Как выставить товарную накладную в 1С

Товарная накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление нашей фирмой», либо документом «Реализация товаров и услуг» в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации». Документ одновременно формирует печатную форму (ТОРГ-12 или УПД), списывает товар со склада и отражает выручку в учёте, поэтому заполнять его нужно внимательно: ошибка в количестве или цене попадёт сразу в бухгалтерский и налоговый учёт.

Перед созданием накладной убедитесь, что в программе заведены контрагент-покупатель с актуальными реквизитами, номенклатура с правильными ставками НДС и остатки товара на складе отгрузки. Если отгрузка происходит по договору или счёту, накладную удобнее создавать на основании этих документов — тогда большинство полей подставится автоматически и риск расхождений между счётом и отгрузкой сведётся к минимуму.

Где в 1С находится документ отгрузки

В 1С:Бухгалтерии 8.3 накладная создаётся в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». При создании программа предложит выбрать вид документа: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Для отгрузки товаров выбирайте первый вариант — именно он формирует печатную ТОРГ-12 и движения по складскому учёту.

В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи» → «Документы продажи». В «Управлении нашей фирмой» — «Расходная накладная» в разделе «Продажи». Логика заполнения во всех конфигурациях одинаковая: шапка с контрагентом и договором, табличная часть с товарами, итоги и печать.

Подготовка: что проверить до создания накладной

Откройте карточку контрагента и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, юридический и фактический адреса — эти данные попадут в печатную форму, и ошибка в них может стать основанием для отказа покупателя принять документ. Если с покупателем заключён договор, проверьте, что он заведён в справочнике договоров с корректным типом («С покупателем») и валютой расчётов.

Далее проверьте остатки: отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41») покажет, хватает ли отгружаемого количества на выбранном складе. Если учёт по складам ведётся, при проведении накладной сверх остатка программа либо выдаст ошибку, либо спишет товар в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

Третья точка проверки — ставки НДС в карточках номенклатуры. Если организация работает с НДС, а в карточке товара стоит «Без НДС», накладная проведётся без налога, и счёт-фактура сформируется некорректно. Исправлять это после подписания документов покупателем заметно сложнее, чем до отгрузки.

Создание накладной на основании счёта или заказа

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте выставленный ранее счёт покупателю (или заказ покупателя в торговых конфигурациях) и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесёт в накладную покупателя, договор, всю табличную часть с ценами и скидками.

После создания проверьте дату документа: она должна соответствовать фактической дате отгрузки, а не дате счёта. Если отгружаете не весь счёт, удалите лишние строки или скорректируйте количество — связь между документами сохранится, и в дальнейшем вы увидите, какая часть счёта отгружена.

1. 1
   Откройте счёт покупателю в разделе «Продажи»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)»
3. 3
   Установите фактическую дату отгрузки и склад
4. 4
   Скорректируйте количество, если отгрузка частичная
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС, проведите документ

Заполнение накладной вручную

Если основания нет, создайте документ кнопкой «Создать» в журнале реализаций. В шапке последовательно укажите: контрагента, договор, склад отгрузки и организацию (если в базе их несколько). Поле «Расчёты» или «Зачёт авансов» определяет, как программа закроет предоплату: «Автоматически» подходит в большинстве случаев.

Заполнение табличной части

Добавляйте товары кнопкой «Добавить» или подбором — кнопка «Подбор» открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, что удобнее при длинной накладной. Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС; сумма посчитается автоматически. Если цены подставились не те, проверьте тип цен в договоре или установите цену вручную — программа это позволяет.

Грузоотправитель и грузополучатель

Если товар отгружается со склада, адрес которого отличается от адреса организации, или доставляется не напрямую покупателю, заполните поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — в Бухгалтерии они скрыты за ссылкой «Доставка» или «Грузоотправитель, грузополучатель» в шапке. Эти данные выводятся в ТОРГ-12 и важны для транспортных компаний.

Проведение и проверка проводок

Нажмите «Провести» — программа спишет товар со склада и сформирует проводки: дебет 62 — кредит 90.01 на сумму выручки, дебет 90.02 — кредит 41 на себестоимость, дебет 90.03 — кредит 68.02 на НДС (для общей системы налогообложения). Посмотреть их можно кнопкой «Дт/Кт» или «Показать проводки» в форме документа.

