Где находятся доверенности в 1С и как с ними работать

В типовых конфигурациях 1С доверенности хранятся не как отдельный «ящик с бумагами», а как объекты информационной базы: документы, элементы справочников или записи регистров сведений. Где именно искать доверенность, зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) и от того, что именно требуется — распечатать бланк выдачи товара, проверить полномочия контрагента или настроить машиночитаемую доверенность (МЧД) для электронного документооборота.

Чаще всего пользователи ищут доверенность, чтобы оформить получение товара сотрудником или представителем контрагента. В этом случае документ создаётся из раздела покупок или продаж и хранится в общем журнале документов. Вторая частая задача — доверенности для ЭДО и сдачи отчётности: они живут в настройках обмена с контролирующими органами и в справочнике машиночитаемых доверенностей.

Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, способы быстрого поиска через встроенные инструменты, особенности МЧД и типовые проблемы, когда документ «не находится» из-за прав доступа или отборов в журнале.

Где находятся доверенности в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется документом «Доверенность». Стандартный путь: раздел «Покупки» → «Доверенности». В некоторых вариантах интерфейса журнал доступен также из раздела «Продажи», если доверенность выдаётся покупателю для отгрузки.

Если пункта «Доверенности» в меню нет, проверьте настройки видимости разделов: откройте меню раздела (кнопка с тремя полосками или шестерёнка) и включите отображение нужной команды. Также документ можно создать прямо из поступления товаров — по кнопке «Создать на основании» или через печатную форму, если в вашей версии предусмотрена такая связь.

Все созданные доверенности хранятся в журнале документов. Откройте журнал и используйте отбор по организации, контрагенту или сотруднику, чтобы быстро найти нужную. Номер и дата доверенности присваиваются автоматически, но номер можно скорректировать вручную — учтите, что нумерация внутри года должна оставаться уникальной.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» и найдите пункт «Доверенности» в списке документов.
2. 2
   Если пункта нет — откройте настройки навигации раздела и включите команду «Доверенности».
3. 3
   В журнале установите отбор по организации, контрагенту или периоду.
4. 4
   Откройте документ двойным щелчком и при необходимости выведите печатную форму по кнопке «Печать».

Где находятся доверенности в УТ, КА и ERP

В 1С:Управление торговлей, Комплексной автоматизации и ERP доверенности выдаются в двух основных сценариях: при отгрузке покупателю и при получении товара от поставщика. Журналы обычно расположены в разделах «Продажи» и «Закупки» — ищите пункты вида «Доверенности выданные» и «Доверенности полученные».

В этих конфигурациях доверенность часто создаётся на основании распоряжения — заказа клиента или реализации товаров. Откройте исходный документ и проверьте связанные документы через кнопку «Структура подчинённости»: если доверенность создавалась, она отобразится в дереве связей.

Дополнительно в ERP и КА данные о доверенностях контрагентов могут фиксироваться в карточке соглашения или документа отгрузки — поля «Доверенность номер», «Доверенность дата», «Доверенность выдана». Эти сведения не создают отдельный документ, но попадают в печатные формы ТОРГ-12 и УПД, поэтому искать их нужно в самом документе отгрузки, на вкладке «Дополнительно» или в шапке.

Универсальный способ: поиск через «Все функции» и глобальный поиск

Самый надёжный способ найти, где лежат доверенности в конкретной базе, — открыть «Все функции». В тонком клиенте: главное меню (кнопка в левом верхнем углу) → «Все функции». Если пункт недоступен, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"».

В дереве «Все функции» раскройте ветку «Документы» и найдите «Доверенность» — откроется полный список документов этого вида независимо от настроек интерфейса. Там же можно проверить, нет ли отдельных видов документов: «Доверенность выданная», «Доверенность полученная», «Доверенность (МЧД)».

Быстрый вариант — строка глобального поиска в правом верхнем углу окна. Введите номер доверенности, фамилию сотрудника или название контрагента: система найдёт документы, справочники и регистры, где встречается значение. Это особенно удобно, когда неизвестно, в каком разделе документ создавался.

Машиночитаемые доверенности (МЧД) для ЭДО и отчётности

Машиночитаемые доверенности — отдельный класс объектов. Они нужны, чтобы подтвердить полномочия подписанта при электронном документообороте и сдаче отчётности. В 1С:Бухгалтерии ищите их через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Настройки» либо через раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».

В конфигурациях с подсистемой ЭДО сведения о доверенностях хранятся в справочнике машиночитаемых доверенностей и в регистрах, где фиксируются их статусы: зарегистрирована, действует, отозвана. Путь обычно выглядит как «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Машиночитаемые доверенности» либо аналогичный пункт в настройках учётной записи ЭДО.

