Документы и Печать · 10 мин
Как правильно распечатать кассовую книгу из 1С
Подробная инструкция по формированию и печати кассовой книги в 1С:Бухгалтерия: настройка отчёта, нумерация листов, прошивка и подписание, типичные ошибки.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все операции по приходу и расходу наличных денег. В 1С:Бухгалтерии она формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому главная задача бухгалтера — правильно настроить печатную форму и проверить корректность данных до вывода на бумагу.
Ошибки в печати кассовой книги встречаются часто: нарушается нумерация листов, в книгу попадают документы другой кассы, листы распечатываются не за тот период. Такие нарушения при проверке кассовой дисциплины могут быть расценены как отсутствие учёта кассовых операций, поэтому к процедуре стоит отнестись внимательно.
Материал рассчитан на пользователей типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, но общая логика применима и к другим конфигурациям — Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Что нужно проверить перед формированием книги
Прежде чем печатать кассовую книгу, убедитесь, что все кассовые документы за период введены в программу. Откройте журнал «Кассовые документы» и проверьте, что все приходные и расходные ордера проведены — непроведённые документы в книгу не попадут, и итоговый остаток по кассе будет неверным.
Второй момент — наличие нескольких касс. Если в учёте заведено несколько касс (например, основная касса и касса обособленного подразделения), книга формируется по каждой кассе отдельно. Убедитесь, что в настройках отчёта выбрана нужная касса, иначе в печатную форму попадут чужие операции.
Третья проверка — остаток на начало периода. Сверьте остаток по кассе в программе с фактическим остатком наличных. Если суммы расходятся, сначала найдите причину расхождения (непроведённый ордер, ошибочная сумма, документ не той кассой), и только потом печатайте книгу.
Как сформировать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 путь к форме следующий: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (в некоторых релизах — «Отчёты» → «Кассовая книга»). Откроется форма с параметрами отбора.
Заполните параметры формы:
- Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, выберите нужное.
- Касса — укажите конкретную кассу, по которой формируется книга.
- Период — задайте дату начала и окончания. Книгу можно печатать за день, месяц, квартал или год.
- Номер первого листа — важный параметр, если книга формируется не с начала года. Укажите номер, с которого должна продолжиться нумерация.
После заполнения параметров нажмите «Сформировать». Программа построит табличный документ, где каждый лист содержит приходную и расходную части, остатки на начало и конец дня, а также итоги за период.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга»
- 2Укажите организацию, кассу и период формирования
- 3Проверьте номер первого листа при печати не с начала года
- 4Нажмите «Сформировать» и просмотрите результат на экране
- 5Сверьте остатки и нумерацию, затем отправьте на печать
Настройка нумерации листов и периода печати
Кассовая книга ведётся на календарный год: листы нумеруются сквозной нумерацией с первого января. Если вы печатаете книгу не с начала года (например, досрочно закрыли том или распечатываете за месяц для внутренней проверки), обязательно укажите правильный номер первого листа.
Как узнать, с какого номера продолжать: посмотрите номер последнего листа в уже распечатанной и подшитой части книги и прибавьте единицу. Если книга формируется впервые и до этого велась вручную или в другой программе, возьмите номер из последнего заполненного листа прежней книги.
Печать за один день
Ежедневная распечатка применяется в организациях, где кассир ежедневно сдаёт лист книги вместе с ордерами. В этом случае устанавливайте период, равный одному рабочему дню, и следите, чтобы нумерация листов не сбивалась — каждый новый день это новый лист с очередным номером.
Печать за месяц, квартал или год
Большинство организаций формируют книгу целиком по окончании года либо по кварталам или месяцам для промежуточной подшивки. При формировании за длительный период программа автоматически пронумерует листы подряд, начиная с указанного вами номера первого листа.
Как вывести книгу на печать и проверить результат
После формирования табличного документа используйте стандартную кнопку печати (Ctrl+P или значок принтера). Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте разбивку на страницы: один лист книги должен занимать ровно одну страницу, без переноса строк на следующий лист.
Если лист разрывается на две страницы, скорректируйте параметры страницы: уменьшите поля, включите альбомную ориентацию, если форма широкая, или уменьшите масштаб печати. В типовой конфигурации форма уже адаптирована под стандартный лист, поэтому проблемы чаще связаны с настройками принтера.
После печати сверьте бумажный экземпляр с данными программы:
- нумерация листов идёт подряд, без пропусков и дублей;
- остаток на конец дня совпадает с остатком на начало следующего дня;
- суммы по ордерам соответствуют бумажным ПКО и РКО;
- в последнем листе выведены итоги за период.
