные отчёты и обработки»
- 3Откройте «Дополнительные отчёты и обработки», нажмите «Добавить из файла» и выберите .epf
- 4Укажите размещение: справочник «Контрагенты» и нужные документы
- 5Откройте карточку контрагента, нажмите «Печать» и проверьте форму конверта на тестовом листе
Способ 3. Печать через шаблон Word
Если конверты нужны время от времени и в небольшом количестве, самый быстрый путь — шаблон в Microsoft Word. Создайте документ с размером страницы под ваш конверт (например, C6 — 114×162 мм, C5 — 162×229 мм, E65 — 110×220 мм), настройте поля и разместите блоки: адрес получателя, индекс, обратный адрес отправителя. В настройках принтера выберите ручную подачу или лоток для конвертов и соответствующий размер бумаги.
Данные в шаблон можно подставлять вручную, копируя адрес из карточки контрагента в 1С (правый клик по адресу → «Копировать» или выделение полей адреса). Для массовой рассылки удобнее механизм слияния Word (Mail Merge): выгрузите из 1С список контрагентов с адресами в Excel через «Ещё» → «Вывести список» в справочнике контрагентов, добавив колонки «Наименование», «Почтовый адрес», «Индекс», затем используйте этот файл как источник данных слияния.
- 1В справочнике «Контрагенты» настройте отбор нужных получателей
- 2Через «Ещё» → «Вывести список» выгрузите таблицу с адресами в Excel
- 3В Word создайте документ размером с конверт и запустите «Рассылки» → «Начать слияние» → «Конверты»
- 4Выберите источник данных — сохранённый файл Excel
- 5Расставьте поля слияния (наименование, адрес, индекс) и выполните «Найти и объединить» → «Печать документов»
Способ 4. Сервисы Почты России и выгрузка адресов
Для регулярных массовых отправок есть альтернатива самостоятельной печати: онлайн-сервисы Почты России позволяют загрузить список адресов и сформировать конверты или отправления централизованно. Из 1С потребуется только выгрузить адресную базу в Excel или CSV — делается это тем же способом «Вывести список» из справочника контрагентов либо произвольным отчётом по контактной информации.
Этот вариант снимает проблему настройки принтера под конверты и шрифта индекса, но требует аккуратности с персональными данными: если в списке есть физические лица, передача их адресов третьим лицам должна соответствовать вашей политике обработки персональных данных. Для контрагентов-юридических лиц ограничений обычно нет.
Сравнение способов печати конвертов
Лучший вариант при регулярной печати из 1С. Требует совместимой обработки и прав на подключение; недоступен в базовых версиях
Подходит для разовых конвертов. Быстро и без доработок, но при большом объёме утомительно и чревато опечатками
Оптимально для пакетной рассылки по списку. Требует один раз настроить шаблон и источник данных
Для массовых отправлений без своей печати. Зависит от внешнего сервиса и требует передачи адресной базы
Настройка принтера и проверка результата
Чаще всего проблемы возникают не в 1С, а на этапе печати. Конверты печатаются через ручной лоток (байпас) либо специальный лоток; в драйвере принтера нужно явно указать размер бумаги, совпадающий с размером конверта, и тип носителя «Конверт» — иначе возможны замятия и смещение печати. Ориентацию (книжная/альбомная) подбирайте под конкретную модель принтера: часть устройств принимает конверты только узкой стороной вперёд.
Перед тиражом обязательно напечатайте пробник на обычном листе, обрезанном до размера конверта, или на одном конверте. Проверьте: индекс читается и размещён в левом нижнем углу лицевой стороны, адрес получателя не уходит за края, обратный адрес отправителя расположен в левом верхнем углу, ничего не обрезано полями принтера. У струйных принтеров дайте чернилам высохнуть, у лазерных — проверьте, что тонер не осыпается с глянцевой поверхности конверта.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим размером конверта (C5, C6, E65)
Стоит A4 — печать смещается, конверт заминается
Индекс напечатан в левом нижнем углу, цифры читаются
Индекс отсутствует, обрезан или попадает на сгиб
Все строки в пределах лицевой стороны, без обрезки
Часть адреса уходит за край или печатается на клапане
Подставлен почтовый адрес и актуальное наименование контрагента
Подтянулся юридический адрес вместо почтового или пустые поля
Типичные ошибки и их решение
Самая частая ошибка — пустой или неверный адрес на конверте. Причина почти всегда в данных: у контрагента заполнен только юридический адрес, а макет берёт почтовый, либо адрес введён произвольной строкой и макет не может разобрать его на части. Лечится заполнением адреса через структурированную форму и проверкой, какой именно вид адреса использует печатная форма.
Вторая группа проблем — техническая: конверт заминается в принтере, текст печатается сбоку или вверх ногами. Здесь помогает печать одного экземпляра с экспериментом над ориентацией подачи и обязательный выбор типа носителя «Конверт» в драйвере. Третья ошибка — попытка печатать на конвертах с уже наклеенной плёнкой окошка или металлическими элементами в лазерном принтере: нагрев может повредить печку устройства.
FAQ
Можно ли напечатать конверт прямо из карточки контрагента без доработок?
В большинстве типовых конфигураций отдельной кнопки «Конверт» нет. Проверьте меню «Печать» в карточке контрагента и документах — состав форм зависит от версии. Если формы нет, используйте внешнюю обработку или шаблон Word с копированием адреса.
Какой размер конверта выбрать для отправки документов из 1С?
Для писем и счетов, сложенных втрое, подходит E65 (110×220 мм) или C6 (114×162 мм). Для актов и договоров формата A4, сложенных пополам, — C5 (162×229 мм). Для отправки без сгиба используют C4 (229×324 мм), но печать на нём обычно возможна на любом офисном принтере как на листе A4.
Почему на конверте печатается не тот адрес?
Печатная форма берёт конкретный вид адреса из контактной информации — чаще почтовый. Если у контрагента заполнен только юридический адрес, форма либо выведет его, либо оставит поле пустым. Откройте карточку контрагента и проверьте оба адреса.
Принтер заминает конверты. Что делать?
Используйте ручной лоток, в драйвере выберите тип носителя «Конверт» и точный размер, подавайте по одному конверту. Если принтер не поддерживает конверты (это указано в его спецификациях), печатайте адресные наклейки на самоклеящейся бумаге — это полностью допустимая альтернатива.
Можно ли напечатать индекс специальным кодовым шрифтом Почты России?
Да, существует бесплатный шрифт для кодового индекса («Почтовый шрифт»), который устанавливается в систему и применяется к полю индекса в макете Word или внешней печатной форме. Без него письмо всё равно доставят, но автоматическая сортировка будет недоступна.
Работает ли печать конвертов в базовой версии 1С:Бухгалтерии?
Подключение внешних печатных форм в базовых версиях отключено, поэтому остаются способы без доработок: копирование адреса в шаблон Word, слияние с выгрузкой списка контрагентов или внешние сервисы рассылки.
Что важно запомнить
Готовой кнопки печати конверта в типовой 1С обычно нет: используйте внешнюю печатную форму, шаблон Word со слиянием или сервисы Почты России. Перед печатью проверьте, что почтовый адрес контрагента заполнен структурировано, а в драйвере принтера выбраны точный размер конверта и тип носителя. Всегда делайте пробный оттиск перед тиражом и резервную копию базы перед подключением внешних обработок.