Как напечатать приходный ордер в 1С

Приходный ордер — один из самых часто печатаемых документов в учёте: им оформляют поступление материалов на склад (форма М-4) или приём наличных в кассу (приходный кассовый ордер, КО-1). В любой типовой конфигурации 1С печать такого документа занимает меньше минуты, если знать, где находится нужная кнопка и какая печатная форма соответствует задаче.

Путь к печати зависит от того, о каком ордере идёт речь. Складской приходный ордер печатается из документа поступления товаров или из самого документа «Приходный ордер на товары», а кассовый — из документа «Приходный кассовый ордер». В обоих случаях логика одинаковая: открыть документ, нажать «Печать», выбрать форму и отправить на принтер.

Ниже разобраны оба сценария на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей», а также способы настроить макет, напечатать несколько ордеров сразу и устранить типичные проблемы.

Какой приходный ордер вам нужен: складской или кассовый

Прежде чем искать кнопку печати, определите вид документа. От этого зависит, в каком разделе программы работать и какая унифицированная форма будет напечатана.

Складской приходный ордер (типовая межотраслевая форма М-4) оформляет приёмку материальных ценностей на склад. В «1С:Бухгалтерии» он печатается из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары», а в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» может существовать отдельный документ «Приходный ордер на товары» при ордерной схеме склада.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) подтверждает поступление наличных денег в кассу: от покупателей, подотчётных лиц, с расчётного счёта. Он печатается из одноимённого документа в разделе «Банк и касса».

Сравнение вариантов

Приходный ордер М-4 (склад)

Печатается из поступления товаров или приходного ордера на товары. Подходит для оприходования материалов и товаров на склад.

Приходный кассовый ордер КО-1

Печатается из документа «Приходный кассовый ордер» в разделе «Банк и касса». Подходит для наличных поступлений в кассу.

Произвольная печатная форма

Если типовая форма не подходит, используют внешнюю печатную форму или изменённый макет. Требует настройки администратором.

Печать приходного ордера М-4 из поступления товаров

Наиболее частый сценарий в «1С:Бухгалтерии 8»: материалы или товары уже оприходованы документом поступления, и нужно вывести на печать форму М-4 для кладовщика или архива.

Откройте раздел «Покупки» и перейдите в журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)». Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту через поиск и откройте его двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведён — в журнале у проведённых документов нет «бледной» иконки.

В верхней командной панели документа нажмите кнопку «Печать». В выпадающем списке выберите пункт «Приходный ордер (М-4)». Программа сформирует табличный документ и покажет его в окне предварительного просмотра. Проверьте заполнение полей: организацию, склад, поставщика, номенклатуру и количество.

Для вывода на принтер нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и подтвердите печать. Если нужен файл, а не бумажный лист, используйте «Файл → Сохранить» и выберите формат PDF.

1. 1
   Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и найдите документ
2. 2
   Проверьте, что документ проведён, при необходимости проведите его
3. 3
   Нажмите «Печать» и выберите «Приходный ордер (М-4)»
4. 4
   Проверьте данные в окне предварительного просмотра
5. 5
   Нажмите Ctrl+P или значок принтера и распечатайте документ

Печать приходного ордера на товары в Управлении торговлей

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» при ордерной схеме складского учёта существует отдельный документ «Приходный ордер на товары». Он фиксирует фактическую приёмку товара кладовщиком и может отличаться от распоряжения (заказа или накладной) по количеству.

Откройте раздел «Склад и доставка» (в некоторых версиях — «Склад») и перейдите в журнал «Приходные ордера на товары». Найдите документ по складу, дате или номеру распоряжения. Откройте его и убедитесь, что статус документа позволяет печать — обычно требуется статус «Принят» или проведённый документ.

Нажмите «Печать» в командной панели. В зависимости от настроек конфигурации будут доступны формы «Приходный ордер на товары» и «Приходный ордер (М-4)». Первая — внутренняя форма с детализацией по распоряжениям, вторая — унифицированная для бухгалтерии. Выберите нужную, проверьте предпросмотр и распечатайте.

Печать приходного кассового ордера (КО-1)

Кассовый ордер печатается из раздела «Банк и касса». Откройте журнал «Кассовые документы» или сразу «Приходные кассовые ордера», найдите нужный документ и откройте его.

Нажмите «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги. Перед печатью проверьте ключевые реквизиты: сумму прописью, основание, поле «Принято от» и корреспондирующий счёт.

Если сумма прописью или основание заполнены с ошибкой, закройте предпросмотр без печати, исправьте данные в документе, перепроведите его и сформируйте форму заново. Печатная форма всегда строится по текущим данным документа, поэтому править нужно документ, а не табличный макет.