Как проверить результат
Листы идут подряд от первого до последнего без пропусков
Есть пропуски, дубли номеров или нумерация началась не с того номера
Остаток на конец дня равен остатку на начало следующего дня
Остатки «разрываются» — значит, есть непроведённый или ошибочный документ
Один лист книги — одна страница печати
Лист переносится на две страницы или обрезается
Прошивка, подписание и хранение кассовой книги
Распечатанные листы книги по окончании года (или при закрытии тома) подшиваются в хронологическом порядке. Последним листом оформляется итоговый лист, где указывается количество листов в книге — это число заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Книга прошивается: листы скрепляются нитью, концы которой выводятся на оборот последнего листа и заклеиваются бумажной наклейкой. На наклейке указывается количество листов прописью, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а при наличии — оттиск печати организации так, чтобы он частично попадал на наклейку и на лист.
Ежедневные листы, если вы печатаете книгу каждый день, подписываются кассиром и бухгалтером в день формирования вместе с отчётом кассира. Хранится кассовая книга в течение срока, установленного правилами архивного хранения, — как правило, не менее пяти лет.
Удобно формировать и подшивать книгу поквартально: не придётся в конце года распечатывать и проверять сразу весь объём, а ошибки в нумерации обнаруживаются раньше, когда их ещё легко исправить.
Типичные ошибки при печати кассовой книги
Большинство проблем с кассовой книгой возникает не из-за программы, а из-за ошибок ввода данных и невнимательности при настройке отбора. Ниже — самые распространённые ситуации.
Отдельно стоит сказать о корректировках задним числом. Если после печати и подписания листов вы изменили или удалили кассовый документ, книга в программе перестанет совпадать с бумажной версией. В этом случае листы за затронутые дни нужно перепечатать и переоформить, а лучше — закрывать период от редактирования после подписания.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации кассовая книга формируется через раздел «Казначейство» или «Финансы» — ищите отчёт «Кассовая книга» в списке отчётов по кассе. Логика параметров та же: организация, касса, период, номер первого листа.
В 1С:ERP кассовая книга находится в разделе «Казначейство» → «Отчёты». Там же доступны дополнительные варианты отчёта, например с группировкой по кассам. Учтите, что в ERP книга может формироваться отдельно по каждой кассе предприятия, и настройки сохраняются как вариант отчёта для повторного использования.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать кассовую книгу за прошлый год, если она не печаталась?
Да, данные в программе сохраняются, и книгу можно сформировать за любой закрытый период. Установите нужный год в параметрах периода, укажите номер первого листа равным единице (если книга за этот год не печаталась вообще) и сформируйте отчёт. Учтите, что подписывать и заверять такую книгу придётся с пояснением о позднем оформлении.
Почему в книгу не попал кассовый ордер?
Чаще всего документ не проведён — непроведённые документы в отчёт не включаются. Также проверьте, что ордер оформлен по той кассе, которая выбрана в параметрах отчёта, и что его дата попадает в заданный период. Реже причина в пометке на удаление.
Нужно ли печатать листы за дни без кассовых операций?
Нет. Листы кассовой книги формируются только за дни, в которых было движение наличных. Пустые дни в книгу не включаются, и нумерация листов при этом не нарушается — это соответствует правилам ведения кассовых операций.
Что делать, если нумерация листов сбилась?
Если ошибка обнаружена до подписания и прошивки — пересформируйте книгу, указав правильный номер первого листа. Если листы уже подписаны и подшиты, исправлять задним числом нельзя: оформите новые листы с пояснительной запиской и согласуйте порядок исправления с главным бухгалтером.
Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?
Законодательство допускает ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием электронной подписью, но на практике большинство организаций продолжают печатать книгу на бумаге и прошивать её. Выбор способа зависит от учётной политики организации и технической возможности применять электронную подпись.
Как распечатать только один конкретный лист книги заново?
Установите в параметрах период, равный нужному дню, и укажите номер листа, который должен быть у этого дня. Программа сформирует один лист, который можно перепечатать. Перед заменой листа в подшитой книге убедитесь, что суммы и остатки совпадают с соседними листами.
Что важно запомнить
Кассовая книга печатается из раздела «Банк и касса» → «Кассовая книга» с указанием организации, кассы, периода и номера первого листа. Перед печатью проверьте проведение всех ордеров и сверьте остатки, после печати — нумерацию и разбивку страниц. Книга прошивается, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и хранится не менее пяти лет.