Документы и Печать · 9 мин
Как загрузить счет в 1С:Управление нашей фирмой
Как загрузить счет в 1С УНФ: из Excel, через обмен с клиент-банком и вручную. Пошаговая инструкция, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Загрузить счет в 1С:УНФ можно несколькими способами: создать документ вручную, загрузить данные из файла Excel или CSV, принять счет через обмен с клиент-банком или загрузить оплату по счету из выписки. Выбор способа зависит от того, что именно требуется: выставить новый счет покупателю, перенести пачку счетов из старой программы или зафиксировать входящий счет от поставщика.
Чаще всего под «загрузкой счета» пользователи понимают три разные задачи: массовый импорт счетов на оплату из таблицы, загрузку банковской выписки с оплатами по счетам и перенос счетов при переходе с другой конфигурации. Ниже разобраны все сценарии с точными действиями.
Какие задачи решает загрузка счетов и какой способ выбрать
Перед началом определите, какой именно документ нужно загрузить. В УНФ существуют «Счет на оплату» (покупателю), «Счет на оплату полученный» (от поставщика) и банковские документы оплаты. Для каждого типа предусмотрен свой механизм загрузки, и смешивать их нельзя: обработка загрузки из файла работает со списком документов одного вида.
Как выбрать способ загрузки
Подготовка файла для загрузки счетов из Excel
Обработка загрузки принимает файлы форматов Excel (xls, xlsx), CSV, а также таблицы, скопированные через буфер обмена. В файле каждая строка должна соответствовать одному счету или одной позиции счета, а данные — располагаться в отдельных колонках: номер, дата, контрагент, ИНН контрагента, сумма, наименование товара, количество, цена.
Ключевое требование — контрагенты и номенклатура должны либо уже существовать в базе, либо загружаться вместе с документами. Если в файле указан контрагент с ИНН, которого нет в справочнике, программа может создать его автоматически, но результат нужно проверить: возможны дубли при расхождении в написании наименования.
Даты приводите к виду ДД.ММ.ГГГГ, суммы — с точкой или запятой в качестве разделителя без пробелов и символов валюты. Если валюта счета отличается от валюты учета, добавьте отдельную колонку с кодом валюты.
Пошаговая загрузка счетов через обработку «Загрузка данных из файла»
Откройте раздел «Компания» (или «Администрирование» в зависимости от настроек интерфейса) и найдите пункт «Загрузка данных из файла». В открывшейся обработке выберите вид загружаемых данных — «Счет на оплату» или «Счет на оплату полученный». Если нужного вида документа в списке нет, обновите конфигурацию или загружайте сначала табличные части через универсальную загрузку.
На этапе сопоставления колонок программа пытается определить соответствие автоматически по заголовкам, но всегда проверяйте результат вручную. Колонки, которые не удалось сопоставить, отображаются с предупреждением — их можно назначить вручную через выпадающий список реквизитов.
После загрузки документы создаются в проведенном или непроведенном состоянии — это зависит от настроек обработки. Если счета загружены непроведенными, выделите их в журнале и проведите групповой обработкой, иначе они не будут участвовать в расчетах и отчетах.
Загрузка оплат по счетам из клиент-банка
Если под загрузкой счета понимается отражение оплаты выставленного счета, используйте обмен с банком. В разделе «Деньги» откройте «Банковские выписки» и нажмите «Загрузить» — программа примет файл выписки, выгруженный из клиент-банка, или подключится к банку напрямую через сервис DirectBank, если он настроен.
При загрузке выписки УНФ автоматически ищет в платежках номера счетов и ИНН контрагентов, подбирает соответствующие счета на оплату и закрывает их оплатой. Чтобы механизм срабатывал, номер счета в платежном поручении (в назначении платежа) должен совпадать с номером документа в базе.
