Документы и Печать · 11 мин
Как вывести акт сверки взаиморасчетов в 1С
Как сформировать и вывести акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3: поиск документа, заполнение, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С формируется на основании документа «Акт сверки взаиморасчетов» (в 1С:Бухгалтерии 8.3) или одноименного отчета в других конфигурациях. Документ автоматически собирает обороты по счетам расчетов с контрагентом за выбранный период и раскладывает их по договорам и документам расчетов. После проверки данных акт можно вывести на печать, сохранить в PDF или отправить контрагенту по электронной почте прямо из программы.
Перед формированием акта важно убедиться, что в базе корректно введены все первичные документы по контрагенту: поступления, реализации, платежные поручения и возвраты. Если часть документов не проведена или проведена с ошибками, акт покажет расхождения, которые придется разбирать вручную. Поэтому сверка — это не только печать формы, но и контроль качества учета.
Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации, а также особенности для 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации, проверка расхождений и типичные ошибки.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в двух местах: раздел «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» и раздел «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов». Это один и тот же журнал документов, продублированный для удобства: независимо от того, откуда вы создадите акт, он появится в обоих списках.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 сверка обычно выполняется через отчет «Ведомость расчетов с партнерами» или «Сверка взаиморасчетов с партнером» в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Отчеты». Там нет отдельного документа акта — печатная форма формируется отчетом по заданным отборам.
В 1С:Зарплата и управление персоналом отдельного акта сверки с контрагентами нет, так как конфигурация не ведет расчеты с покупателями и поставщиками. Если в вашей базе документ не находится, проверьте права доступа: у пользователя должна быть роль, разрешающая работу с документами расчетов.
Как создать и заполнить документ «Акт сверки взаиморасчетов»
Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Период задается датами «с» и «по» — обычно это квартал, полугодие или год, но можно выбрать произвольный интервал.
Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента. Если договоров несколько и сверка нужна по конкретному, выберите его из списка. Реквизит «Валюта» в типовой бухгалтерии обычно заполняется автоматически валютой регламентированного учета.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по данным учета»). Программа соберет обороты по счетам расчетов — 60, 62, 76 и другим, указанным в настройках — и выведет табличную часть с документами: поступлениями, реализациями, оплатами. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3При необходимости выберите конкретный договор или оставьте поле пустым
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть с документами
- 5Сверьте сальдо на начало и конец периода с данными контрагента
- 6Запишите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Настройка счетов расчетов и состава данных
По умолчанию акт сверки собирает данные по типовому набору счетов расчетов с контрагентами. Если ваша организация использует дополнительные счета — например, отдельные субсчета для авансов или расчеты по претензиям, — их нужно добавить в настройку. В форме документа обычно есть команда «Настроить счета» или аналогичная ссылка, где списком отмечаются нужные счета.
Обратите внимание на детализацию данных. Акт может показывать расчеты в разрезе документов (каждая накладная и платежка отдельной строкой) или свернуто — только обороты и сальдо. Для сверки с контрагентом почти всегда нужна детализация по документам: иначе стороны не смогут найти расхождение.
Если с контрагентом есть расчеты в иностранной валюте, проверьте, в какой валюте формируется акт. Смешивание рублевых и валютных оборотов в одной форме приведет к некорректным итогам — для валютных договоров формируйте отдельный акт.
Как вывести акт на печать, сохранить и отправить
После заполнения и записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите «Акт сверки взаиморасчетов». Откроется предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно проверить разбивку на страницы, ориентацию листа и масштаб.
Для сохранения в файл используйте команду «Файл» → «Сохранить как» в окне предварительного просмотра или кнопку сохранения на панели: доступны форматы PDF, Excel (MXL, XLSX) и другие. PDF удобен для отправки контрагенту, Excel — если вторая сторона просит редактируемый формат для отметок о расхождениях.
Если в базе настроена учетная запись электронной почты, акт можно отправить прямо из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте». Программа сформирует письмо с вложением. При подключенном обмене электронными документами (ЭДО) акт сверки можно направить контрагенту как структурированный документ, если оператор ЭДО поддерживает такой вид.
Перед массовой рассылкой актов по итогам года сохраните одну копию в PDF и откройте её: в длинных актах шапка таблицы иногда обрезается на второй странице. Включите повторение заголовка строк в настройках печати табличного документа, чтобы каждая страница была читаемой.
Проверка расхождений перед подписанием
Главная цель сверки — совпадение сальдо у обеих сторон. После заполнения акта сравните итоговое сальдо с данными контрагента: попросите у него аналогичный акт или выписку. Если суммы совпадают, акт можно подписывать. Если нет — ищите расхождение по строкам.
