Как отправлять акты сверки из 1С

Акт сверки взаиморасчётов — один из самых массовых документов в работе бухгалтера: его регулярно запрашивают контрагенты, аудиторы и налоговые органы. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт формируется автоматически по данным учёта, и отправить его контрагенту можно несколькими способами: распечатать, сохранить в PDF и отправить по электронной почте либо передать через оператора ЭДО прямо из программы.

Выбор способа зависит от договорённостей с контрагентом и требований к юридической значимости. Скан подписанного акта по электронной почте подходит для оперативной сверки, но для доказательственной силы в спорах чаще требуется бумажный оригинал с подписями или документ, подписанный квалифицированной электронной подписью через ЭДО. Ниже разобраны все рабочие сценарии — от формирования акта до контроля его получения.

Как сформировать акт сверки в 1С перед отправкой

В «1С:Бухгалтерии 8» акт создаётся из раздела «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки»). Нажмите «Создать», укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — программа соберёт обороты по счетам расчётов (60, 62, 66, 67, 76) за выбранный период и выведет сальдо на начало и конец.

Перед отправкой обязательно сверьте сформированные данные с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту. Если в акте есть непроведённые документы, ошибки в датах или расхождения по договорам, контрагент вернёт акт с замечаниями, и процедуру придётся повторять. Полезно заранее решить, сверяете ли вы расчёты в целом по контрагенту или по конкретному договору — это влияет на отбор данных.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте обороты и сальдо по счетам расчётов
4. 4
   Сверьте итог с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту
5. 5
   Проведите документ и перейдите к печати или отправке

Отправка акта по электронной почте из 1С

Самый распространённый способ — отправить акт вложением в письмо. В форме документа нажмите кнопку «Отправить» (или «Ещё» → «Отправить») и выберите «По электронной почте». 1С предложит выбрать формат вложения: PDF, MXL, Excel или Word. Для актов сверки оптимален PDF — он сохраняет внешний вид документа и не редактируется получателем.

Чтобы отправка работала, в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты: «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка электронной почты» (в ряде конфигураций — «Обмен электронными письмами»). Укажите адрес корпоративного ящика, серверы входящей и исходящей почты. Для популярных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Gmail) 1С подставляет настройки автоматически, но может потребоваться пароль приложения вместо обычного пароля от ящика.

Адрес получателя программа подставит из карточки контрагента, если там заполнено поле «E-mail». Проверьте адрес перед отправкой: акты содержат финансовую информацию, и отправка не тому получателю — это утечка коммерческих данных. В тему письма имеет смысл включить номер и дату акта, чтобы контрагент мог быстро найти документ.

Отправка акта сверки через 1С-ЭДО

Если у вашей организации и контрагента настроен обмен электронными документами, акт можно отправить напрямую через 1С-ЭДО, не покидая программу. Для этого в форме акта нажмите «ЭДО» → «Отправить» либо используйте команду «Отправить по ЭДО» из списка документов. Документ уйдёт оператору, будет подписан вашей электронной подписью и доставлен контрагенту.

Для работы потребуется действующий сертификат квалифицированной электронной подписи, подключённый сервис 1С-ЭДО и приглашение контрагента к обмену (роуминг между операторами также поддерживается). Статус доставки виден в самом документе: «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом». Это избавляет от звонков с уточнением, дошло ли письмо.

Юридическая значимость электронного акта зависит от типа подписи. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон, приравнивается к бумажному оригиналу. Если контрагент подписал акт только со своей стороны простой подписью или не подписал вовсе, доказательственная сила документа в споре будет ограничена.

Сравнение способов отправки

Бумажный акт

Максимальная доказательственная сила при подписях обеих сторон. Медленно: печать, почта или курьер, ожидание возврата подписанного экземпляра.

PDF по электронной почте

Быстро и бесплатно, подходит для оперативной сверки. Ограничение: скан без живых подписей имеет ограниченную силу в суде.

1С-ЭДО с квалифицированной подписью

Быстро и юридически равнозначно бумаге. Требует настройки ЭДО, сертификата подписи и готовности контрагента к обмену.

Печать и передача бумажного акта

Для печати в форме акта нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов по документам и итоговое сальдо с расшифровкой задолженности. Печатайте акт в двух экземплярах: один остаётся вам, второй передаётся контрагенту — после подписания он возвращает один экземпляр обратно.

