Как поменять кассира в 1С 8.3 Бухгалтерия

Кассир в 1С 8.3 Бухгалтерия — это ответственное лицо, чьи данные подставляются в кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, авансовые отчёты. Когда сотрудник увольняется, уходит в отпуск или обязанности передают другому работнику, подписанта в программе нужно сменить — иначе документы будут выходить с недействительной подписью, что создаёт риски при налоговой и аудиторской проверке.

Сложность в том, что «кассир» в 1С — не единственная настройка в одном месте. ФИО подписанта может браться из карточки организации, из регистра ответственных лиц, из пользовательских настроек кассовых документов или указываться вручную в конкретном документе. Поэтому замена кассира требует проверки нескольких точек, а не одного переключателя.

Ниже разобраны все сценарии: от простой смены подписанта в печатных формах до оформления нового кассира в справочниках и исправления уже созданных документов. Инструкция применима к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.

Разберитесь, откуда программа берёт данные кассира

Прежде чем что-то менять, полезно понять логику подстановки. В типовой конфигурации подписант кассовых документов определяется по регистру сведений «Ответственные лица организаций». Там хранятся записи вида: организация — должность ответственного — физическое лицо — период действия. Именно отсюда ФИО попадает в печатные формы ПКО, РКО и кассовой книги.

Если в регистре ответственных лиц запись для кассира отсутствует, программа обычно подставляет главного бухгалтера или оставляет поле пустым — поведение зависит от формы документа. Кроме того, в самих документах поля подписантов могут быть заполнены вручную, и тогда ручное значение имеет приоритет над настройкой.

Третий источник — пользовательские настройки. Если кассовые документы создавались с указанием конкретного сотрудника в шапке, это значение могло сохраниться как значение по умолчанию для пользователя. Поэтому после смены ответственного лица стоит проверить и этот уровень.

Добавьте нового кассира в справочники

Если новый кассир ещё не заведён в базе, начните со справочников. Откройте раздел «Справочники → Сотрудники» и создайте карточку сотрудника, указав физическое лицо, организацию и дату приёма на работу. Если физическое лицо уже есть в базе (например, сотрудник работает по другой должности), создавайте новую запись сотрудника с привязкой к существующему физлицу, а не дублируйте его.

Проверьте, что у физического лица корректно заполнены ФИО и, при необходимости, данные документа, удостоверяющего личность. Эти сведения используются в печатных формах, и ошибка в инициалах отразится на каждом кассовом ордере.

Для кадрового учёта в 1С:Бухгалтерии приём на работу оформляется документом «Приём на работу» из раздела «Зарплата и кадры». Если зарплатный учёт в программе не ведётся, достаточно карточки сотрудника — на подстановку в кассовые документы это не влияет.

Назначьте нового кассира ответственным лицом

Это ключевой шаг. Откройте «Главное → Реквизиты организации» (или «Главное → Организации» и перейдите в карточку нужной организации). В карточке найдите ссылку «Ответственные лица» — она открывает регистр, где задаются директор, главбух, кассир и другие подписанты.

Создайте новую запись: укажите должность «Кассир» (или «Кассир (ответственный за кассу)» — формулировка зависит от релиза), выберите физическое лицо нового сотрудника и задайте дату, с которой запись действует. Дата важна: документы, созданные до неё, будут подписаны прежним кассиром, после — новым. Это правильное поведение, не пытайтесь переподписать старые документы задним числом без оснований.

Старую запись удалять не нужно — регистр периодический, и история подписантов должна сохраняться. Если старая запись была введена без даты или с ошибочной датой, исправьте именно её, а не добавляйте дубли.

1. 1
   Заведите нового сотрудника в справочнике «Сотрудники» при его отсутствии
2. 2
   Откройте «Главное → Реквизиты организации → Ответственные лица»
3. 3
   Создайте запись с должностью «Кассир», выберите физлицо и укажите дату начала действия
4. 4
   Сохраните запись и создайте тестовый ПКО
5. 5
   Распечатайте или выведите на экран печатную форму и проверьте ФИО кассира

Проверьте кассовые документы и печатные формы

После смены ответственного лица создайте тестовый приходный кассовый ордер («Банк и касса → Кассовые документы → Приходный кассовый ордер») и откройте его печатную форму. В полях «Бухгалтер» и подписи кассира должны стоять актуальные ФИО. Если подставились старые данные — проверьте дату документа: она должна быть не раньше даты начала действия новой записи в регистре.

Отдельно проверьте документы, созданные, но не проведённые до смены кассира. В них подписант мог зафиксироваться вручную или при создании. Откройте такие документы и при необходимости обновите поля подписантов — часто достаточно перезаполнить документ или очистить ручное значение, чтобы подтянулась настройка из регистра.

