Как напечатать расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) — первичный документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: подотчёт сотруднику, выплата зарплаты, возврат покупателю, сдача выручки на расчётный счёт. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) печать ордера занимает меньше минуты, если документ заполнен корректно.

Основной сценарий одинаков во всех конфигурациях: создать документ «Расходный кассовый ордер», заполнить обязательные реквизиты, провести его и вывести печатную форму КО-2. Отличия касаются расположения документа в меню, набора видов операций и состава реквизитов. Ниже разобраны оба варианта — для 1С:Бухгалтерии и для торговых конфигураций.

Важный момент: печатная форма КО-2 формируется по данным документа автоматически, поэтому ошибки в реквизитах (не тот получатель, неверное основание, пропущенные «Приложение» или подписи) попадут в бумажный ордер. Перед печатью документ стоит проверить — особенно если он создавался копированием или загружался из банка.

Где находится расходный кассовый ордер в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В журнале по кнопке «Создать» выбирается «Расходный кассовый ордер». Альтернативный путь — «Банк и касса» → «Расходные кассовые ордера», если такой пункт включён в настройках панели навигации раздела.

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» кассовые документы находятся в разделе «Казначейство» (в старых релизах — «Финансы») → «Кассовые ордера» или «Расходные кассовые ордера». В ERP путь аналогичен: «Казначейство» → «Кассовые ордера» с выбором типа документа при создании.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте функциональность: в Бухгалтерии — «Главное» → «Функциональность», закладка «Банк и касса»; в торговых конфигурациях — «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты». Отключённая опция «Кассовые документы» скрывает и журнал, и возможность печати.

Создание и заполнение документа в 1С:Бухгалтерии

Нажмите «Создать» в журнале «Кассовые документы» и выберите вид операции — от него зависит набор полей. Основные виды: «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Выплата заработной платы работнику», «Взнос наличными в банк», «Возврат денежных средств покупателю», «Прочий расход». Для нестандартных операций используйте «Прочий расход» и укажите счёт дебета вручную.

Обязательные реквизиты: дата, сумма, получатель (сотрудник, контрагент или банк в зависимости от вида операции), основание. Поле «Основание» в типовой форме КО-2 не выводится отдельной строкой — его текст подставляется в назначение платежа и в строку «Основание» ордера, поэтому формулируйте его понятно: «Выдача под отчёт на хозяйственные нужды по заявлению от 12.03».

Проверьте поля «Выдать» (ФИО получателя полностью) и «По документу» (реквизиты удостоверения личности). В типовой 1С:Бухгалтерии эти поля заполняются на закладке «Печать» или в дополнительных реквизитах документа — состав зависит от релиза. Если оставить их пустыми, в распечатанном ордере строки окажутся незаполненными, и кассир впишет данные от руки, что допустимо, но нежелательно.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции и заполните сумму, получателя, основание
3. 3
   Заполните поля «Выдать» и «По документу» для печатной формы
4. 4
   Проведите документ кнопкой «Провести»
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)»
6. 6
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер

Печать РКО в 1С:Управление торговлей и ERP

В Управлении торговлей 11 откройте «Казначейство» → «Кассовые ордера», создайте документ с типом «Расходный кассовый ордер». Здесь хозяйственная операция выбирается из списка: выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, возврат клиенту, инкассация в банк и другие. От выбранной операции зависит, какие поля станут обязательными и какие проводки сформируются.

Реквизиты для печати — «Выдать», «Основание», «Приложение» — находятся на закладке «Дополнительно» или в основной форме в зависимости от операции. Поле «Приложение» предназначено для перечня прилагаемых документов (заявление, доверенность, квитанция), и его часто забывают заполнить, хотя по правилам ведения кассовых операций приложения должны быть указаны.

После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Расходный кассовый ордер». Если в списке печатных форм несколько вариантов, выбирайте форму КО-2 — это унифицированная форма, утверждённая постановлением Госкомстата № 88, применение которой не обязательно, но она остаётся привычным стандартом для большинства организаций.

Сравнение вариантов печати

Типовая форма КО-2

Подходит большинству организаций, не требует настройки. Ограничение: нельзя изменить состав полей без доработки конфигурации.

Печать из внешней печатной формы

Подходит, если нужен изменённый макет (логотип, дополнительные строки). Подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Требует готового файла внешней печатной формы.

