Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать инвентарную карту в 1С
Как найти и распечатать инвентарную карточку ОС-6 в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки формы, печать по одному объекту и списком, типичные ошибки и их решение.
Инвентарная карточка (унифицированная форма ОС-6) — основной документ аналитического учета основного средства: в ней фиксируются сведения о поступлении, перемещении, ремонте и выбытии объекта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка формируется автоматически на основании данных, которые уже внесены в программу документами учета ОС, поэтому перед печатью важно убедиться, что объект принят к учету корректно и все операции отражены.
Печатная форма доступна в двух вариантах: для одного объекта — из его карточки, и для группы объектов — через инвентарную книгу (ОС-6а) или специализированные отчеты. Ниже разобраны оба сценария, настройки формы и типичные проблемы, из-за которых карточка печатается пустой или с неполными данными.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. В других конфигурациях (УПП, ERP, Комплексная автоматизация) логика похожа, но расположение команд может отличаться — об этом тоже сказано ниже.
Где находится инвентарная карточка в 1С
Печатная форма ОС-6 привязана к элементу справочника «Основные средства». Чтобы до нее добраться, откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства». В некоторых интерфейсах этот пункт называется «Основные средства (справочник)» или находится внутри подменю «Справочники».
Дальше есть два пути. Первый — открыть конкретный объект двойным щелчком и в шапке карточки нажать кнопку «Печать», затем выбрать пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Второй — не открывая карточку, выделить объект в списке и воспользоваться кнопкой печати в командной панели списка, если она там выведена.
Печать карточки одного основного средства
Это базовый сценарий, который подходит, когда нужно распечатать карточку одного объекта — например, для инвентаризации или проверки. Порядок действий простой, но есть нюансы с датой формирования.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства».
- 2Найдите нужный объект через поиск по наименованию или инвентарному номеру.
- 3Откройте карточку объекта двойным щелчком.
- 4Нажмите кнопку «Печать» в шапке карточки и выберите «Инвентарная карточка (ОС-6)».
- 5В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать» либо сохраните в PDF.
Программа подставляет в форму данные на текущую дату: первоначальную стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, сведения о принятии к учету. Если объект модернизировался или переоценивался, эти операции отражаются в соответствующих разделах карточки при условии, что они оформлены штатными документами 1С.
Перед отправкой на принтер используйте предварительный просмотр: кнопка с изображением лупы или стандартное сочетание Ctrl+Shift+P в табличном документе. Так вы увидите, умещается ли форма на лист и не обрезаются ли колонки.
Массовая печать: инвентарная книга и групповые формы
Когда карточки нужны сразу по нескольким объектам — например, по всему подразделению перед инвентаризацией — открывать каждое ОС по отдельности нерационально. Для этого в 1С предусмотрен отчет «Инвентарная книга (ОС-6а)»: раздел «ОС и НМА» → «Отчеты» → «Инвентарная книга» (в некоторых релизах путь: «Отчеты» → «Инвентарная книга ОС»).
В настройках отчета задайте организацию, период и при необходимости отбор по подразделению, МОЛ или группе ОС. Программа сформирует книгу, где каждому объекту отводится отдельная страница-карточка в сокращенном формате. Это удобно для ведения учета малым предприятием, где ОС-6а применяется вместо отдельных карточек.
Если нужны полные карточки ОС-6 по списку объектов, выделите несколько строк в справочнике «Основные средства» с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем проверьте доступные команды печати. В части релизов групповая печать ОС-6 доступна прямо из списка; если ее нет, используйте инвентарную книгу или универсальный отчет с выводом печатной формы.
Сравнение вариантов
Полная форма ОС-6 по одному объекту. Подходит для единичной печати; неудобна при большом количестве ОС.
Массовое формирование по отбору. Сокращенный формат карточек; не заменяет полную ОС-6, если она требуется проверяющим.
Полные карточки по выделенным объектам. Доступна не во всех релизах; при отсутствии команды используйте первые два варианта.
Настройки формы и параметры печати
Перед печатью полезно проверить общие настройки учета ОС: раздел «Главное» → «Параметры учета» (или «Учетная политика»). От корректности учетной политики зависит, какие данные попадут в карточку — например, способы отражения амортизации и счета учета.
В самом табличном документе сформированной карточки можно изменить масштаб, ориентацию страницы и поля через стандартное меню «Файл» → «Параметры страницы». Если форма не помещается по ширине, переключите ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб до 90–95%.
Также карточку можно сохранить в файл без печати: «Файл» → «Сохранить как» и выбор формата PDF, Excel или MXL. Это удобно, когда карточку нужно передать аудитору или отправить в другое подразделение в электронном виде.
