Накладные в 1С: как правильно заполнять

Накладная в 1С — это документ, который фиксирует движение товаров: поступление на склад (приходная накладная) или отгрузку покупателю (расходная накладная). От корректности её заполнения зависят складские остатки, взаиморасчёты с контрагентами и данные бухгалтерского учёта, поэтому ошибки в накладной почти всегда «всплывают» позже — при инвентаризации или сверке.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия». Названия кнопок и расположение полей могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика заполнения везде одинаковая: шапка документа, табличная часть с товарами, цены и налоги, проведение.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов, а в справочниках заведены нужные контрагенты, договоры и номенклатура. Если какого-то элемента нет — часть полей накладной заполнить не получится, и документ не проведётся.

Где найти накладные и какой документ выбрать

Расходная накладная в «Управлении торговлей» называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Приходная — «Поступление товаров и услуг», раздел «Закупки». В «1С:Бухгалтерии» документы называются аналогично и расположены в разделах «Продажи» и «Покупки».

Важно не путать накладную со счётом на оплату и счётом-фактурой. Счёт — это предложение оплатить, он не двигает товары и не формирует проводок. Накладная — факт отгрузки или поступления. Счёт-фактура — налоговый документ, который обычно создаётся на основании накладной.

Заполнение шапки документа

Шапка — это верхняя часть документа с общими реквизитами. Ошибка здесь распространяется на весь документ, поэтому заполняйте её внимательно и в правильной последовательности.

Стандартный набор полей шапки расходной накладной:

• Организация — от чьего имени отгружается товар. Если в базе ведётся несколько юрлиц, проверьте это поле в первую очередь.
• Контрагент — покупатель (для расходной) или поставщик (для приходной).
• Договор — подставляется автоматически после выбора контрагента, но если договоров несколько, выберите нужный вручную. От договора зависят валюта, порядок расчётов и условия оплаты.
• Склад — склад отгрузки или поступления. От этого поля зависит, с какого склада спишутся остатки.
• Дата и номер — дата заполняется текущей, но её можно изменить, если оформляете документ задним числом. Учитывайте ограничения даты запрета изменения данных, если она настроена.

В «Управлении торговлей» также заполняются поля «Соглашение» и «Заказ клиента», если отгрузка идёт по заказу. Заполнение накладной на основании заказа — предпочтительный вариант: табличная часть подтянется автоматически, и риск расхождений с заказом исчезает.

Заполнение табличной части: товары, количество, цены

Табличная часть — это список товаров в накладной. Добавить строки можно тремя способами: кнопкой «Добавить» (поштучный ввод), «Подбор» (выбор нескольких позиций из справочника с остатками) или «Заполнить по заказу» (автоматическое заполнение).

Для каждой строки указываются:

• Номенклатура — товар из справочника. Если товар новый, сначала создайте карточку номенклатуры с правильным видом, единицей измерения и ставкой НДС.
• Количество — фактически отгружаемое или получаемое количество. Для расходной накладной программа может контролировать остатки: если товара не хватает, появится предупреждение или отказ в проведении.
• Цена и сумма — цена может подставиться из соглашения, прайса или заказа. Изменение суммы автоматически пересчитает цену и наоборот.
• Ставка НДС — подставляется из карточки номенклатуры или договора. Проверьте её, если работаете с товарами с разными ставками.

При подборе товаров обращайте внимание на колонку «Доступно»: она показывает свободный остаток с учётом резервов. Если отгружаете больше, чем доступно, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад в шапке
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор» или заполните по заказу
4. 4
   Проверьте количество, цены, суммы и ставки НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок
6. 6
   Создайте на основании накладной счёт-фактуру и напечатайте ТОРГ-12 или УПД при необходимости

Проведение документа и проверка результата

Кнопка «Провести» записывает документ и одновременно делает движения по регистрам. Кнопка «Записать» только сохраняет черновик без влияния на учёт — это удобно, если данные ещё не окончательные.

