Как делать счета-фактуры в 1С

Счет-фактура в 1С почти никогда не создается «с нуля» вручную: программа строит его на основании первичного документа — реализации товаров, акта оказанных услуг или поступившей предоплаты. Такой подход гарантирует, что суммы, ставки НДС и реквизиты контрагентов подтянутся автоматически, а бухгалтеру останется только проверить и зарегистрировать документ.

Инструкция ниже актуальна для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться между версиями, но логика работы везде одинаковая: сначала первичный документ, затем счет-фактура на его основании.

Перед началом убедитесь, что в базе корректно заполнены карточки организации и контрагентов (ИНН, КПП, адреса), а в учетной политике указано, применяет ли организация НДС. От этих данных зависит, какие ставки налога программа подставит в документ.

Подготовка: что проверить перед созданием документа

Главная причина ошибок в счетах-фактурах — некорректные исходные данные в справочниках. Откройте карточку своей организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации») и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и подписанты. Именно эти данные попадут в печатную форму.

В карточке контрагента-покупателя проверьте ИНН, КПП и адрес. Если контрагент — обособленное подразделение, КПП должен соответствовать именно ему, иначе налоговая может отказать покупателю в вычете НДС. Также проверьте договор: в нем должен быть указан корректный вид расчетов.

Третья точка контроля — учетная политика по НДС. Если организация работает на общей системе налогообложения, программа автоматически выделит НДС в документах реализации. Если применяется упрощенка или освобождение, убедитесь, что это отражено в настройках, иначе счета-фактуры будут формироваться с неверными ставками.

Создание счета-фактуры на основании реализации

Основной сценарий: товар отгружен или услуга оказана, документ «Реализация (акты, накладные)» уже проведен. Откройте этот документ и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Счет-фактура выданный». В части конфигураций кнопка так и называется — «Выписать счет-фактуру» — и находится прямо в форме документа.

Программа откроет новый счет-фактуру, полностью заполненный: номер и дата, продавец, покупатель, суммы, ставки и сумма НДС. Проверьте поле «Дата» — по общему правилу счет-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки. Если первичный документ оформлен позже, дату счета-фактуры можно скорректировать вручную.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения счет-фактура попадет в книгу продаж, а ссылка на него появится внизу формы документа реализации — это удобный признак того, что всё связано корректно.

1. 1
   Проведите документ реализации товаров или услуг
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный»
3. 3
   Проверьте дату, контрагента, суммы и ставку НДС
4. 4
   Проведите счет-фактуру
5. 5
   Проверьте появление записи в книге продаж
6. 6
   Отправьте документ по ЭДО или распечатайте в двух экземплярах

Счет-фактура на аванс от покупателя

Если покупатель перечислил предоплату, на нее тоже нужно выставить счет-фактуру. Основанием служит документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Откройте его и создайте счет-фактуру на основании — программа рассчитает НДС по расчетной ставке (например, 20/120 при ставке 20%).

Альтернативный способ — регламентная обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»). Она полезна в конце периода: обработка сама найдет все незакрытые авансы и предложит сформировать счета-фактуры списком. Это удобно, когда платежей много и отслеживать каждый вручную долго.

При последующей отгрузке в счет аванса программа автоматически зачтет предоплату и сформирует запись на восстановление НДС в книге покупок. Проверьте, что в документе реализации аванс зачтен корректно — сумма зачета видна на вкладке расчетов или в движениях документа.

Исправительные и корректировочные счета-фактуры

Если в выставленном счете-фактуре обнаружена ошибка (неверный адрес, ИНН, номер), не редактируйте проведенный документ напрямую. Откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Исправление счета-фактуры». Программа создаст исправительный документ с номером исправления, который отразится в дополнительном листе книги продаж.

Если изменилась стоимость или количество товара (возврат, скидка, пересортица), создается корректировочный счет-фактура. Основание — документ «Корректировка реализации», который, в свою очередь, создается на основании исходной реализации. После его проведения корректировочный счет-фактура формируется тем же способом — кнопкой «Создать на основании».

Полученные счета-фактуры от поставщиков

Входящие счета-фактуры регистрируются похожим образом: откройте документ «Поступление (акты, накладные)» и в нижней части формы введите номер и дату счета-фактуры поставщика, затем нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», который попадет в книгу покупок.

Если поставщик прислал документ по ЭДО, счет-фактура загрузится автоматически вместе с накладной — достаточно подтвердить получение. Проверьте, что сумма НДС в базе совпадает с суммой в документе поставщика: расхождения даже в копейках приведут к расхождению при сверке деклараций.

Печать, отправка по ЭДО и проверка результата

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Счет-фактура» прямо из документа. Форма соответствует установленному образцу и формируется в двух экземплярах. Если организация работает с электронным документооборотом, используйте кнопку «ЭДО» → «Отправить» — подписанный документ уйдет контрагенту через оператора.

Итоговая проверка — книга продаж (раздел «Операции» → «Книга продаж»). Сформируйте ее за нужный квартал и убедитесь, что созданный счет-фактура присутствует в списке с корректными суммами. Если документа нет — чаще всего он не проведен или дата выпадает за пределы периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Счет-фактура проведен, номер присвоен автоматически

Тревожный признак

Документ сохранен, но не проведен — в книгу продаж не попадет

Связь с первичкой

Норма

В документе реализации видна ссылка на счет-фактуру

Тревожный признак

Счет-фактура создан вручную и не связан с реализацией

Книга продаж

Норма

Запись присутствует с верными суммой и НДС

Тревожный признак

Записи нет или сумма НДС отличается от первичного документа

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — создание счета-фактуры вручную через «Создать» без связи с первичным документом. Такой документ не подтянет движения по НДС корректно, и в декларации возникнут расхождения. Всегда используйте «Создать на основании».

Вторая частая проблема — неверная дата. Если счет-фактура зарегистрирован следующим числом относительно реализации, он может попасть не в тот квартал. Проверяйте даты при массовом вводе документов задним числом.

Частые вопросы

Можно ли создать один счет-фактуру на несколько реализаций одному покупателю?

Да, если отгрузки оформлены в рамках одного договора и укладываются в пятидневный срок. В списке счетов-фактур создайте новый документ и подберите несколько документов-оснований через кнопку подбора, либо объедините отгрузки в одну реализацию.

Что делать, если кнопка «Выписать счет-фактуру» неактивна?

Чаще всего документ реализации не проведен или в учетной политике организации не включен учет НДС. Проведите реализацию и проверьте настройки учетной политики за соответствующий год.

Нужен ли счет-фактура, если организация на УСН?

По общему правилу упрощенцы не выставляют счета-фактуры, кроме случаев, когда они выступают налоговыми агентами или работают в рамках посреднических договоров. Если счет-фактура выставлен добровольно, по нему возникает обязанность уплатить НДС и сдать декларацию.

Как найти все счета-фактуры за период?

Откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» и установите отбор по периоду. Для контроля удобнее сформировать книгу продаж — она покажет только зарегистрированные в учете НДС документы.

Почему сумма НДС в счете-фактуре не совпадает с накладной?

Обычно причина в разном порядке округления или в том, что в реализации суммы указаны «с НДС» / «без НДС». Откройте первичный документ, проверьте настройку «Сумма включает НДС» и перепроведите связанные документы.