Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С сделать КС-2 и КС-3
Как оформить акт КС-2 и справку КС-3 в 1С: настройка договора, ввод выполненных работ, печать форм, проверка данных и типичные ошибки подрядного учета.
Формы КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат) — основные документы подрядного учета в строительстве. В 1С они формируются автоматически на основании данных о выполненных работах, но только при условии, что корректно заполнены договор, объекты строительства и сами работы.
Готовые механизмы для КС-2 и КС-3 есть в конфигурациях «1С:Бухгалтерия строительной организации», «1С:ERP», «1С:Управление строительной организацией» и отраслевых решениях. В типовой «1С:Бухгалтерии 8» отдельных документов КС-2/КС-3 нет — там эти формы обычно реализуют через внешние печатные формы или доработку.
Порядок действий в большинстве конфигураций одинаков: сначала создают договор подряда и объекты, затем регистрируют выполненные работы за период, после чего на их основании формируют акт КС-2, а справка КС-3 собирается автоматически из одного или нескольких актов. Ниже разобран каждый шаг с проверкой результата и типичными ошибками.
Подготовка: договор подряда и объекты строительства
Прежде чем формировать КС-2, в программе должны быть заполнены базовые данные. Откройте справочник договоров контрагентов и создайте договор с видом «С покупателем» (в отраслевых решениях — «Договор подряда»). Укажите номер, дату, заказчика и при необходимости генподрядчика.
Далее создайте объекты строительства — в отраслевых конфигурациях это отдельный справочник, в типовых решениях используются объекты строительства из раздела «ОС и НМА». Каждый объект привязывается к договору: именно по связке «договор + объект» программа потом группирует работы в акте.
Проверьте, что в договоре указана стоимость по смете или договорная цена, если конфигурация этого требует. Без этих данных справка КС-3 не сможет показать остаток по договору и нарастающий итог с начала выполнения контракта.
Регистрация выполненных работ за период
КС-2 формируется не «с нуля», а на основании данных о выполненных работах. В зависимости от конфигурации источником служат документы «Выполнение работ», «Реализация (акты, накладные)», «Отчет производства» или табличная часть самого акта, заполняемая по смете.
Типичный порядок: откройте документ выполнения работ, укажите подрядчика (свою организацию), заказчика, договор и объект. В табличную часть добавьте строки работ: наименование из сметы или номенклатуры, единицу измерения, объем и цену. Многие отраслевые решения умеют подтягивать строки из сметы по кнопке «Заполнить».
Следите за тем, чтобы объемы не превышали сметные остатки: перерасход либо блокируется программой, либо приводит к расхождениям при сверке с заказчиком. Если работы выполняли субподрядчики, их акты вводятся отдельными документами и в вашу КС-2 для заказчика не попадают — это важное разграничение.
- 1Создайте договор подряда и привяжите к нему объект строительства
- 2Введите документ выполнения работ за отчетный период с объемами и ценами
- 3Проверьте суммы и соответствие смете, проведите документ
- 4Сформируйте акт КС-2 на основании выполненных работ
- 5Создайте справку КС-3 по актам за период и сверьте итоги
Как сформировать акт КС-2
В отраслевых конфигурациях найдите документ «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)» — обычно он расположен в разделе «Строительство», «Подряд» или «Продажи». Создайте новый документ, укажите организацию-подрядчика, заказчика, договор, объект и отчетный период.
Табличную часть заполните кнопкой «Заполнить по выполненным работам» — программа подберет все незакрытые объемы за период. Проверьте, что попали только работы текущего месяца: если в акт попали строки прошлых периодов, значит, ранее акты не были проведены или были отменены.
После проведения выведите печатную форму кнопкой «Печать → КС-2». Унифицированная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу работ с нарастающим итогом и итоговую сумму. Сверьте номер акта, дату и итоговую сумму с первичными данными до отправки заказчику.
Как проверить результат
Совпадает с суммой документов выполнения работ за период
Есть расхождение — проверяйте непроведенные или лишние документы
Только текущий отчетный месяц
Попали работы прошлых периодов — значит, старые акты не проведены
Соответствуют нумерации по договору
Сбита нумерация — исправьте вручную до подписания
Как сформировать справку КС-3
Справка КС-3 показывает стоимость выполненных работ нарастающим итогом: за отчетный период, с начала года и с начала выполнения контракта. Документ обычно называется «Справка о стоимости выполненных работ (КС-3)» и находится рядом с актом КС-2.
