Где в 1С УТ находятся доверенности и как их оформить

Доверенность в 1С: Управление торговлей (УТ 11) — это документ, который оформляют, когда сотруднику организации нужно получить товарно-материальные ценности у поставщика или передать ценности контрагенту. Бухгалтеры и менеджеры часто не могут быстро найти этот документ, потому что в разных версиях конфигурации он расположен в разных разделах интерфейса, а в некоторых случаях скрыт настройками прав или функциональных опций.

В типовой УТ 11 доверенности чаще всего ищут в разделе «Продажи» или «Закупки», однако точное расположение зависит от того, какая доверенность нужна: на получение ТМЦ от поставщика или на отпуск товара покупателю. Ниже разобраны оба сценария, способы вывода документа в интерфейс, а также типичные проблемы — от отсутствия пункта меню до ошибок в печатной форме.

Где искать доверенности в интерфейсе УТ 11

Основное место хранения доверенностей на получение товарно-материальных ценностей — раздел «Закупки». Откройте его в панели разделов слева и найдите в группе документов пункт «Доверенности на получение ТМЦ». Если панель настроена компактно, пункт может находиться в подменю «См. также» внизу формы раздела.

Второй путь — через журнал документов закупки. Откройте «Закупки» → «Документы закупки (все)», найдите нужный заказ поставщику или приобретение товаров и услуг, выделите его и нажмите кнопку «Создать на основании». В списке доступных документов будет «Доверенность на получение ТМЦ». Этот способ удобнее, потому что программа автоматически подставит контрагента, организацию и перечень товаров.

Для доверенностей, связанных с отгрузкой покупателю (когда представитель клиента получает товар по доверенности), в УТ 11 отдельного документа обычно нет — реквизиты доверенности покупателя указываются прямо в документе «Реализация товаров и услуг» на вкладке «Дополнительно» или в полях доставки, в зависимости от версии релиза.

Как создать доверенность на получение ТМЦ пошагово

Самый надёжный способ — ввод на основании, потому что он исключает ручной ввод перечня товаров и снижает риск расхождений между доверенностью и заказом. Ручное создание из журнала тоже возможно, но тогда все поля придётся заполнять самостоятельно.

1. 1
   Откройте документ-основание: заказ поставщику или приобретение товаров и услуг
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность на получение ТМЦ»
3. 3
   Проверьте организацию и контрагента — они подставятся автоматически
4. 4
   Укажите сотрудника (физическое лицо), на которое выписывается доверенность, и срок её действия
5. 5
   Проверьте табличную часть с перечнем ТМЦ и количеством
6. 6
   Нажмите «Провести», затем кнопку печати и выберите нужную форму
7. 7
   Проверьте распечатанный бланк: номер, дату, подписи руководителя и главного бухгалтера

После проведения документ получает номер в общей нумерации. Если в компании доверенности регистрируются в бумажном журнале, сверьте номер из 1С с журналом — расхождения нумерации часто становятся проблемой при внутренних проверках.

Какие поля доверенности критично важно заполнить

Доверенность — документ, на основании которого поставщик отпускает товар, поэтому ошибки в нём приводят к отказу в отгрузке. Обязательно проверьте сотрудника-получателя: он должен быть заведён в справочнике физических лиц, а его паспортные данные — заполнены, иначе в печатной форме останутся пустые строки.

Срок действия доверенности указывается в явном виде. Просроченная доверенность недействительна, и поставщик вправе не отпускать товар. Также проверьте, что в табличной части перечислены именно те позиции и количества, которые планируется получить, — поставщик сверяет доверенность со своей накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма доверенности

Норма

Заполнены номер, дата, организация, ФИО и паспорт получателя, перечень ТМЦ, срок действия

Тревожный признак

Пустые поля паспорта, отсутствует перечень товаров или срок

Сотрудник в документе

Норма

Выбрано физическое лицо с заполненными документальными данными

Тревожный признак

Выбран пользователь программы вместо физлица или карточка физлица пустая

Связь с основанием

Норма

Доверенность видна в структуре подчинённости заказа или приобретения

Тревожный признак

Документ создан отдельно и не связан с закупкой

Почему пункта «Доверенности» может не быть в меню

Самая частая причина — ограничение прав. Если пользователю назначен урезанный профиль (например, только менеджер по продажам), документы закупки, включая доверенности, могут быть недоступны. Проверить это может администратор: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → профиль группы доступа.

Вторая причина — отключённые функциональные опции. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» проверьте опции, связанные с документами закупки. После включения опции интерфейс обновляется, иногда требуется перезапуск сеанса пользователя.

Третья причина — индивидуальная настройка панели навигации раздела. Пункт мог быть просто убран из видимых команд. Откройте раздел «Закупки», нажмите кнопку настройки навигации (шестерёнка или меню «Ещё») и верните команду «Доверенности на получение ТМЦ» в список видимых.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункта нет в меню, но у коллеги он естьПроблема в правах или настройке панели навигации — обратитесь к администратору 1С

Пункта нет ни у кого в компанииПроверьте функциональные опции раздела «Закупки» в настройках НСИ

Доверенность нужна разово и быстроСоздайте её на основании документа закупки — пункт меню не понадобится

Нужна доверенность от покупателя при отгрузкеУкажите её реквизиты в документе реализации, отдельный документ не создавайте

Печатные формы доверенности и их настройка

После проведения документа доступна печать по кнопке с изображением принтера. В типовой конфигурации предусмотрена стандартная форма доверенности; если ваша организация использует собственный бланк, он подключается через механизм внешних печатных форм в разделе «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Перед массовой печатью сделайте контрольный экземпляр и сверьте его с требованиями вашего ключевого поставщика: некоторые крупные контрагенты предъявляют собственные требования к оформлению доверенностей и не принимают формы с пустыми полями или без печати организации.

Типичные ошибки при работе с доверенностями

Отдельная ошибка — хранение доверенностей только на бумаге при ведении учёта в 1С. Когда доверенность оформлена в программе, она связана с документами закупки, и при инвентаризации расчётов с поставщиками легко восстановить, кто и когда получал товар.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать доверенность без документа закупки?

Да, через журнал «Доверенности на получение ТМЦ» в разделе «Закупки» кнопкой «Создать». Но тогда организацию, контрагента и перечень товаров придётся заполнять вручную, что повышает риск расхождений с накладной поставщика.

Где указать доверенность представителя покупателя при отгрузке?

В документе «Реализация товаров и услуг» — реквизиты доверенности (номер, дата, кем выдана) заполняются в полях документа, обычно на вкладке «Дополнительно» или в блоке доставки. Отдельный документ для этого в типовой УТ 11 не предусмотрен.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подтягиваются из карточки физического лица в справочнике «Физические лица». Откройте карточку, заполните документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), сохраните и перепечатайте доверенность.

Как найти ранее созданную доверенность?

Откройте «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ» и воспользуйтесь поиском по номеру, контрагенту или сотруднику. Альтернатива — структура подчинённости документа-основания: откройте заказ поставщику и перейдите по связанным документам.

Можно ли изменить номер доверенности вручную?

Технически поле номера доступно для редактирования, но ручное изменение нарушает автонумерацию и может привести к дублированию номеров. Если требуется особая нумерация, её настраивают через механизмы нумерации объектов, а не правкой отдельных документов.

Что делать, если поставщик требует свою форму доверенности?

Оформите бланк поставщика вручную, а в 1С доверенность всё равно создайте — для внутреннего учёта и связи с закупкой. Либо подключите внешнюю печатную форму, повторяющую бланк поставщика, через «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».