Как проверить результат загрузки выписки
В журнале счетов у документа отображается оплата, сумма совпадает
Счет остался неоплаченным — платеж не связан, проверьте номер счета в назначении платежа
Подставлен существующий контрагент из справочника
Создан дубль контрагента или контрагент не определен
Остаток в УНФ сходится с остатком в банке
Расхождения — есть незагруженные или задвоенные операции
Загрузка входящего счета от поставщика
Входящие счета поставщиков обычно вводят вручную: раздел «Покупки» → «Счета на оплату (полученные)» → «Создать». Заполните поставщика, номер и дату входящего документа, сумму и позиции. Массовая загрузка входящих счетов из файла доступна той же обработкой «Загрузка данных из файла», если в списке видов данных выбрать соответствующий документ.
Если поставщик присылает счета в электронном виде через ЭДО, документы поступают в раздел обмена электронными документами и принимаются в учет одной кнопкой — без ручного ввода. Это самый надежный способ: реквизиты переносятся без ошибок транскрибации.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение: типовая обработка загрузки не умеет «догружать» изменения в уже существующие документы — она создает новые. Повторная загрузка того же файла приведет к дублям счетов. Перед повторным запуском удалите ранее созданные документы или очистите файл от уже загруженных строк.
Проверка результата после загрузки
После импорта сверьте контрольные итоги: количество загруженных счетов должно совпадать с количеством строк в файле, а общая сумма документов — с итогом по колонке сумм. Откройте несколько счетов выборочно и проверьте контрагента, дату, ставку НДС и состав табличной части.
Для сверки расчетов используйте отчет «Задолженность покупателей» или «Расчеты с покупателями» в разделе «Продажи» — загруженные счета должны формировать дебиторскую задолженность на корректные суммы и даты. Если отчет пуст, проверьте, проведены ли документы.
Если загружаете счета регулярно (например, из CRM или интернет-магазина), сохраните настройки сопоставления колонок в обработке — при следующем запуске с тем же форматом файла настройка займет меньше минуты.
Что важно запомнить
Массовая загрузка счетов в УНФ выполняется обработкой «Загрузка данных из файла», оплаты — через обмен с клиент-банком. Подготовьте чистый файл без объединенных ячеек, сделайте резервную копию, проверьте сопоставление колонок и сверьте итоги после импорта.
Частые вопросы
Можно ли загрузить счета в УНФ из PDF или скана?
Напрямую — нет: обработка загрузки работает с табличными форматами (Excel, CSV). PDF нужно сначала преобразовать в таблицу сторонними средствами распознавания, а затем загрузить. Для счетов от контрагентов удобнее использовать обмен электронными документами (ЭДО), где файл поступает в структурированном виде.
Почему после загрузки создались дубли контрагентов?
Программа ищет контрагента по ИНН и наименованию. Если в файле написание отличается от справочника (лишние кавычки, ООО вместо Общества с ограниченной ответственностью), поиск не срабатывает и создается новый элемент. Перед загрузкой приведите наименования к виду, принятому в базе, и обязательно указывайте ИНН.
Как загрузить счета, если в файле несколько товарных позиций на один счет?
Используйте формат, где каждая строка файла — одна позиция, а номер счета повторяется в строках одного документа. Обработка сгруппирует строки с одинаковым номером в один счет с табличной частью. Проверьте, что номер, дата и контрагент в таких строках совпадают полностью.
Оплата из выписки не привязалась к счету. Что делать?
Откройте платежное поручение входящее и проверьте назначение платежа: номер счета там должен совпадать с номером документа в базе. Если автоматическая привязка не сработала, укажите счет вручную в поле «Счет на оплату» документа оплаты — задолженность закроется после проведения.
Можно ли отменить ошибочную загрузку одной кнопкой?
Автоматической отмены импорта нет. Откройте журнал счетов, отфильтруйте документы по дате создания или пометке загрузки, выделите ошибочные и пометьте их на удаление, затем выполните удаление помеченных объектов. Именно поэтому перед массовой загрузкой рекомендуется делать резервную копию базы.
Работает ли загрузка из файла в веб-версии УНФ?
Да, обработка «Загрузка данных из файла» доступна и в тонком, и в веб-клиенте. Отличие только в выборе файла: в веб-клиенте файл сначала передается на сервер через диалог загрузки браузера, дальнейшие шаги сопоставления и импорта идентичны.