Как заполнить транспортную накладную в 1С

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и нужна перевозчику для обоснования расходов, а грузоотправителю — для учёта затрат на доставку. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) документ можно сформировать на основании реализации или перемещения, либо создать вручную. Порядок заполнения регулируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом и формой, утверждённой постановлением Правительства № 2116.

Ошибки в накладной приводят к отказу в вычете расходов на перевозку, спорам с перевозчиком о моменте передачи груза и проблемам при претензионной работе. Поэтому заполнять документ нужно до отгрузки, сверяя данные с договором перевозки и товарной накладной (ТОРГ-12 или УПД), а не «по памяти» после факта доставки.

Ниже разобран практический порядок работы: где в 1С находится документ, какие поля обязательны, как заполнить сведения о грузе, сторонах и транспорте, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С находится транспортная накладная и когда она нужна

В конфигурациях «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документ обычно доступен в разделе «Продажи» или «Склад и доставка» — «Транспортные накладные». В «1С:Бухгалтерии» транспортная накладная чаще формируется как печатная форма из документа «Реализация (акты, накладные)» либо ведётся во внешнем учёте, поскольку типовая бухгалтерская конфигурация ориентирована на счета-фактуры и УПД.

Накладная обязательна, когда перевозку выполняет сторонний перевозчик или собственный транспорт компании по договору перевозки. Если покупатель самовывозом забирает товар своим транспортом, транспортная накладная обычно не оформляется — достаточно товарной накладной и доверенности представителя покупателя.

Документ составляется в трёх экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. В 1С печатная форма формируется один раз, а нужное количество копий задаётся при печати.

Подготовка: какие данные собрать до заполнения

До создания документа проверьте, что в справочниках 1С корректно заполнены контрагенты: грузоотправитель (ваша организация или поставщик), перевозчик и грузополучатель. У каждого должны быть указаны ИНН, КПП, юридический и фактический адреса — эти данные подтягиваются в накладную автоматически, и ошибка в карточке контрагента попадёт в печатную форму.

Также понадобятся: номер и дата договора перевозки (или заявки на перевозку), марка и государственный номер автомобиля, ФИО и данные водительского удостоверения водителя, характеристики груза — наименование, количество мест, масса брутто, способ упаковки. Если груз опасный или требует особых условий (температурный режим), это отражается в накладных записях.

Создание документа на основании отгрузки

Самый надёжный способ — ввести транспортную накладную на основании документа «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров». Тогда номенклатура, количество и грузополучатель подставятся автоматически, а риск расхождения между товарной и транспортной накладной будет минимальным.

1. 1
   Откройте документ отгрузки (реализацию или перемещение) и нажмите «Создать на основании» — «Транспортная накладная»
2. 2
   Проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки
3. 3
   Укажите перевозчика, водителя и транспортное средство
4. 4
   Заполните сведения о грузе: количество мест, массу, тип упаковки
5. 5
   Внесите стоимость перевозки и условия оплаты, если они фиксируются в накладной
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму

Если кнопки создания на основании нет, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в некоторых конфигурациях раздел доставки включается через «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Склад и доставка». Без включённой опции документ может быть недоступен.

Заполнение разделов накладной

Сведения о сторонах и пунктах перевозки

В полях «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» выберите контрагентов из справочника — программа подставит наименование, адрес, ИНН и КПП. Адреса погрузки и выгрузки указывайте фактические, а не юридические: именно по ним перевозчик исполняет рейс, и именно они проверяются при спорах о срыве сроков доставки.

Если погрузка идёт со склада, адрес которого отличается от адреса организации, введите его вручную или настройте адреса доставки в карточке склада. Дату и время подачи автомобиля под погрузку фиксируйте по факту — от этой отметки считается простой транспорта.

Сведения о грузе

Наименование груза должно позволять его идентифицировать: недостаточно написать «товар» или «груз». Укажите вид продукции, количество грузовых мест, тип упаковки (коробки, паллеты, бочки) и массу брутто. Масса должна совпадать с данными товарной накладной и, при необходимости, с результатами взвешивания.

