Документы и Печать · 10 мин
Как отправить акт сверки из 1С через СБИС
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С и отправить контрагенту через СБИС: настройка обмена, подписание ЭЦП, контроль статусов и исправление ошибок.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который бухгалтерия направляет контрагенту, чтобы подтвердить состояние задолженности на определенную дату. Пересылка через СБИС заменяет бумажный обмен: документ уходит контрагенту в электронном виде, подписывается с двух сторон, а его статус виден прямо в 1С. Это ускоряет сверку и снимает вопрос «доехало ли письмо».
Отправка возможна из типовых конфигураций 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) при наличии подключенного обмена с СБИС. Работает это через встроенный механизм электронного документооборота (ЭДО) либо через внешнюю обработку/плагин СБИС, который устанавливается в базу. Дальше разберем оба пути, условия, при которых отправка пройдет успешно, и типичные ошибки.
Что понадобится перед отправкой
До первой отправки проверьте четыре условия. Во-первых, у вашей организации должен быть действующий аккаунт в СБИС с подключенной лицензией на электронный документооборот. Во-вторых, понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или уполномоченное лицо — без нее акт не будет иметь юридической силы и СБИС отклонит подписание.
В-третьих, в 1С должен быть настроен обмен с СБИС: либо штатная интеграция через настройки ЭДО, либо установленный плагин «СБИС» для вашей конфигурации. В-четвертых, контрагент должен быть идентифицирован — карточка контрагента в 1С должна содержать корректные ИНН и КПП, по которым СБИС найдет его в своей системе.
Проверьте в личном кабинете СБИС раздел тарифов и подключенных услуг
Откройте настройки электронной подписи в 1С и проверьте срок действия сертификата
Сверьте реквизиты с договором или выпиской из ЕГРЮЛ
Выполните тест соединения в настройках обмена
Как сформировать акт сверки в 1С
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и выберите «Акты сверки расчетов» (в некоторых версиях — «Сверка взаиморасчетов»). Создайте новый документ: укажите организацию, контрагента, договор (если сверка ведется по конкретному договору) и период сверки. После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — программа подтянет обороты по счетам расчетов за выбранный период.
Проверьте табличную часть до отправки: суммы по дебету и кредиту должны сойтись с данными учета, а итоговое сальдо — отражать реальное состояние расчетов. Если в учете есть непроведенные или помеченные на удаление документы по этому контрагенту, акт сформируется с искажениями. Сначала восстановите последовательность и проведите документы, потом перезаполните акт.
Отправка через штатный ЭДО 1С
Если в вашей конфигурации настроен обмен с СБИС как оператором ЭДО, порядок действий такой. Откройте созданный акт сверки, в командной панели найдите кнопку «ЭДО» или пункт «Отправить через СБИС» (название зависит от версии конфигурации и установленного плагина). Программа сформирует электронный документ и предложит подписать его.
Выберите сертификат подписи, введите пароль (пин-код токена, если подпись на носителе) и подтвердите отправку. После этого документ попадает в очередь исходящих, а СБИС доставляет его контрагенту. Статус обмена отображается в журнале электронных документов: «Подготовлен», «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом».
- 1Создайте и заполните акт сверки взаиморасчетов, проверьте итоговое сальдо
- 2Нажмите «ЭДО» → «Отправить» (или «Отправить через СБИС»)
- 3Выберите сертификат электронной подписи и подпишите документ
- 4Дождитесь статуса «Отправлен» в журнале электронных документов
- 5Проверьте, что контрагент получил документ — статус «Доставлен»
- 6Дождитесь встречной подписи контрагента — статус «Завершен»
Отправка через плагин СБИС
В конфигурациях без полноценного ЭДО (старые версии, самописные решения) используется внешняя обработка СБИС. Она добавляет в 1С собственную панель обмена: из списка документов или из карточки акта вызывается команда отправки, обработка формирует файл в формате СБИС и передает его на сервер оператора.
Принципиальное отличие — документы могут уходить как формализованные (по утвержденному формату) или как неформализованные (скан/печатная форма в PDF с подписью). Акт сверки чаще всего отправляют именно как неформализованный документ: печатная форма акта подписывается электронной подписью и уходит контрагенту. Это допустимо, но заранее уточните у контрагента, какой вид документа он готов принять и подписать.
Два способа отправки
Подходит для актуальных типовых конфигураций: статусы видны в журнале ЭДО, обмен идет автоматически. Ограничение — требуется корректная настройка обмена с оператором.