Проверить, какая доверенность привязана к подписанту, можно в карточке учётной записи ЭДО или в настройках обмена с контролирующими органами: там указываются данные доверенности, которая будет передаваться вместе с подписанными документами. Если доверенность отсутствует или просрочена, документы могут отклоняться оператором или контролирующим органом.

Почему доверенность «не находится»: права, отборы и перенос данных

Самая частая причина, по которой пользователь не видит доверенности, — ограничение прав. Если журнал пуст, хотя документы точно создавались, проверьте роль пользователя: доступ к документам «Доверенность» может быть закрыт настройкой ролей или профилей групп доступа. Проверку выполняет администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Вторая причина — установленные отборы в журнале. Сбросьте отбор по периоду, организации и контрагенту: кнопка «Ещё» → «Установить стандартные настройки» или очистка полей быстрого отбора. Также проверьте, не включён ли отбор «только непроведённые» или подобный.

Третья ситуация — доверенности заведены не документами, а внешними печатными формами или в другой базе (например, до перехода на новую конфигурацию). В этом случае ищите данные в старой базе или в регистрах сведений, куда информация была перенесена. Уточнить место хранения помогает поиск по всей конфигурации через «Все функции».

Проверка результата и печать доверенности

После того как документ найден, убедитесь, что это именно та доверенность: сверьте номер, дату, организацию, сотрудника и контрагента. Для печати откройте документ и нажмите «Печать» — типовая форма соответствует унифицированному бланку доверенности на получение материальных ценностей. Если нужна нестандартная форма, она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

Для МЧД признаком корректной настройки является статус «Действует» в справочнике доверенностей и отсутствие ошибок при отправке тестового электронного документа. Если оператор ЭДО возвращает ошибку о полномочиях подписанта, первым делом проверьте срок действия и реквизиты доверенности в учётной записи обмена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ открывается из журнала

Норма

Открывается карточка с корректными реквизитами, доступна печать

Тревожный признак

Журнал пуст при сброшенных отборах — проверяйте права доступа

Печатная форма

Норма

Формируется бланк с номером, датой, сроком и подписями

Тревожный признак

Ошибка печати или пустая форма — проверьте заполнение обязательных полей

МЧД в ЭДО

Норма

Статус «Действует», документы подписываются и принимаются

Тревожный признак

Отказ оператора по полномочиям — проверьте срок и привязку доверенности к учётной записи

Частые вопросы

Нет пункта «Доверенности» в меню раздела. Что делать?

Откройте настройки навигации раздела (шестерёнка или меню раздела) и включите отображение команды. Если команды нет и там, найдите документ через «Все функции» → «Документы» → «Доверенность» — этот путь не зависит от настроек интерфейса. При отсутствии доступа обратитесь к администратору для проверки ролей.

Можно ли найти доверенность по фамилии сотрудника?

Да. Используйте глобальный поиск в правом верхнем углу окна программы: введите фамилию, и система покажет документы, где она встречается. Альтернатива — отбор по полю «Сотрудник» (или «Физическое лицо») в журнале доверенностей.

Где хранятся доверенности контрагентов, по которым нам отгружают товар?

Чаще всего это не отдельные документы, а реквизиты в документе реализации: номер, дата и кем выдана доверенность. Откройте нужную реализацию и проверьте шапку документа или вкладку «Дополнительно». В УТ и ERP полученные доверенности также могут регистрироваться отдельным журналом «Доверенности полученные».

Чем машиночитаемая доверенность отличается от обычной в 1С?

Обычная доверенность — печатный документ для передачи материальных ценностей. МЧД — электронная доверенность в установленном формате, которая подтверждает полномочия подписанта в ЭДО и при сдаче отчётности. Хранятся они в разных местах: обычные — в журналах документов, МЧД — в настройках обмена и специальном справочнике.

Доверенности пропали после обновления конфигурации. Куда они делись?

Документы при обновлении не удаляются. Скорее всего, изменился интерфейс или права: проверьте журнал через «Все функции», сбросьте отборы и уточните у администратора, не менялись ли профили доступа. Если переход был между разными конфигурациями, данные могли быть перенесены в другой вид документов или регистр — это проверяется через отчёт по переносу данных.

Как вывести список всех доверенностей за период?

Откройте журнал доверенностей, установите период в отборе и при необходимости выведите список на печать через «Ещё» → «Вывести список». Для анализа по сотрудникам и контрагентам удобнее использовать универсальный отчёт по документам, если он доступен в вашей конфигурации.