Заявленная стоимость груза заполняется, когда стороны договорились об объявленной ценности — от неё зависит ответственность перевозчика при утрате. Если стоимость не объявляется, поле оставляют пустым или ставят прочерк в соответствии с условиями договора.

Транспорт, водитель и стоимость

Укажите тип и марку автомобиля, регистрационный знак, данные водителя: ФИО, серию и номер водительского удостоверения, телефон. Если перевозка выполняется с прицепом, его номер также вносится. Эти сведения критичны при претензиях: по ним идентифицируется конкретный рейс.

В разделе стоимости укажите провозную плату, порядок расчёта (за рейс, за тонну, за километр) и форму оплаты. Проверьте, чтобы сумма совпадала с договором, заявкой или счётом перевозчика — расхождение станет основанием для вопросов при сверке расчётов.

Печать, подписание и хранение

После проведения документа сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» — «Транспортная накладная». Проверьте предпросмотр: все разделы должны быть заполнены, без пустых строк в обязательных полях и без обрезанных наименований. Напечатайте три экземпляра.

Накладную подписывают грузоотправитель и водитель при приёмке груза к перевозке; при сдаче груза отметки делает грузополучатель. Подписи и печати (при их использовании) ставятся на бумажном документе — электронная подпись в 1С для этой формы в общем случае не применяется, если стороны не перешли на электронный документооборот перевозок.

Сроки хранения транспортных накладных определяются правилами архивного учёта и налоговыми требованиями к подтверждению расходов — ориентируйтесь на общий порядок хранения первичных документов, принятый в вашей организации.

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения сверьте накладную с тремя источниками: документом отгрузки (совпадение номенклатуры и количества), договором перевозки (совпадение стоимости и условий) и карточками контрагентов (актуальность реквизитов). Такая тройная сверка занимает несколько минут и отсекает большинство претензий.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номенклатура и количество мест

Норма

Совпадают с реализацией и фактической отгрузкой

Тревожный признак

Расхождение хотя бы по одной позиции или по массе

Адреса погрузки и выгрузки

Норма

Указаны фактические адреса складов

Тревожный признак

Стоят юридические адреса организаций

Данные перевозчика и водителя

Норма

Заполнены полностью, включая номер автомобиля

Тревожный признак

Пустые поля или данные другого рейса

Стоимость перевозки

Норма

Совпадает с договором или заявкой

Тревожный признак

Сумма отличается от согласованной

FAQ: частые вопросы о транспортной накладной в 1С

Чем транспортная накладная отличается от товарной (ТОРГ-12)?

Товарная накладная подтверждает передачу товара и переход права собственности, транспортная — факт и условия перевозки. При доставке сторонним перевозчиком обычно оформляются оба документа: ТОРГ-12 или УПД для учёта товара и транспортная накладная для учёта расходов на доставку.

Можно ли заполнить накладную в 1С:Бухгалтерии?

В типовой бухгалтерской конфигурации полноценного документа «Транспортная накладная» может не быть — чаще доступна печатная форма из реализации. Если формы нет, накладную ведут вне 1С по утверждённому бланку, а в программе отражают только расходы на перевозку документом «Поступление услуг».

Что делать, если данные в накладной изменились после подписания?

Исправления в подписанном бумажном документе вносятся по правилам первичных документов: неверная запись зачёркивается, вносится верная, исправление заверяется подписями сторон. В 1С исправьте данные в документе и перепечатайте форму, но новый экземпляр должны заново подписать все стороны.

Обязательно ли указывать стоимость перевозки в накладной?

Раздел о провозной плате заполняется, когда стороны фиксируют стоимость в самой накладной. Если цена определена договором или заявкой и оплачивается по счёту, в накладной допустимо сослаться на договор — уточните порядок в своём договоре перевозки.

Кто должен подписывать накладную со стороны грузоотправителя?

Уполномоченный сотрудник, ответственный за отгрузку: кладовщик, менеджер по логистике или иное лицо с доверенностью. Подпись подтверждает, что груз передан перевозчику в указанном количестве и состоянии, поэтому подписывать накладную должен тот, кто фактически контролировал отгрузку.