Не забудьте про кассовую книгу («Банк и касса → Кассовая книга»): сформируйте её за текущий день и убедитесь, что в итоговых строках указан новый кассир. Если организаций в базе несколько, повторите проверку для каждой — ответственные лица задаются по каждой организации отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма нового ПКО

Норма

В полях подписи указан новый кассир

Тревожный признак

Подставлен прежний сотрудник или поле пустое

Кассовая книга за текущий день

Норма

В итоговых строках новый кассир

Тревожный признак

ФИО старого кассира

Документы до даты смены

Норма

Подписан прежний кассир — это норма

Тревожный признак

Старые документы переподписаны новым кассиром задним числом

Что делать, если кассир указан вручную в документах

В некоторых базах подписанты в ПКО и РКО заполнялись вручную — например, когда ответственные лица в регистре не были настроены. В этом случае смена записи в регистре не изменит уже введённые значения. Откройте типовой документ и посмотрите, доступны ли поля подписантов для редактирования: если да, значения в них ручные.

Для массового исправления непроведённых документов удобно использовать групповое изменение реквизитов: «Администрирование → Поддержка и обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов». Выберите вид документов, отберите нужные по периоду и замените значение реквизита подписанта. Операцию выполняйте внимательно и только по отобранному списку — обработка изменяет данные напрямую.

Проведённые документы прошлых периодов трогать не следует: они отражают фактическую подпись на момент операции. Исправление подписанта задним числом без документального основания — нарушение, которое может вскрыться при сверке с бумажными оригиналами.

Особые случаи: эквайринг, подразделения и несколько касс

Если в организации несколько обособленных касс или кассовые операции ведутся по подразделениям, проверьте, не заведены ли отдельные настройки подписантов для них. В типовой конфигурации ответственные лица задаются на организацию в целом, но в доработанных решениях встречается привязка к подразделению — тогда менять нужно каждую запись.

Для операций по эквайрингу и безналичным поступлениям подпись кассира обычно не требуется, но если вы печатаете отчёты по розничным продажам или отчёты о розничных продажах с кассовыми формами, проверьте и их. Также убедитесь, что новый кассир имеет права доступа к кассовым документам: при работе под ограниченной ролью пользователь может не видеть раздел «Банк и касса».

Если замена временная (отпуск, больничный), всё равно создавайте запись в регистре с конкретной датой, а по возвращении основного кассира добавьте новую запись с датой его выхода. Так история подписей останется корректной, и кассовая книга за период подмены будет оформлена правильно.

Права доступа и передача остатков по кассе

Если новый кассир будет самостоятельно работать в 1С, проверьте его права. Пользователю нужен доступ к кассовым документам, кассовой книге и справочнику контрагентов. Настраивается это в «Администрирование → Пользователи и права» через профили групп доступа. Не давайте кассиру права администратора «для удобства» — это нарушает разделение полномочий.

При смене кассира в реальном учёте проводится инвентаризация кассы и оформляется акт передачи денежных средств. В программе отразите фактический остаток по кассе на момент передачи и сверьте его с данными учёта — расхождения нужно разрешить до того, как новый кассир начнёт проводить операции.

После передачи сформируйте кассовую книгу за день смены и убедитесь, что обороты и остаток сходятся с актом инвентаризации. Это защищает обе стороны: уходящего кассира от претензий по чужим операциям, а нового — от ответственности за старые расхождения.

Частые вопросы

Можно ли просто переименовать старого кассира в карточке сотрудника?

Нет. Изменение ФИО в существующей карточке физического лица приведёт к тому, что все документы прошлых периодов при перепечатке покажут нового человека, хотя фактически операции проводил другой сотрудник. Всегда создавайте новую карточку сотрудника и новую запись в регистре ответственных лиц.

Нужно ли менять кассира в онлайн-кассе (ККТ) отдельно?

Да. Данные кассира, которые печатаются на чеках, хранятся в фискальном регистраторе и в настройках подключённого оборудования, а не в регистре ответственных лиц. После смены кассира обновите ФИО в настройках ККТ — обычно через драйвер оборудования или личный кабинет ОФД, в зависимости от модели кассы.

Почему в новом ПКО всё равно подставляется старый кассир?

Чаще всего причина в дате документа: она раньше даты начала действия новой записи в регистре. Также проверьте, не заполнено ли поле подписанта вручную в самом документе, и убедитесь, что запись добавлена для той же организации, по которой создаётся ордер.

Как оформить временную замену кассира на время отпуска?

Создайте в регистре ответственных лиц запись с подменным сотрудником и датой начала замены. Когда основной кассир вернётся, добавьте новую запись с его фамилией и датой выхода на работу. Периодические записи автоматически обеспечат правильные подписи в документах каждого периода.

Что делать, если в базе несколько организаций?

Ответственные лица настраиваются для каждой организации отдельно. Откройте карточку каждой организации, где ведётся касса, и добавьте записи про нового кассира. Если кассир один на все организации, записи всё равно создаются в каждой карточке — общей настройки на всю базу нет.

Нужно ли перепроводить кассовые документы после смены кассира?

Нет. Подписант подставляется в печатную форму на основании даты документа и записи регистра, движения по регистрам учёта от смены кассира не зависят. Перепроведение требуется только если вы вручную исправляли реквизиты в конкретных документах и программа просит восстановить последовательность.