Как связать два документа в 1С

Связь документов в 1С — это механизм, который показывает, какие документы порождены другими: например, реализация создана на основании счёта, а счёт-фактура — на основании реализации. Благодаря связям программа автоматически переносит данные, строит цепочки документов и позволяет контролировать, не осталось ли «висячих» операций без продолжения.

Существует несколько способов связать два документа: ввод на основании, ручное указание документа-основания в реквизите, подбор в табличную часть и программная установка связи через конфигуратор. Выбор зависит от того, создаёте ли вы новый документ на базе существующего или нужно связать уже проведённые документы задним числом.

Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, ERP), способы проверить установленные связи и типичные ошибки, из-за которых связь теряется или работает некорректно.

Что значит «связать документы» и какие виды связей существуют

В 1С связь между документами чаще всего реализуется через реквизит «Документ-основание» (или аналогичный по смыслу). Документ, созданный на основании другого, хранит ссылку на источник, и программа может построить цепочку: счёт на оплату → реализация → счёт-фактура → платёжное поручение.

Кроме классического основания встречаются и другие механизмы связи: подбор документов в табличную часть (например, несколько заказов в одной реализации), регистры взаиморасчётов, где связь хранится неявно, и произвольные реквизиты типа «ссылка на документ», добавленные в конфигурации. Способ связи определяется настройками конкретной конфигурации, поэтому состав доступных вариантов может отличаться.

Способ 1: ввод документа на основании

Самый надёжный и рекомендуемый способ — создавать новый документ не с нуля, а на основании существующего. Тогда связь устанавливается автоматически, а шапка и табличная часть заполняются данными источника: контрагентом, договором, товарами, суммами.

1. 1
   Откройте документ-источник (например, заказ клиента или счёт на оплату).
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» — обычно она находится в командной панели формы документа или в меню «Ещё».
3. 3
   Выберите тип создаваемого документа из списка (реализация, счёт-фактура, приходный кассовый ордер и т.п.).
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные данные, при необходимости скорректируйте количество, цены или дату.
5. 5
   Проведите новый документ.
6. 6
   Откройте структуру подчинённости и убедитесь, что оба документа отображаются в одной цепочке.

Если нужного типа документа нет в списке «Создать на основании», значит, для этой пары документов ввод на основании не настроен в конфигурации, либо у вас недостаточно прав на создание документа данного вида. В первом случае связать документы можно только вручную через реквизит, во втором — потребуется обратиться к администратору.

Способ 2: ручное указание основания в уже созданном документе

Если оба документа уже существуют, связь можно установить вручную. Откройте документ, который должен стать подчинённым, найдите поле «Документ-основание» (иногда оно называется «Основание», «Заказ», «Счёт» — в зависимости от вида документа) и выберите в нём нужный документ из списка.

Учтите ограничения: поле основания может быть скрыто или недоступно для редактирования, если разработчики конфигурации предполагали заполнение только при вводе на основании. Также в проведённом документе изменение основания обычно требует отмены проведения, а это влияет на движения по регистрам — остатки и взаиморасчёты будут пересчитаны.

Способ 3: связь через табличную часть и подбор

Часто один документ должен быть связан сразу с несколькими другими: например, одна реализация закрывает три заказа клиента. В таких случаях связь устанавливается не одним полем основания, а строками табличной части — в каждой строке указывается свой заказ, либо используется команда «Подбор» / «Заполнить по заказам».

Порядок действий: создайте документ, откройте табличную часть, воспользуйтесь кнопкой подбора или заполнения по основаниям, отметьте нужные документы и перенесите их строки. Программа при этом обычно контролирует остатки: нельзя отгрузить больше, чем указано в заказе, если включён соответствующий контроль.

Как проверить, что связь установлена

Главный инструмент проверки — «Структура подчинённости» (в некоторых конфигурациях — «Связанные документы»). Кнопка обычно находится в командной панели формы документа или в меню «Ещё». Открыв её, вы увидите дерево: документ-источник и все порождённые им документы с возможностью перехода к любому из них.

Контрольные точки

Как проверить результат

Структура подчинённости

Норма

Оба документа видны в одной цепочке, переход между ними работает

Тревожный признак

Документ отображается отдельно, без родителя — связь не установлена

Поле «Документ-основание»

Норма

Поле заполнено ссылкой на нужный документ

Тревожный признак

Поле пустое или содержит другой документ

Движения и взаиморасчёты

Норма

Заказ закрывается по мере отгрузки, остатки сходятся

Тревожный признак

Заказ «висит» незакрытым, хотя реализация проведена

Дополнительно можно проверить связь через отчёты по взаиморасчётам или по заказам: если реализация связана с заказом корректно, заказ будет показан как частично или полностью закрытый. Расхождение здесь — признак того, что документ создан «с нуля», без основания.

Частые ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: у документа, как правило, только одно поле основного основания, поэтому связать его «официально» с двумя разными документами через стандартный реквизит нельзя. В таких случаях используют табличную часть, дополнительные реквизиты или свойства, либо доработку конфигурации.

Если стандартной связи недостаточно

Когда нужна нестандартная связь (например, связать акт с произвольным служебным документом), есть несколько вариантов: добавить в документ дополнительный реквизит типа «ссылка на документ» через механизм дополнительных реквизитов и сведений, использовать комментарий с указанием номера и даты, или заказать доработку конфигурации у программиста 1С.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Второй документ ещё не созданИспользуйте «Создать на основании» из первого документа

Оба документа уже существуют и поле основания доступноУкажите основание вручную, при необходимости отменив проведение

Нужно связать один документ с несколькими основаниямиИспользуйте подбор/заполнение в табличной части

Стандартного поля связи нетДобавьте дополнительный реквизит или обратитесь к разработчику

FAQ

Можно ли разорвать связь между документами?

Да. Откройте подчинённый документ и очистите поле «Документ-основание», либо удалите сам документ. Если документ проведён, сначала отмените проведение. Учтите, что разрыв связи может повлиять на автоматическое закрытие заказов и отчёты по взаиморасчётам.

Почему в списке «Создать на основании» нет нужного документа?

Либо ввод на основании для этой пары документов не настроен в конфигурации, либо у вашего пользователя нет прав на создание документа данного вида. Проверьте права у администратора; если права в порядке — связать документы придётся вручную через реквизит основания.

Связь сохранится, если изменить дату или номер документа-основания?

Да. Связь хранится по внутренней ссылке на объект, а не по номеру или дате, поэтому изменение этих реквизитов не разрывает связь. Но перепроведение основания может изменить данные, которые ранее были перенесены в подчинённый документ.

Как найти все документы без основания?

Используйте отчёт по структуре подчинённости для группы документов или универсальный отчёт/консоль отбора по реквизиту «Документ-основание» с условием «не заполнено». В некоторых конфигурациях есть штатные отчёты о незакрытых заказах и неоплаченных счетах, которые косвенно показывают разрывы в цепочках.

Можно ли связать документы в разных базах 1С?

Напрямую ссылкой — нет, ссылка работает только внутри одной информационной базы. Для связи между базами используют обмены данными (синхронизацию), при которой документы переносятся вместе со связями, либо хранят внешний идентификатор документа в дополнительном реквизите.

Что делать, если поле «Документ-основание» недоступно для редактирования?

Поле может быть заблокировано настройками формы или правами. Попробуйте отменить проведение документа — иногда поле становится доступным. Если нет, корректный путь — пометить документ на удаление и создать новый вводом на основании, либо обратиться к администратору за правами.