Как сохранить макет в PDF в 1С

Сохранение макета или печатной формы в PDF — одна из самых частых операций в 1С: документы отправляют контрагентам, прикладывают к электронным письмам, хранят в архиве. В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 для этого есть два пути: стандартная команда сохранения табличного документа и встроенные кнопки печати в формах документов. Оба способа не требуют установки виртуальных PDF-принтеров и дополнительных программ.

Под «макетом» пользователи обычно понимают сформированную печатную форму — табличный документ, который 1С строит по шаблону: счёт на оплату, ТОРГ-12, акт, доверенность, прайс-лист. Именно этот готовый табличный документ и преобразуется в PDF. Сам шаблон макета из конфигуратора в PDF не сохраняется — это важное различие, о котором пойдёт речь ниже.

Платформа поддерживает прямое сохранение в формат PDF без сторонних утилит, начиная с версии 8.3. В более ранних версиях приходилось использовать виртуальные принтеры вроде PDFCreator или сохранять в Excel с последующей конвертацией. Если у вас современный релиз, все действия выполняются штатным меню.

Что именно сохраняется в PDF из 1С

В 1С существует два разных объекта, которые путают. Первый — макет как объект конфигурации: шаблон с областями, параметрами и оформлением, который хранится внутри базы и редактируется в конфигураторе. Второй — табличный документ: результат заполнения макета реальными данными, то есть готовая печатная форма на экране.

В PDF сохраняется именно табличный документ — то, что вы видите в окне предварительного просмотра. Шаблон макета из конфигуратора напрямую в PDF не выгружается: чтобы получить его «пустой» вид, нужно сформировать печатную форму без заполнения параметров или с тестовыми данными, а затем сохранить её обычным способом.

Сохранение через меню «Файл — Сохранить как»

Универсальный способ, работающий в любой конфигурации: сначала сформируйте печатную форму. Для этого откройте документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — на экране появится окно предварительного просмотра с табличным документом.

Далее откройте главное меню (кнопка с тремя полосками или логотипом 1С в левом верхнем углу), выберите «Файл» → «Сохранить как». В диалоге укажите имя файла, а в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)». Нажмите «Сохранить» — файл появится в выбранной папке.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную печатную форму
2. 2
   Убедитесь, что в окне предварительного просмотра форма выглядит корректно
3. 3
   Откройте главное меню → «Файл» → «Сохранить как»
4. 4
   В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
5. 5
   Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить»
6. 6
   Откройте полученный PDF и проверьте содержимое

Если печатная форма состоит из нескольких страниц, в PDF попадут все страницы табличного документа с сохранением разрывов страниц. Ориентация и масштаб берутся из настроек страницы, заданных в макете или в диалоге «Параметры страницы».

Сохранение через кнопки печати в типовых конфигурациях

В типовых решениях — «1С:Бухгалтерия», «Управление торговлей», «ERP», «Зарплата и управление персоналом» — сохранение часто доступно прямо из формы документа, без открытия предварительного просмотра. В меню «Печать» или «Ещё» может присутствовать команда «Сохранить в PDF» либо общий механизм отправки печатных форм, где PDF формируется автоматически.

Во многих типовых формах печати есть кнопка «Отправить по электронной почте»: при её использовании 1С формирует PDF-вложение автоматически. Это удобно, когда файл нужен именно для отправки контрагенту — промежуточное сохранение на диск не требуется.

Если нужно сохранить сразу несколько печатных форм (например, счёт, накладную и счёт-фактуру одним комплектом), используйте групповую печать из списка документов: выделите строки, нажмите «Печать», выберите комплект — затем сохраните итоговый табличный документ в PDF тем же способом «Файл → Сохранить как».

Настройки, влияющие на итоговый PDF

Качество и состав PDF определяются настройками страницы табличного документа ещё до сохранения. Проверьте их заранее, чтобы не получить обрезанные колонки или лишние страницы.

• Ориентация и размер бумаги. Задаются в «Параметры страницы» (меню «Файл» при активном табличном документе) или жёстко прописаны в макете. Широкие таблицы лучше выводить в альбомной ориентации.
• Масштаб и «Автомасштаб». Если таблица не помещается по ширине, включите автомасштаб или уменьшите масштаб вручную — иначе часть колонок уйдёт на отдельные листы.
• Поля страницы. Слишком большие поля сокращают полезную область; слишком маленькие могут привести к обрезке при последующей печати PDF на принтере.
• Колонтитулы. Если в макете заданы колонтитулы с номерами страниц, они попадут в PDF — проверьте их вид в предварительном просмотре.

Шрифты при сохранении в PDF встраиваются платформой, поэтому на компьютере получателя документ откроется в том же виде, даже если у него не установлены использованные шрифты. Это одно из преимуществ PDF перед сохранением в Excel.

Программное сохранение макета в PDF

Разработчику или внедренцу табличный документ сохраняется в PDF методом Записать с указанием типа файла. Это используется в обработках рассылки, при автоматическом формировании комплектов документов и в регламентных заданиях.

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
// ... заполнение табличного документа из макета ...
ТабДок.Записать("C:\Документы\Счет_123.pdf", ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

При программной записи действуют те же свойства табличного документа, что и при интерактивном сохранении: ОриентацияСтраницы, АвтоМасштаб, РазмерСтраницы, поля. Задавайте их перед вызовом Записать, чтобы результат был предсказуемым. Для записи на сервере убедитесь, что у учётной записи агента сервера 1С есть права на каталог назначения.

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего проблемы при сохранении в PDF связаны не с самой операцией, а с состоянием табличного документа или окружения. Разберите ситуацию по признакам, прежде чем менять настройки вслепую.

Если в диалоге «Сохранить как» тип «Документ PDF» отсутствует вовсе, вероятнее всего, используется устаревшая версия платформы. Проверьте релиз через «Сервис → О программе» и при необходимости обновите платформу — это делается отдельно от обновления конфигурации.

Альтернативные форматы и когда они лучше PDF

PDF — оптимален для передачи документа, который не должен редактироваться: счета, акты, накладные для контрагентов. Но в ряде сценариев удобнее другие форматы, доступные в том же диалоге «Сохранить как».

Для юридически значимого обмена лучше использовать не PDF-файлы, а электронный документооборот (ЭДО) из 1С: формализованные документы подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу без распечатки. PDF в этом случае остаётся лишь визуальным представлением документа.

Частые вопросы