Создайте документ, укажите договор и период. При заполнении программа автоматически подтянет данные из проведенных актов КС-2: сумму за текущий период и накопленные итоги. Если по договору несколько актов за месяц, все они суммируются в одну справку.
Обратите внимание на графу «С начала проведения работ»: она корректна только тогда, когда все предыдущие КС-2 по договору проведены в программе. Если учет велся частично вне 1С, начальные остатки по договору нужно ввести специальным документом начала учета или скорректировать вручную — иначе нарастающий итог будет занижен.
КС-2 и КС-3 в типовой 1С:Бухгалтерии 8
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» нет отдельных документов КС-2 и КС-3. Бухгалтерский учет выполненных работ ведется документом «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги», а унифицированные строительные формы получают одним из трех способов.
Сравнение вариантов
КС-2 и КС-3 встроены, ведется сметный учет. Подходит при постоянной подрядной деятельности; требует внедрения и обучения
Формы КС-2/КС-3 подключаются к документу «Реализация». Быстро и недорого, но нет контроля сметных остатков и нарастающих итогов
Подходит при разовых работах. Высокий риск арифметических ошибок и расхождений с учетом
Если работ немного, практичный вариант — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Форма возьмет данные из табличной части реализации: номенклатуру, количество, цену и сумму.
Учтите ограничение: типовая реализация не хранит смету и не ведет нарастающий итог по договору, поэтому графы КС-3 «с начала года» и «с начала работ» придется контролировать вручную или дорабатывать обработку.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение суммы КС-2 с данными учета. Причины: непроведенные документы выполнения работ, работы, введенные по другому договору или объекту, ручная правка табличной части акта после заполнения. Решение — сверять акт с оборотно-сальдовой ведомостью по счету реализации в разрезе договора.
Вторая группа ошибок связана с нарастающими итогами в КС-3. Если справка показывает неверную сумму «с начала работ», проверьте, все ли прошлые акты проведены и не было ли ручных корректировок. Третья ошибка — неверные реквизиты сторон в шапке: они берутся из карточек организации и контрагента, поэтому устаревшие адреса или ОГРН исправляют в справочниках, а не в печатной форме.
FAQ
Можно ли сделать КС-2 в 1С:Бухгалтерии без доработок?
Отдельного документа КС-2 в типовой конфигурации нет. Оформите реализацию услуг стандартным документом, а унифицированную форму получите через внешнюю печатную форму, подключенную в разделе дополнительных отчетов и обработок.
Чем КС-3 отличается от КС-2 в программе?
КС-2 — акт по конкретным работам за период с детализацией по строкам. КС-3 — сводная справка, которая собирает суммы из одного или нескольких актов КС-2 и показывает итоги за период, с начала года и с начала контракта.
Почему в КС-3 неправильный итог «с начала работ»?
Чаще всего не проведены акты прошлых периодов или учет по договору начался в 1С не с начала контракта. Проверьте все КС-2 по договору и при необходимости введите начальные остатки выполненных работ.
Как включить в КС-2 работы субподрядчика?
Акты субподрядчиков вводятся как поступление услуг и в вашу КС-2 для заказчика напрямую не попадают. В акт заказчику включаются работы, которые вы предъявляете по своему договору, — независимо от того, кто их фактически выполнял.
Можно ли сформировать КС-2 задним числом?
Технически можно, но если период закрыт, это изменит выручку и НДС прошлого периода. Безопаснее провести акт текущей датой с указанием фактического периода выполнения работ в примечании.
Что делать, если заказчик требует другую форму акта?
С 2013 года унифицированные формы необязательны: стороны вправе утвердить собственную форму в договоре. В 1С тогда подключают доработанную внешнюю печатную форму, сохраняя обязательные реквизиты первичного документа.
Что важно запомнить
КС-2 формируется на основании зарегистрированных выполненных работ по связке «договор + объект», КС-3 собирается автоматически из актов с нарастающим итогом. Корректность форм полностью зависит от проведенных исходных документов: исправляйте данные в учете, а не в печатной форме, и сверяйте итоги с оборотами по договору.