Подходит для старых и нетиповых конфигураций, работает там, где ЭДО недоступен. Ограничение — часть действий выполняется вручную, статусы смотрятся в самом плагине или веб-версии СБИС.
Подписание и контроль статусов
Подписание — обязательный этап: неподписанный акт не имеет юридической силы и не будет принят контрагентом как основание для сверки. Если подпись хранится на токене (Рутокен, eToken), убедитесь, что носитель подключен до нажатия кнопки отправки, а драйверы криптопровайдера работают. При облачной подписи СБИС подтверждение придет на привязанный телефон.
После отправки контролируйте жизненный цикл документа. «Доставлен» означает, что документ попал в личный кабинет контрагента, но он его еще не подписал. «Завершен» (или «Подписан обеими сторонами») — сверка состоялась. Если контрагент отклонил документ, СБИС передаст причину отказа: обычно это расхождение сумм или просьба изменить период сверки.
Как проверить результат отправки
«Отправлен» → «Доставлен» → «Завершен»
Завис на «Подготовлен» или появилась ошибка транспорта
Отображаются две подписи: ваша и контрагента
Только ваша подпись — контрагент документ не утвердил
Документ подписан или получен запрос на уточнение
Документ отклонен или неделями висит без движения — свяжитесь с контрагентом напрямую
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — СБИС не находит контрагента по ИНН/КПП. Проверьте карточку контрагента в 1С: опечатка в одной цифре ИНН или устаревший КПП после реорганизации блокируют доставку. Вторая распространенная ситуация — истекший сертификат подписи: обмен ругается на этапе подписания. Сертификат нужно перевыпустить в удостоверяющем центре и обновить в настройках.
Третья группа ошибок — транспортные: «нет связи с сервером», «ошибка авторизации». Обычно это устаревший логин/пароль СБИС в настройках обмена, смена пароля в личном кабинете без обновления в 1С или блокировка со стороны антивируса/прокси. Проверьте вход в веб-версию СБИС с теми же учетными данными — если там вход не проходит, проблема в учетной записи, а не в 1С.
Если контрагент не работает в СБИС
Доставка через СБИС возможна и контрагентам, у которых нет платной лицензии: входящие документы они могут просматривать и подписывать в бесплатном режиме личного кабинета. Если контрагент работает через другого оператора ЭДО (Диадок, Такском и др.), отправка пройдет по роумингу между операторами — но роуминг должен быть настроен, и не все операторы поддерживают обмен неформализованными документами.
Если контрагент принципиально не работает с ЭДО, остается классический вариант: распечатать акт из 1С, подписать и отправить почтой или передать с курьером. В этом случае электронная отправка через СБИС используется разве что как дублирующий канал для оперативного ознакомления.
Как выбрать способ отправки
Частые вопросы
Можно ли отправить акт сверки без электронной подписи?
Технически СБИС позволяет передать файл без подписи, но такой документ не имеет юридической силы и не подтверждает сверку. Для официальной сверки взаиморасчетов акт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Что делать, если контрагент отклонил акт сверки?
Посмотрите комментарий к отклонению — обычно там указана причина: расхождение сумм, неверный период или договор. Сверьте данные учета, исправьте акт или сформируйте новый с корректными данными и отправьте повторно. Отклоненный документ редактировать и пересылать нельзя — только создавать новый.
Как отправить акт сверки сразу нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях можно выделить несколько актов в списке документов и выполнить групповую отправку через ЭДО или плагин СБИС. Каждый документ подписывается и уходит отдельно, но операция выполняется за один сеанс подписания, если сертификат допускает подписание пакета.
Акт отправлен, но статус долго «Доставлен» — это нормально?
Да, это означает, что документ лежит во входящих контрагента и ждет его подписи. СБИС не может форсировать подписание второй стороной. Если ожидание затянулось, свяжитесь с бухгалтерией контрагента напрямую и напомните о необходимости подписать документ.
Нужно ли хранить электронный акт сверки отдельно?
Электронный документ с подписями обеих сторон хранится в архиве СБИС и в базе 1С. Для целей налогового и бухгалтерского учета рекомендуется обеспечить сохранность электронных документов вместе с подписями в течение установленных сроков хранения — проверьте, что архив доступен и выгружается при необходимости.
Что важно запомнить
Отправка акта сверки из 1С через СБИС сводится к четырем шагам: корректно сформировать акт, проверить сальдо, подписать действующей электронной подписью и отправить через ЭДО или плагин. Успех зависит от точных реквизитов контрагента, рабочего сертификата и настроенного обмена; результат подтверждается статусом «Завершен» с подписями обеих сторон.