Проверьте, что в печатной форме указаны действующие реквизиты организации, подписанты (обычно руководитель и главный бухгалтер) и при необходимости выведена печать. Если ваша организация отказалась от круглой печати, убедитесь, что в форме нет устаревшего места для неё — это настраивается в макете или параметрах печати.

Массовая отправка актов нескольким контрагентам

Когда акты нужно разослать десяткам контрагентов — например, по итогам квартала или перед годовой инвентаризацией расчётов, — формировать каждый вручную нерационально. В типовых конфигурациях список актов позволяет выделить несколько документов и выполнить групповую печать или отправку. В ряде конфигураций и отраслевых решений есть специальные обработки рассылки актов по списку контрагентов.

Если типовых средств недостаточно, задачу решают внешние обработки массовой рассылки: они формируют акты по списку контрагентов за период, сохраняют каждый в PDF и отправляют на адреса из карточек контрагентов. Такие обработки подключаются через «Дополнительные отчеты и обработки» и не требуют снятия конфигурации с поддержки, если механизм расширений включён.

При массовой рассылке особенно важна проверка адресов: один устаревший e-mail в карточке контрагента означает, что акт не дойдёт, а вы об этом не узнаете. Перед рассылкой выгрузите список контрагентов с пустыми или сомнительными адресами и актуализируйте их.

Как проверить, что акт дошёл и принят

Отправка акта — только половина задачи: сверка считается завершённой, когда контрагент подписал документ или официально сообщил о расхождениях. При отправке по электронной почте запросите у получателя подтверждение получения и установите для себя контрольный срок — например, неделю на возврат подписанного экземпляра.

При обмене через 1С-ЭДО контроль проще: статусы «Доставлен» и «Подписан» отображаются в журнале обмена и в самом документе. Если контрагент долго не подписывает акт, видно, на чьей стороне завис документ, и можно напомнить конкретному ответственному лицу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в 1С-ЭДО

Норма

«Доставлен» или «Подписан контрагентом»

Тревожный признак

«Ожидает отправки», ошибка подписи, отклонён получателем

Ответ контрагента при отправке почтой

Норма

Подтверждение получения и подписанный скан в ответном письме

Тревожный признак

Ответа нет дольше согласованного срока

Данные в подписанном акте

Норма

Сальдо и обороты совпадают с вашей версией

Тревожный признак

Акт подписан «с расхождениями» — требуется разбор разницы

Частые вопросы об отправке актов сверки из 1С

Можно ли отправить акт сверки из 1С:Управление торговлей или ERP?

Да. В этих конфигурациях документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе расчётов с партнёрами. Механика та же: документ заполняется по данным взаиморасчётов, далее доступны печать, отправка по электронной почте и ЭДО. Отличия касаются только расположения команд и состава печатных форм.

Почему кнопка «Отправить по электронной почте» неактивна или выдаёт ошибку?

Чаще всего не настроена учётная запись почты в разделе «Администрирование» либо у пользователя нет прав на отправку писем. Также проверьте, что у контрагента заполнен e-mail в карточке, а для сервисов с двухфакторной аутентификацией используется пароль приложения, а не основной пароль ящика.

Имеет ли акт сверки, отправленный по e-mail, юридическую силу?

Скан подписанного акта, отправленный по электронной почте, сам по себе не равен оригиналу. Суды оценивают такие документы в совокупности с перепиской, договором и первичными документами. Для полноценной юридической значимости используйте бумажный оригинал с подписями или ЭДО с квалифицированной электронной подписью обеих сторон.

Как отправить акт сверки по нескольким договорам одного контрагента?

Заполните акт без отбора по договору — тогда в таблицу попадут обороты по всем договорам контрагента, и сальдо будет сведено в целом. Если требуется детализация, в настройках заполнения или печатной формы включите группировку по договорам, чтобы контрагент видел расшифровку по каждому из них.

Что делать, если контрагент прислал акт со своими данными, а они не совпадают с моими?

Сформируйте свой акт за тот же период и сравните документы построчно. Типичные причины расхождений: разные даты отражения оплаты, непроведённые документы у одной из сторон, различия в валюте или курсе пересчёта. Расхождения фиксируют в акте или сопроводительном письме и разбирают по каждому документу отдельно.

Можно ли настроить автоматическую рассылку актов по расписанию?

В типовых конфигурациях штатной автоматической рассылки актов сверки по расписанию обычно нет — она реализуется внешними обработками или доработкой через регламентные задания. Такая доработка требует участия специалиста по 1С и тестирования, чтобы исключить отправку актов с неверными данными или по неправильным адресам.