Настройка макета и параметров печати

Если типовая форма не устраивает — например, нужно добавить логотип, изменить состав колонок или вывести дополнительные реквизиты — есть два безопасных пути. Первый: попросить администратора подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Второй: скопировать макет в пользовательский через механизм изменения печатных форм, если он включён в конфигурации.

Непосредственно перед печатью полезно настроить параметры страницы: ориентацию (для М-4 обычно удобнее альбомная), поля и масштаб. Это делается в окне предварительного просмотра через «Файл → Параметры страницы». Если таблица не помещается на лист, уменьшите масштаб или включите режим «По ширине страницы».

Изменять типовой макет напрямую в конфигураторе не рекомендуется без необходимости: при обновлении конфигурации такие правки могут быть затёрты. Внешние печатные формы и пользовательские макеты обновлениям не мешают.

Пакетная печать нескольких ордеров

Когда нужно распечатать ордера за целый день или по конкретному складу, открывать каждый документ по отдельности необязательно. В журнале документов выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl или выделите диапазон через Shift, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму.

Программа сформирует единый табличный документ, где каждый ордер начнётся с новой страницы, и отправит всё на принтер одним заданием. Проверьте в предпросмотре, что количество страниц соответствует количеству выделенных документов.

Если кнопка печати в журнале недоступна, проверьте, что выделены документы одного вида: смешанная выборка из поступлений и кассовых ордеров не даст выбрать конкретную форму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав и количество строк

Норма

В ордере все позиции из документа, количество и суммы совпадают

Тревожный признак

Часть строк отсутствует или количество не совпадает с документом

Реквизиты организации и склада

Норма

Верные наименование организации, склад, дата и номер

Тревожный признак

Пустые поля или данные другой организации

Разбиение на страницы

Норма

Каждый ордер на отдельном листе, таблица не обрезана

Тревожный признак

Таблица уходит за край листа, страницы склеены

Типичные проблемы и их решение

Если в списке печатных форм нет нужного пункта, чаще всего причина в том, что документ не проведён или выбран неподходящий вид операции. Например, форма М-4 не предлагается для поступления услуг — это нормально, поскольку услуги на склад не приходуются.

Если форма открывается пустой, проверьте, заполнена ли табличная часть документа и не отменено ли его проведение. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на просмотр данных: при ограничении прав часть полей может не выводиться.

Проблемы с самим принтером — пустые листы, обрезанные поля, кракозябры вместо кириллицы — обычно решаются выбором другого принтера, обновлением его драйвера или печатью через PDF: сохраните форму в PDF и распечатайте файл из просмотрщика.

Если ордер печатается регулярно в большом количестве, настройте в журнале документов сохранённый отбор по складу и периоду — это сократит время поиска документов и упростит пакетную печать в конце дня.

Частые вопросы

Можно ли напечатать приходный ордер без проведения документа?

Технически в некоторых конфигурациях кнопка печати доступна и у записанного документа, но форма может вывестись неполностью или без итогов. Корректная практика — провести документ, проверить данные и только затем печатать. Черновые печатные формы не имеют учётной силы.

Как сохранить приходный ордер в PDF вместо печати?

В окне предварительного просмотра откройте «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Документ сохранится как файл, который можно отправить по почте или распечатать позже с любого компьютера.

Почему в списке печатных форм нет формы М-4?

Чаще всего документ имеет вид операции, для которого М-4 не предусмотрена (например, услуги), либо документ не проведён. Реже причина — в правах пользователя или в том, что администратор заменил комплект печатных форм. Проверьте вид операции и статус проведения.

Как напечатать ордер с подписями и печатью организации?

Типовые формы содержат поля для ручных подписей. Автоматический вывод факсимиле и изображения печати в типовой поставке обычно не предусмотрен — это делается через внешнюю печатную форму или доработку макета. Учтите, что факсимиле на складских и кассовых документах имеет юридические ограничения.

Можно ли изменить номер ордера на печатной форме?

Номер на форме берётся из номера документа. Чтобы изменить его, откройте документ, исправьте номер (при необходимости разрешите редактирование реквизита) и перепроведите. Вручную править номер только на бумаге нельзя — он перестанет совпадать с учётными данными.

Что делать, если таблица ордера не помещается на один лист?

В предпросмотре откройте «Файл → Параметры страницы», переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля или задайте масштаб. Если строк много, разбиение на несколько листов — нормальная ситуация: шапка таблицы обычно повторяется на каждой странице автоматически.