Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать лист согласования в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция, как распечатать лист согласования в 1С:Документооборот: из карточки документа, из задачи, настройка печатной формы и решение типичных проблем.
Лист согласования в 1С:Документооборот — это печатная форма, которая фиксирует, кто и когда рассмотрел документ, какой результат вынес (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано) и какие комментарии оставил. Такой лист прикладывают к бумажному экземпляру договора, приказа или служебной записки, чтобы подтвердить прохождение внутренней процедуры согласования.
Способ печати зависит от того, как в вашей организации организован процесс: согласование может идти через бизнес-процесс «Согласование», через комплексный процесс или через задачи, разосланные вручную. Во всех случаях данные о визах хранятся в системе, и из них формируется печатная форма. Ниже разобраны основные сценарии: печать из карточки документа, из процесса, типовыми и дополнительными печатными формами.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации «1С:Документооборот» редакций ПРОФ и КОРП. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая логика сохраняется.
Где хранятся данные о согласовании
Прежде чем печатать, полезно понимать, откуда система берёт информацию для листа. В 1С:Документооборот результаты согласования отражаются в двух местах: в закладке «Согласование» карточки внутреннего, входящего или исходящего документа и в карточке самого бизнес-процесса «Согласование». Печатная форма собирает данные именно из этих источников: ФИО согласующего, роль или подразделение, дату получения задачи, дату завершения, результат и комментарий.
Если согласование ещё не завершено, лист всё равно можно распечатать — в нём будут показаны только завершённые визы, а незавершённые строки либо останутся пустыми, либо будут помечены как «в работе», в зависимости от настроек формы. Это удобно, когда нужно показать текущий статус документа руководителю или на совещании.
Если документ согласовывался несколько раз (например, после доработки запустили повторный цикл), важно понимать, какие визы попадут в печатную форму. В типовой поставке обычно выводятся результаты последнего цикла; историю предыдущих итераций смотрят в карточке процесса или в отчёте по согласованию.
Печать листа из карточки документа
Это самый частый сценарий. Он подходит, когда вы работаете с документом и хотите сразу получить бумажное подтверждение его согласования.
- 1Откройте карточку документа (внутреннего, входящего или исходящего), который прошёл согласование.
- 2Перейдите на закладку «Согласование» — в некоторых версиях она называется «Визы согласования».
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели закладки или карточки и выберите пункт «Лист согласования».
- 4В открывшемся предварительном просмотре проверьте состав виз и нажмите «Печать» для вывода на принтер или сохраните в PDF.
После выбора команды система формирует табличный документ со стандартным макетом: шапка с наименованием и реквизитами документа, таблица виз (согласующий, результат, дата, комментарий) и место для подписи ответственного лица. Предварительный просмотр открывается автоматически — до отправки на принтер проверьте, что попали все нужные визы и корректно отображаются даты.
Если документ большой и согласующих много, таблица может занять несколько страниц. В настройках печати табличного документа 1С убедитесь, что включён режим повторения заголовков столбцов на каждой странице — это делает многостраничный лист читаемым.
Печать из карточки бизнес-процесса согласования
Второй сценарий удобен, когда документов в процессе несколько или когда нужно распечатать лист по конкретному циклу согласования. Откройте список «Процессы и задачи» (раздел «Процессы»), найдите нужный процесс «Согласование» — по номеру, автору или предмету — и откройте его карточку.
В карточке процесса на закладке с результатами отображаются все исполнители и их визы. Команда печати листа согласования доступна из командной панели карточки процесса либо через кнопку «Ещё» → «Печать». Сформированная форма привязана к предмету процесса, поэтому в шапке будут реквизиты основного документа.
Этот способ также помогает, когда у пользователя нет прав на изменение документа, но есть доступ к задаче или процессу: данные о визах он видит и может вывести их на печать, не открывая сам документ на редактирование.
Если команды «Лист согласования» нет в меню печати
Отсутствие команды — типичная ситуация, и у неё несколько причин. Разберите их последовательно.
Настроены внешние или дополнительные печатные формы
Во многих внедрениях типовую форму заменяют доработанной — с логотипом организации, дополнительными колонками или иным порядком строк. Такие формы подключаются через механизм «Дополнительные отчёты и обработки» и могут называться иначе: «Лист согласования (с комментариями)», «Реестр виз» и т.п. Проверьте полный список команд в меню «Печать» и «Ещё» → «Печать».
Недостаточно прав
Если пользователь видит документ, но меню печати пустое или усечённое, вероятно, ограничены права на печатные формы или на сам объект. Обратитесь к администратору 1С: он проверит роли пользователя и настройки прав доступа к дополнительным отчётам и обработкам.
Согласование велось вне системы
Если визы проставлялись на бумаге, а в 1С документ просто зарегистрирован, печатной форме нечего вывести — закладка «Согласование» будет пустой. В этом случае лист согласования либо заполняют вручную по бумажному оригиналу, либо вносят данные о визах в систему задним числом (если это допускается регламентом и правами).
