Как из 1С распечатать список сотрудников с должностями

Задача распечатать список сотрудников с должностями возникает регулярно: для приказов, проверок, штатного расписания, списков на ознакомление с документами. В конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия, ERP, Комплексная автоматизация) это делается штатными отчётами без доработок — нужно только знать, где находится нужный отчёт и как настроить его состав колонок.

Основной инструмент — отчёты раздела «Кадры»: «Списки сотрудников», «Штатное расписание», «Остатки отпусков» и другие. Все они построены на системе компоновки данных, поэтому позволяют добавить или убрать поля, задать отбор по подразделению и сохранить результат в Excel или сразу отправить на печать.

Ниже разобраны конкретные пути для типовых конфигураций, настройка отборов и колонок, проверка корректности данных и варианты действий, если типового отчёта не хватает.

Где в 1С находятся отчёты по сотрудникам

В 1С:ЗУП кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь находятся «Списки сотрудников», «Штатное расписание», «Сотрудники, принятые на работу», «Уволенные сотрудники» и другие. Для задачи «список с должностями» подходят два первых отчёта.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации путь похожий: раздел «Кадры» → «Отчёты и справки» или «Зарплата и кадры». В 1С:Бухгалтерии кадровый блок ограничен, но список сотрудников с должностями доступен через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» с последующим формированием отчёта, либо через универсальный отчёт по регистрам.

Печать списка через отчёт «Списки сотрудников»

Отчёт «Списки сотрудников» — самый прямой способ получить перечень работников с должностями на выбранную дату. Откройте его из раздела «Кадры» и задайте период (дату), на которую нужен список. По умолчанию отчёт показывает ФИО, подразделение и должность.

Порядок действий:

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Укажите дату, на которую формируется список
3. 3
   В настройках задайте отбор по организации и при необходимости по подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
5. 5
   Через «Файл» → «Печать» или кнопку принтера отправьте на печать либо сохраните в Excel

Если колонки «Должность» в отчёте нет, откройте кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»), на вкладке «Поля» найдите поле «Должность» и отметьте его. После этого пересформируйте отчёт — колонка появится.

Альтернатива: отчёт «Штатное расписание»

Если нужна не просто численность, а связка «сотрудник — штатная единица — должность», используйте отчёт «Штатное расписание» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает позиции штатного расписания и занимающих их сотрудников, включая совместителей и временно отсутствующих.

Этот вариант удобен, когда требуется показать вакантные должности или соответствие фактической расстановки штатному расписанию. Минус — отчёт привязан к штатной структуре: если в базе штатное расписание не ведётся, данные будут неполными или отчёт окажется пустым.

Сравнение вариантов

Списки сотрудников

Быстрый список работающих на дату с должностями. Подходит для списков на ознакомление и приказов. Не показывает вакансии.

Штатное расписание

Позиции штатки с занимающими их сотрудниками и вакансиями. Требует ведения штатного расписания в базе.

Универсальный отчёт / консоль

Гибкая выборка по регистрам и справочникам. Требует навыков настройки СКД и обычно используется администратором.

Настройка отборов и состава колонок

Все кадровые отчёты в типовых конфигурациях построены на СКД, поэтому логика настройки одинаковая. Через кнопку «Настройки» доступны вкладки «Отбор», «Поля», «Сортировка», «Группировка».

Типовые отборы, которые чаще всего нужны для списка сотрудников:

• Организация — если в базе несколько юрлиц, без этого отбора список будет сводным по всем организациям;
• Подразделение — для списка по конкретному отделу; включите признак «включая подчинённые», если нужны вложенные подразделения;
• Работает / статус сотрудника — чтобы исключить уволенных на дату формирования;
• Дата — список формируется на конкретное число, а не «на сегодня» по умолчанию.

Дополнительные поля (табельный номер, дата приёма, вид занятости) добавляются на вкладке «Поля». Порядок колонок меняется кнопками перемещения. Настройку можно сохранить через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не повторять настройку каждый раз.

Сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем, например «Список сотрудников с должностями по организации». Это избавит от повторной настройки отборов и колонок и уменьшит риск, что в следующий раз список будет сформирован с другими параметрами.

Проверка результата перед печатью

Перед выводом на печать сверьте отчёт с реальностью: кадровые отчёты берут данные из документов приёма, перевода и увольнения, и любые ошибки ввода попадут в список.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчёте

Норма

Совпадает с фактической численностью на дату

Тревожный признак

Лишние уволенные или отсутствуют недавно принятые — проверьте дату отчёта и проведение кадровых документов

Должности сотрудников

Норма

Актуальные должности по последним кадровым переводам

Тревожный признак

Устаревшие должности — перевод не проведён или введён задним числом после формирования

Отбор по организации

Норма

В списке только сотрудники нужного юрлица

Тревожный признак

Смешаны сотрудники разных организаций — отбор не установлен

Частая ситуация: сотрудник числится дважды из-за дубля в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники». Перед печатью официального списка проверьте дубли — в ЗУП есть штатная обработка поиска дублей физлиц.

Вывод на печать и сохранение в файл

Сформированный отчёт — это табличный документ. Его можно распечатать напрямую («Файл» → «Печать» или Ctrl+P) либо сохранить: «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата Excel (XLSX), PDF, HTML или MXL.

Для списков на ознакомление удобно сначала сохранить в Excel, добавить колонку для подписи и печатать уже из Excel — так проще управлять разметкой страницы. Если нужен именно PDF с фиксированной версткой, настройте параметры страницы (ориентацию, масштаб, колонтитулы) в «Файл» → «Параметры страницы» до печати.

Если типового отчёта недостаточно

Когда состав полей нестандартный (например, нужны должность, оклад, дата приёма и телефон в одном списке), есть два пути. Первый — донастроить типовой отчёт через расширенные настройки СКД: большинство кадровых полей доступны в наборе данных «Списков сотрудников».

Второй путь — универсальный отчёт (в разделе «Администрирование» или «Отчёты» в ряде конфигураций) по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» либо по справочнику «Сотрудники» с присоединением должности. Это работа для администратора или специалиста по 1С: потребуется понимание структуры метаданных.

Также учтите ограничение прав: если у пользователя нет доступа к кадровым данным (профиль «Кадровик» или аналогичный), отчёты будут пустыми или недоступными. В этом случае список должен формировать сотрудник с соответствующими правами.

Частые вопросы

Как распечатать список сотрудников только одного подразделения?

В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному отделу. Если требуются вложенные подразделения, используйте вид сравнения «В иерархии». После этого пересформируйте отчёт.

Почему в списке нет колонки «Должность»?

Колонка отключена в варианте отчёта. Откройте «Настройки», перейдите на вкладку «Поля», найдите «Должность» в списке доступных полей и отметьте её. В отчёте «Штатное расписание» должность выводится по умолчанию.

В список попали уволенные сотрудники. Что делать?

Проверьте дату, на которую формируется отчёт, и отбор по статусу «Работает». Также убедитесь, что приказы об увольнении проведены: непроведённые документы не влияют на данные отчётов.

Можно ли выгрузить список в Excel, а не печатать?

Да. Сформируйте отчёт, затем «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат XLSX. В Excel удобно добавить колонку для подписей или отфильтровать строки перед печатью.

Отчёт формируется пустым. В чём причина?

Чаще всего — недостаток прав на кадровые данные, слишком жёсткий отбор (например, по несуществующему подразделению) или отсутствие проведённых кадровых документов. Снимите отборы, проверьте дату и обратитесь к администратору для проверки прав.

Как получить список с должностями на прошлую дату?

Укажите нужную дату в параметрах отчёта — кадровые отчёты строятся по истории кадровых данных, поэтому корректно покажут должности и состав сотрудников на любую прошедшую дату, за которую в базе есть проведённые документы.