Что делать, если карточка пустая или данные неполные
Самая частая жалоба — карточка формируется без стоимости, даты принятия к учету или сведений об амортизации. Причина почти всегда в том, что объект заведен в справочнике, но документ «Принятие к учету ОС» по нему не проведен либо проведен другой организацией или в другом периоде.
Проверьте это через карточку объекта: перейдите по ссылке связанных документов или сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 01 (08) с отбором по объекту. Если проводок нет — создайте или перепроведите документ принятия к учету, после чего пересформируйте карточку.
Отдельный случай — объекты, принятые к учету до перехода на текущую программу. Если данные переносились сверткой, часть сведений (ремонты, перемещения за прошлые годы) может отсутствовать. Тогда историю придется восстанавливать по бумажным карточкам или вводить корректирующие документы.
Особенности в других конфигурациях и ограничения
В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» печать инвентарной карточки выполняется из карточки объекта ОС в разделе внеоборотных активов: команда печати обычно называется «Инвентарная карточка» или доступна через «Печать» → список форм. Логика та же — форма строится по данным регистров учета ОС.
В «1С:Бухгалтерии» базовой версии функционал печати ОС-6 присутствует полностью — ограничение базовой поставки касается многопользовательской работы, а не печатных форм. А вот в программах семейства «1С:Розница» или «Управление нашей фирмой» полноценного учета ОС с формой ОС-6 может не быть — там учет основных средств упрощен.
Помните и про юридический момент: с введением ФСБУ 6/2020 применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций, но если ОС-6 закреплена в учетной политике, карточка должна вестись и храниться. Печатная форма из 1С соответствует унифицированному бланку, поэтому претензий к оформлению обычно не возникает.
Проверка результата перед подписанием
Сформированную карточку стоит сверить с учетными данными до того, как ее подпишут и подшьют. Контрольные точки ниже помогают быстро отличить корректно заполненную форму от проблемной.
Как проверить результат
Совпадают с карточкой объекта в справочнике и шильдиком на самом объекте
Номер пустой или отличается — объект заведен дублем или с ошибкой
Совпадают с документом «Принятие к учету ОС» и данными счета 01
Поля пустые — документ не проведен или проведен другой организацией
Заполнены, сумма амортизации сходится с оборотами счета 02
Нулевой СПИ или отсутствие амортизации при действующем объекте
Отражают реально оформленные в 1С документы
Ожидаемые операции отсутствуют — они не введены в программу
Если все контрольные точки в норме, карточку можно распечатывать в двух экземплярах или одном — в зависимости от принятого на предприятии документооборота. Подписывает карточку лицо, ответственное за ведение учета ОС, согласно внутренним правилам организации.
Что важно запомнить
Карточка ОС-6 печатается из карточки основного средства через кнопку «Печать», массово — через инвентарную книгу ОС-6а. Пустая карточка почти всегда означает непроведенный документ принятия к учету. Исправлять данные нужно в документах, а не в печатной форме.
Частые вопросы
Можно ли распечатать инвентарную карточку за прошлый период?
Да, форма строится по данным учета, поэтому исторические сведения в ней сохраняются. Но если документы прошлых периодов перепроводились, карточка покажет актуальное состояние данных, а не то, что было распечатано ранее. Для архивных целей сохраняйте карточки в PDF в момент подписания.
Почему в меню «Печать» нет формы ОС-6?
Возможные причины: недостаточно прав у пользователя, объект открыт не из справочника ОС, а из другого списка, либо команда скрыта настройкой формы. Проверьте, что вы открыли именно элемент справочника «Основные средства», и при необходимости обратитесь к администратору для проверки ролей.
Как распечатать карточки сразу по всем ОС подразделения?
Используйте отчет «Инвентарная книга (ОС-6а)» с отбором по подразделению — он сформирует карточки по всем объектам, числящимся за выбранным подразделением. Если нужна именно полная форма ОС-6 по каждому объекту, выделите объекты в списке справочника и проверьте доступность групповой команды печати.
Обязательно ли вести именно унифицированную форму ОС-6?
Нет, организация вправе разработать собственную форму инвентарной карточки и закрепить ее в учетной политике. Однако типовая форма из 1С содержит все необходимые реквизиты и принимается проверяющими без вопросов, поэтому большинство организаций используют именно ее.
Что делать, если в карточке не отражается модернизация?
Модернизация попадает в карточку только если она оформлена документом «Модернизация ОС» и этот документ проведен. Проверьте также, что документ относится к той же организации и тому же объекту — расхождения в этих реквизитах приводят к тому, что операция не связывается с карточкой.
Можно ли изменить печатную форму карточки под себя?
Штатными средствами пользователя — только параметры страницы: поля, масштаб, ориентацию. Изменение макета (добавление колонок, логотипа) выполняется через конфигуратор или механизм внешних печатных форм. Такую доработку лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обновление конфигурации.