Настройка и изменение печатной формы
Типовой макет листа согласования подходит не всем: организациям часто нужно добавить гриф, логотип, должности согласующих, номера версий документа или колонку с подписями. Есть два пути.
Первый — без доработки конфигурации: сформируйте табличный документ и отредактируйте его вручную перед печатью (вставьте строки, измените ширину колонок, добавьте текст). Это допустимо для разовых случаев, но при массовой печати неудобно и чревато ошибками.
Второй — подключение внешней печатной формы. Разработчик создаёт обработку с нужным макетом, администратор регистрирует её в разделе «Настройка и администрирование» → «Дополнительные отчёты и обработки» и назначает для объекта «Документ» или «Процесс согласования». После этого новая команда появляется в меню печати у всех пользователей с соответствующими правами. Это безопасный способ: типовая конфигурация не изменяется, обновления не затрагиваются.
Проверка результата перед отправкой на принтер
Лист согласования часто подкалывается к документу, который уходит контрагенту, в архив или на подпись руководителю, поэтому ошибки в нём заметны и неприятны. Перед печатью пройдитесь по контрольным точкам.
Как проверить результат
Все визирующие из процесса присутствуют в таблице, ФИО и должности корректны
Кого-то нет, выведены устаревшие ФИО или лишние строки
У каждой визы есть результат и дата завершения, они совпадают с данными в карточке процесса
Пустые ячейки результата при завершённом процессе, неверные даты
Замечания согласующих выведены полностью и читаемы
Комментарии обрезаны, вместо текста — служебные символы
Наименование, номер и дата документа соответствуют карточке
Шапка пустая или содержит данные другого документа
Если расхождение найдено, не правьте распечатку вручную — сначала разберитесь с источником: либо данные в системе устарели (тогда обновите визы в карточке), либо некорректен макет формы (тогда нужна доработка внешней печатной формы).
Альтернативы: отчёты и выгрузка в PDF
Когда нужен не классический лист, а сводная информация по нескольким документам, используйте отчёты по согласованию (в типовой поставке — отчёты раздела «Процессы» и «Отчёты», например по исполнительской дисциплине или по визам). Отчёт можно вывести в табличный документ и распечатать или сохранить в Excel/PDF.
Для передачи листа по электронной почте удобнее сохранить печатную форму в PDF: в окне предварительного просмотра выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат PDF. Такой файл можно приложить к исходящему письму прямо из 1С, если настроена встроенная почта.
Сравнение вариантов
Самый быстрый путь для одиночного документа; требует прав на документ
Подходит при нескольких предметах и для просмотра конкретного цикла; работает даже без доступа к документу
Даёт свод по многим документам и фильтры; не заменяет официальный лист с подписями
Позволяет любой макет под требования организации; требует разработки и подключения администратором
Часто задаваемые вопросы
Почему в листе согласования пусто, хотя документ согласовывали?
Чаще всего визы хранятся в другом объекте: согласование шло по связанному документу или по процессу, запущенному на файл. Откройте закладку «Согласование» в карточке основного документа и карточку процесса — проверьте, где фактически стоят визы, и печатайте оттуда. Также убедитесь, что вы перечитали карточку после завершения процесса.
Можно ли распечатать лист согласования с подписями согласующих?
Печатная форма не содержит настоящих подписей — она выводит данные о визах из системы. Обычно в макете предусматривают колонку «Подпись», которую согласующие заполняют от руки на бумаге, либо лист заверяет ответственное лицо. Если нужна юридически значимая электронная форма, используйте механизмы электронной подписи в 1С, а не распечатку.
Как вывести в лист комментарии согласующих полностью?
В типовой форме комментарий выводится в отдельной колонке, но длинный текст может обрезаться по ширине. Увеличьте высоту строк в табличном документе перед печатью или попросите разработчика доработать макет внешней печатной формы, включив автоподбор высоты строки.
Что делать, если документ согласовывали несколько раз?
Типовая форма обычно показывает визы последнего цикла. Полную историю итераций смотрите в карточке процесса согласования и в отчётах по процессу. Если для архива нужен лист со всеми циклами, потребуется внешняя печатная форма, собирающая данные по всем итерациям.
Можно ли настроить автоматическое формирование листа при завершении согласования?
Да, но это доработка: разработчик может добавить в шаблон процесса или в подписку на событие автоматическое формирование табличного документа и сохранение его как файла, присоединённого к документу. В типовой поставке лист формируется вручную по команде пользователя.
Кому обращаться, если кнопки печати нет совсем?
К администратору 1С вашей организации. Проверяются три вещи: роли и права пользователя на документы и печатные формы, состав подключённых дополнительных отчётов и обработок, а также настройки командного интерфейса объекта. Самостоятельно без прав администратора эту проблему не решить.
Что важно запомнить
Лист согласования печатается из карточки документа (закладка «Согласование» → «Печать») или из карточки процесса. Перед печатью проверьте состав виз, даты и комментарии, а для нестандартного макета используйте внешние печатные формы, не изменяя типовую конфигурацию.