После проведения обязательно проверьте результат. Самый быстрый способ — кнопка «Дт/Кт» (в «Бухгалтерии») или отчёт «Движения документа» (в «Управлении торговлей»): там видно, какие проводки и записи по регистрам сформировались. Дополнительно откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток по отгруженной позиции уменьшился на нужное количество.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в списке

Норма

Документ отображается без пометки «не проведён», иконка обычная

Тревожный признак

Документ зачёркнут или помечен — не проведён или помечен на удаление

Остатки по складу

Норма

Остаток уменьшился (расходная) или увеличился (приходная) ровно на количество из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился не на ту величину — документ не проведён или выбран не тот склад

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

В отчёте по расчётам появилась задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет — проверьте договор и вид операции документа

Особенности приходной накладной

Приходная накладная («Поступление товаров и услуг») заполняется по той же логике, но есть отличия. Во-первых, номенклатуру нужно сопоставить с номенклатурой поставщика: если поставщик присылает свои наименования и артикулы, в «Управлении торговлей» настраивается регистр соответствия, чтобы при загрузке электронных документов товары определялись автоматически.

Во-вторых, в приходной накладной важно указать номер и дату входящего документа — они нужны для учёта НДС и сверок с поставщиком. Эти поля обычно расположены рядом с датой документа или на отдельной вкладке.

В-третьих, цены поступления формируют себестоимость. Если товар уже был в базе по другой цене, новая закупочная цена пересчитает среднюю себестоимость остатков (при учёте по средней). Ошибка в цене приходной накладной исказит себестоимость и валовую прибыль по всем последующим продажам.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с накладными возникает из-за невнимательности в шапке и спешки при проведении. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Чтобы снизить количество ошибок, включите в настройках контроль остатков при проведении, используйте заполнение на основании заказов и перед проведением просматривайте итоговые суммы документа — они отображаются внизу формы.

Печать накладной и связанные документы

После проведения накладную обычно печатают. Кнопка «Печать» в форме документа предлагает доступные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (универсальный передаточный документ), акт. Набор печатных форм зависит от конфигурации и настроек.

УПД удобен тем, что объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если покупатель принимает УПД, используйте его вместо пары «ТОРГ-12 + счёт-фактура». Перед печатью проверьте, что в документе заполнены все реквизиты: ИНН и КПП сторон, адреса, подписанты.

Если в компании настроен обмен электронными документами (ЭДО), накладную можно отправить контрагенту прямо из 1С без печати. Электронный документ имеет юридическую силу при соблюдении требований к формату и подписанию.

Если накладных много и они однотипные, используйте копирование: в списке документов нажмите F9 или «Скопировать» в меню «Ещё». Скопируются контрагент и табличная часть — останется поправить количество и дату. Это быстрее, чем заполнение с нуля, и снижает риск ошибок в реквизитах.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если накладная не проводится?

Прочитайте сообщение об ошибке в нижней части окна — 1С указывает причину. Чаще всего это незаполненное обязательное поле (договор, склад), недостаток остатков на складе или дата документа в закрытом периоде. Исправьте указанную проблему и проведите документ повторно.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите — движения по регистрам перезапишутся автоматически. Если период закрыт или по документу уже сдана отчётность, создайте документ корректировки («Корректировка реализации» или «Корректировка поступления») на основании исходной накладной, не меняя сам исходный документ.

Можно ли удалить накладную?

Физически документ удаляется через пометку на удаление с последующей обработкой «Удаление помеченных объектов». Но удалять накладные стоит только если они созданы ошибочно и не участвовали в учёте. Если документ проводился, безопаснее распровести его и оставить помеченным — так сохранится история и нумерация.

Чем расходная накладная отличается от счёта-фактуры?

Накладная фиксирует передачу товара и формирует складские и расчётные движения. Счёт-фактура — налоговый документ для учёта НДС, он не влияет на остатки. В 1С счёт-фактура создаётся на основании накладной одной кнопкой, и его реквизиты подтягиваются автоматически.

Как оформить возврат товара от покупателя?

Для возврата используется отдельный документ «Возврат товаров от покупателя», который создаётся на основании расходной накладной. Он делает обратные движения: товар возвращается на склад, задолженность покупателя уменьшается. Вручную создавать отрицательную накладную не нужно.

Почему в накладной не подставляются цены?

Цены подставляются из соглашения с контрагентом, вида цен или заказа. Если цена пустая, проверьте: заполнено ли соглашение в шапке, установлены ли цены номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры» на актуальную дату, совпадает ли валюта цены с валютой документа.