Типичные причины расхождений: непроведенные или помеченные на удаление документы, документы, введенные «задним числом» после предыдущей сверки, оплаты, не разнесенные по договору, и разница в датах признания операций (вы отразили отгрузку в одном месяце, покупатель — в другом). Также проверьте, не зависли ли суммы на счете 76 или в расчетах с прочими дебиторами.
Для анализа используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту — она покажет, на каком субсчете и документе «сидит» сумма. Удобен также отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты».
Как проверить результат
Совпадает с данными контрагента и с ОСВ по счетам 60/62
Сумма отличается — есть непроведенные или дублирующиеся документы
Каждая строка содержит документ, дату и сумму
Строки без документов или свернутые суммы без расшифровки
Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта
Начальное сальдо изменилось — кто-то правил прошлый период
Типичные ошибки при формировании акта
Самая частая ошибка — формирование акта при непроведенных документах. Программа берет в акт только проведенные документы, поэтому черновики и помеченные на удаление объекты молча «выпадают» из сверки. Перед заполнением проверьте журнал документов по контрагенту на наличие непроведенных.
Вторая ошибка — неверный период. Если контрагент сверяется за год, а вы сформировали акт за квартал, стороны получат разные сальдо и начнут искать несуществующие расхождения. Всегда согласовывайте период сверки заранее.
Третья группа ошибок связана с договорами: оплата проведена по одному договору, отгрузка — по другому. В акте по конкретному договору вы увидите дебиторку и кредиторку одновременно, хотя фактически долга нет. В таком случае либо формируйте акт без отбора по договору, либо сначала выполните зачет авансов.
Что делать, если акт не заполняется или формируется пустым
Если после нажатия «Заполнить» табличная часть остается пустой, сначала проверьте, есть ли вообще проведенные документы по этому контрагенту за выбранный период. Откройте ОСВ по счету 62 или 60 с отбором по контрагенту — если там пусто, заполнять акту нечего, и это норма, а не ошибка.
Если обороты в ОСВ есть, а акт пустой, проверьте настройку счетов расчетов в документе: возможно, нужный счет исключен из списка. Также убедитесь, что в документах расчетов указана та же организация, что и в акте, — в базе с несколькими организациями это частая причина «пустой» сверки.
Еще одна причина — дата запрета редактирования или особенности разделения данных. Если документы прошлого периода закрыты для изменения, акт все равно должен их видеть; если нет — проверьте права пользователя и настройки даты запрета.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки с нулевыми оборотами?
Да. Создайте документ, укажите контрагента и период — даже без оборотов акт покажет нулевое сальдо (или входящее сальдо, если оно было). Такой «нулевой» акт часто требуют банки, аудиторы и контрагенты для подтверждения отсутствия взаимной задолженности.
Как вывести акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с группировкой по контрагентам или специализированные отчеты по расчетам. В некоторых конфигурациях и отраслевых решениях есть обработки группового формирования актов.
Почему в акте сумма отличается от суммы в накладной?
Чаще всего документ был изменен или перепроведен после формирования акта — перезаполните документ кнопкой «Заполнить». Также проверьте, нет ли по этой накладной частичной оплаты или возврата: акт показывает каждую операцию отдельной строкой, и итог по документу складывается из нескольких строк.
Можно ли подписать акт сверки электронной подписью в 1С?
Да, если подключен сервис обмена электронными документами (ЭДО) и оператор поддерживает передачу актов сверки. Документ отправляется контрагенту, подписывается электронной подписью с обеих сторон и хранится в базе вместе со статусами подписания. Без ЭДО акт распечатывается и подписывается на бумаге.
Как исправить акт, если после подписания нашли ошибку в прошлом периоде?
Исправление первичного документа изменит начальное сальдо следующих сверок. Правильный порядок: скорректируйте документ, сформируйте новый акт за тот же период и согласуйте его с контрагентом повторно. Старый подписанный акт при этом сохраняется как историческая версия — не удаляйте документ из базы.
Чем акт сверки отличается от отчета «Ведомость расчетов с контрагентами»?
Акт сверки — это документ, предназначенный для подписания обеими сторонами и юридического подтверждения задолженности. Ведомость расчетов — внутренний аналитический отчет для бухгалтера: он удобнее для поиска расхождений, но не является формой для согласования с контрагентом.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии создается через «Покупки»/«Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов»: укажите контрагента, период и договор, нажмите «Заполнить», проверьте сальдо и выведите форму кнопкой «Печать». Перед сверкой убедитесь, что все документы проведены, период согласован с контрагентом, а счета расчетов корректно настроены.