Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать файл в 1С: полная инструкция
Как распечатать файл в 1С: печать документов, отчётов, табличных документов и внешних файлов PDF, настройка принтера, решение типичных проблем с печатью.
Печать в 1С устроена иначе, чем в обычных офисных программах: система не отправляет файл напрямую на принтер, а сначала формирует табличный документ — внутренний формат, который можно просмотреть, отредактировать и только потом вывести на бумагу. Понимание этой логики снимает большинство вопросов, с которыми сталкиваются пользователи.
Под «файлом» в контексте 1С обычно понимают три разные вещи: печатную форму документа (накладную, счёт, акт), сохранённый табличный документ в формате MXL и внешний файл — PDF, Word или Excel, который нужно распечатать из программы или рядом с ней. Для каждого случая есть свой порядок действий.
Ниже разобраны все основные сценарии: от печати документа из журнала до вывода внешнего PDF, а также настройка принтера и решение типичных проблем — обрезанных полей, пустых страниц и ошибок «принтер не найден».
Как устроена печать в 1С: что нужно понимать перед началом
Любая печатная форма в 1С — это результат выполнения алгоритма: программа берёт данные документа или отчёта и подставляет их в макет. Полученный табличный документ существует отдельно от исходных данных: его можно редактировать, сохранить в файл (MXL, PDF, Excel, HTML) и распечатать любое количество раз без повторного обращения к базе.
Из этого следуют два практических вывода. Во-первых, если в напечатанной форме ошибка в данных — править нужно исходный документ, а не табличный документ, иначе при следующей печати ошибка вернётся. Во-вторых, если форма не сформировалась вообще, проблема почти всегда в данных или правах доступа, а не в принтере.
Печать документа из журнала или формы документа
Самый частый сценарий — распечатать накладную, счёт, акт или приказ. Откройте нужный документ в журнале или непосредственно его форму. В верхней части формы найдите кнопку «Печать» — обычно это отдельная кнопка или выпадающий список со всеми доступными для этого вида документа печатными формами.
Выберите нужную форму — например, «ТОРГ-12», «Счёт на оплату» или «Акт выполненных работ». Программа сразу покажет сформированный табличный документ в режиме предварительного просмотра. Проверьте заполнение полей: реквизиты сторон, суммы, подписи. После этого нажмите кнопку с изображением принтера на панели предпросмотра или Ctrl+P.
В диалоге печати выберите принтер, укажите количество копий и диапазон страниц. Если документ не помещается на лист по ширине, в настройках предпросмотра измените масштаб или ориентацию страницы на альбомную — об этом подробнее в разделе про настройку.
- 1Откройте документ или выделите его в журнале
- 2Нажмите «Печать» и выберите нужную печатную форму
- 3Проверьте данные в окне предварительного просмотра
- 4Нажмите Ctrl+P или кнопку принтера
- 5Выберите принтер, число копий и подтвердите печать
- 6Проверьте бумажный экземпляр: поля, подписи, читаемость
Групповая печать нескольких документов
Если нужно распечатать пачку документов — например, все накладные за день — не открывайте каждый по отдельности. В журнале документов выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в панели журнала. Программа сформирует один общий табличный документ со всеми формами подряд или откроет их отдельными окнами — поведение зависит от конфигурации.
Печать отчёта
Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ продаж) печатаются по той же схеме. Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать», убедитесь, что период и отборы заданы верно, затем используйте «Файл → Печать» или Ctrl+P. В типовых конфигурациях кнопка печати также доступна на панели команд формы отчёта.
Для объёмных отчётов перед печатью полезно включить разбивку на страницы и проверить масштаб: широкие отчёты с десятками колонок часто «уезжают» за край листа. В настройках страницы уменьшите масштаб до 70–80% или включите режим «по ширине страницы». Альтернатива — сохранить отчёт в PDF или Excel и печатать уже оттуда с более гибкими настройками.
Как распечатать сохранённый файл MXL и внешние файлы
Табличный документ, сохранённый из 1С в файл с расширением MXL, открывается обратно командой «Файл → Открыть» в главном меню программы. После открытия он печатается стандартно — через Ctrl+P. Это удобно, когда документ нужно распечатать на другом рабочем месте без доступа к исходным данным.
Внешние файлы — PDF, Word, Excel, картинки — 1С как правило не печатает сама: для них используется ассоциированное приложение Windows. Если файл прикреплён к документу через механизм присоединённых файлов (кнопка со скрепкой), откройте его двойным щелчком — он запустится в соответствующей программе, откуда и выполняется печать. В некоторых конфигурациях доступна команда «Печать» прямо из списка присоединённых файлов, но она всё равно вызывает внешнее приложение.