Собственная форма ордера

Организация вправе разработать свой бланк первичного документа. Требует доработки конфигурации или внешней обработки и утверждения формы в учётной политике.

Проверка печатной формы перед выводом на принтер

Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля: номер и дата документа, сумма цифрами и прописью, ФИО получателя, основание, подписи руководителя и главного бухгалтера. Сумма прописью формируется автоматически — если она отсутствует или обрезана, проверьте, не превышает ли сумма разумные пределы и корректно ли заполнено поле суммы.

Подписи руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из данных организации и справочника ответственных лиц. Если в ордере пустые строки подписей, проверьте «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (в Бухгалтерии) или регистр ответственных лиц в торговых конфигурациях. Учитывайте, что подписи действуют на дату документа, поэтому при печати ордера задним числом подставятся лица, действовавшие на ту дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата ордера

Норма

Номер соответствует сквозной нумерации, дата — дню фактической выдачи денег

Тревожный признак

Пропуски в нумерации, дата не совпадает с датой операции

Сумма прописью

Норма

Сумма написана полностью с заглавной буквы, копейки указаны цифрами

Тревожный признак

Строка пустая, обрезана или не совпадает с цифровой суммой

Получатель и документ

Норма

Заполнены «Выдать» и «По документу», ФИО совпадает с паспортом получателя

Тревожный признак

Пустые строки или данные другого сотрудника

Подписи

Норма

Расшифровки руководителя и главбуха соответствуют приказу о подписантах

Тревожный признак

Пусто или указаны лица, не имеющие права подписи

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — кнопка «Печать» неактивна или печатной формы нет в списке. Причина почти всегда в том, что документ не проведён или не записан: сначала нажмите «Провести», затем «Печать». Вторая причина — ограничение прав: пользователю не назначена роль, дающая доступ к кассовым документам. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки профиля доступа.

Если ордер печатается с неверными данными организации (старый адрес, прежний руководитель), исправляйте не макет, а источник данных: реквизиты организации и регистр ответственных лиц. Ручная правка макета — крайняя мера, требующая снятия конфигурации с поддержки или подключения внешней печатной формы.

Групповая печать и дополнительные возможности

Если нужно напечатать несколько ордеров за период, откройте журнал «Кассовые документы», выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» в командной панели журнала — система сформирует печатные формы для всех выбранных документов в одном окне. Это удобно при подготовке кассовой книги за день.

Для подключения изменённого макета без доработки конфигурации используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Туда загружается файл внешней печатной формы, после чего она появляется в меню «Печать» документа. В облачных сервисах 1С загрузка внешних обработок может быть ограничена настройками безопасности сервиса.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли напечатать РКО без проведения документа?

Нет, типовая печатная форма доступна только для записанного и проведённого документа. Если нужно показать черновик, сделайте скриншот формы документа, но официальным документом он не является.

Почему в ордере пустая строка «По документу»?

Поле заполняется из реквизитов печати документа, а не из карточки сотрудника автоматически. Откройте документ, найдите поля «Выдать» и «По документу» (в Бухгалтерии — закладка «Печать»), внесите паспортные данные получателя, перепроведите и напечатайте заново.

Как изменить главного бухгалтера в печатной форме?

Подписи берутся из ответственных лиц организации на дату документа. Откройте карточку организации, перейдите к подписям или ответственным лицам, добавьте новую запись с нужной даты. В уже напечатанных ордерах за прошлые даты подставится тот, кто действовал на ту дату.

Можно ли напечатать РКО в 1С:Зарплата и управление персоналом?

В ЗУП нет полноценного кассового учёта, но для выплаты зарплаты через кассу используется документ «Ведомость в кассу», на основании которого в бухгалтерской программе формируется РКО. Прямая печать формы КО-2 из ЗУП в типовой поставке не предусмотрена.

Что делать, если сумма прописью обрезается в печатной форме?

Проверьте, что сумма документа введена корректно и не содержит лишних символов. Если сумма очень большая и не помещается в макет, используйте внешнюю печатную форму с расширенной строкой — это задача для специалиста по 1С, типовой макет менять не стоит.

Обязательно ли использовать именно форму КО-2?

Нет, с 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить собственный бланк, содержащий обязательные реквизиты первичного документа. На практике большинство продолжает использовать КО-2, поскольку она встроена в 1С и знакома проверяющим.