Настройка принтера и параметров страницы
1С работает с принтерами, установленными в операционной системе: отдельной настройки печати внутри программы нет. Если принтер не виден в диалоге печати 1С, проверьте, что он установлен и доступен в Windows — напечатайте пробную страницу из Блокнота. В клиент-серверном режиме и при работе через RDP или веб-клиент печать идёт на принтеры клиентского компьютера, и их доступность зависит от настроек терминального подключения.
Параметры страницы — поля, ориентация, масштаб, колонтитулы — задаются в окне предварительного просмотра через кнопку настроек страницы. Для узких форм вроде кассовых ордеров поля обычно уже заданы в макете, но при необходимости их можно изменить вручную перед печатью. Учтите: изменения применяются только к текущему сеансу печати и не сохраняются в документе.
Сравнение вариантов
Быстро для типовых форм; ограничение — настройки страницы привязаны к макету и диалогу печати
Удобно для отправки по почте и тонкой настройки масштаба; требует лишнего шага
Подходит, когда форму нужно доработать вручную; риск — правки в файле не попадут обратно в базу
Типичные проблемы и их решение
Наиболее частая жалоба — документ обрезается по правому краю. Причина почти всегда в том, что ширина макета больше области печати принтера. Решение: уменьшите масштаб в предпросмотре, переключите ориентацию на альбомную или сохраните форму в PDF и напечатайте с подгонкой под страницу.
Вторая типичная ситуация — кнопка «Печать» неактивна или печатная форма не формируется. Проверьте, что документ проведён (для многих форм это обязательное условие) и что у пользователя есть права на печать. В редких случаях форма не формируется из-за незаполненных обязательных реквизитов — программа обычно сообщает, каких именно.
Пустые страницы между страницами документа появляются, когда в макете задан разрыв страниц, а содержимое чуть выходит за границы. Уменьшение масштаба на 5–10% обычно убирает лишние листы. Если принтер печатает «кракозябры» вместо кириллицы — проблема в драйвере принтера, переустановите его актуальной версией с сайта производителя.
Как проверить результат
Все колонки видны, поля ровные, нет пустых листов
Форма уходит за край, страницы разрываются посередине таблицы
Суммы, контрагенты и реквизиты совпадают с документом
Пустые поля, старые данные — документ не проведён или не обновлён
Текст читаем, ничего не обрезано
Края обрезаны, кракозябры — проблема масштаба или драйвера
Безопасные границы самостоятельной работы
Сама печать безопасна для данных: сформированный табличный документ не влияет на базу. Осторожность нужна в двух случаях. Первый — редактирование табличного документа вручную: исправленная «на бумаге» цифра не меняет учётные данные, и расхождение между распечаткой и базой может привести к ошибкам в отчётности. Всегда исправляйте первичный документ.
Второй случай — установка внешних печатных форм и обработок из непроверенных источников. Внешняя обработка — это исполняемый код, который получает доступ к базе. Загружайте такие файлы только из доверенных источников и по возможности согласуйте с администратором 1С или специалистом поддержки.
Частые вопросы
Можно ли распечатать документ без открытия 1С?
Да, если документ заранее сохранён в универсальном формате — PDF, Excel или Word. Файл MXL без 1С открыть не получится: это внутренний формат платформы. Поэтому для передачи печатных форм внешним адресатам сохраняйте их сразу в PDF.
Почему в списке печатных форм нет нужной формы?
Состав списка определяется конфигурацией и правами пользователя. Возможные причины: форма не предусмотрена для этого вида документа, у пользователя нет прав на неё, или нужная форма подключена как внешняя и её регистрация сброшена. В последнем случае обратитесь к администратору для повторного подключения.
Как распечатать документ в два экземпляра с разными подписями?
Проще всего указать количество копий «2» в диалоге печати и подписать оба бумажных экземпляра вручную. Автоматической печати разных вариантов подписей в типовых конфигурациях обычно нет — для этого нужна доработка макета.
Почему при печати через RDP или веб-клиент не виден принтер?
При удалённой работе 1С видит только принтеры, проброшенные на сервер из вашей локальной системы. Проверьте, что в настройках RDP-подключения включён проброс принтеров (вкладка «Локальные ресурсы»), а в веб-клиенте — что принтер установлен и доступен в браузере.
Как сохранить документ в PDF вместо печати?
Откройте сформированную печатную форму и выберите «Файл → Сохранить» или «Сохранить копию», указав тип файла PDF. В ряде конфигураций есть отдельная кнопка «Сохранить в PDF». Также можно «напечатать» документ на виртуальный принтер Microsoft Print to PDF, если он установлен в Windows.
Что важно запомнить
Печать в 1С всегда идёт через табличный документ: «Печать» в форме документа → предпросмотр → Ctrl+P. Правьте данные в исходном документе, а не в форме; внешние файлы печатайте через приложения Windows; проблемы с обрезкой решайте масштабом и ориентацией, а с принтером — настройками Windows.