Обратите внимание на себестоимость: если партии товара на складе нет или остаток отрицательный, себестоимость может сформироваться нулевой или некорректной. Это исказит финансовый результат и маржинальность по сделке. Признак проблемы — нулевая сумма по дебету 90.02 при ненулевой выручке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по выручке

Норма

Дт 62 — Кт 90.01 на полную сумму накладной

Тревожный признак

Проводок нет или сумма отличается от итога документа

Себестоимость

Норма

Дт 90.02 — Кт 41 заполнен ненулевой суммой

Тревожный признак

Нулевая себестоимость при отгрузке товара

Остаток на складе

Норма

Остаток по отгруженным позициям не ушёл в минус

Тревожный признак

Отрицательный остаток в отчёте по складу

НДС

Норма

Сумма НДС в проводках совпадает с итогом документа

Тревожный признак

НДС отсутствует или ставка не соответствует сделке

Печать ТОРГ-12 и УПД, отправка покупателю

Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Счёт-фактура» и другие. Если покупатель работает с НДС, чаще всего оформляют УПД — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру одним документом. Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте реквизиты сторон, номер и дату документа.

При обмене электронными документами накладная отправляется по ЭДО прямо из документа: кнопка «ЭДО» → «Отправить». Покупатель получит УПД в своей системе и подпишет его встречной подписью — статус обмена виден в форме документа. Это исключает потерю бумажных оригиналов и ускоряет закрытие сделки.

ТОРГ-12 или УПД

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Подходит, когда покупатель требует классический комплект документов; два отдельных документа, которые нужно согласовывать и хранить

УПД

Один документ вместо двух, обязателен при обмене по ЭДО в большинстве сценариев; не подходит, если покупатель по внутренним правилам принимает только ТОРГ-12

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего встречаются: неверная дата отгрузки (накладная попадает не в тот квартал по НДС), отгрузка не с того склада (остатки «разъезжаются» по складскому учёту) и неверная ставка НДС. Если ошибку обнаружили до передачи документа покупателю, просто отредактируйте накладную и перепроведите её.

Если документ уже подписан покупателем, исправление оформляется иначе: для УПД — корректировкой реализации или исправлением (документ «Корректировка реализации» с видом «Исправление» создаётся на основании накладной). Ручное редактирование подписанного документа недопустимо — это приведёт к расхождению данных с покупателем и вопросам при налоговой проверке.

Частые вопросы

Можно ли выставить накладную без счёта и договора?

Да, документ создаётся вручную без основания. Но договор в карточке контрагента лучше завести: он определяет порядок расчётов, тип цен и подставляется в печатные формы. Без договора часть полей придётся заполнять вручную при каждой отгрузке.

Как исправить накладную, которую покупатель уже подписал?

Создайте на основании накладной документ «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление» — программа сформирует исправленный УПД с тем же номером и новой датой исправления. Сам исходный документ редактировать не нужно.

Почему накладная не проводится с ошибкой об остатках?

Программа контролирует остатки на складе: отгружаемого количества не хватает или товар числится на другом складе. Проверьте отчёт по остаткам, убедитесь, что оприходование товара проведено, и при необходимости измените склад в шапке накладной.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и имеет статус, позволяющий принимать НДС к вычету. ТОРГ-12 — только товаросопроводительный документ, к нему нужен отдельный счёт-фактура. Для большинства отгрузок с НДС удобнее УПД, особенно при ЭДО.

Как выставить накладную на частичную отгрузку по счёту?

Создайте реализацию на основании счёта и в табличной части уменьшите количество или удалите неотгружаемые строки. Связь со счём сохранится, и при следующей отгрузке вы снова сможете создать накладную на основании того же счёта на оставшееся количество.

Нужно ли распечатывать накладную, если работаем по ЭДО?

Нет, электронный УПД, подписанный обеими сторонами через оператора ЭДО, имеет юридическую силу и заменяет бумажный документ. Печатать его для архива не требуется — достаточно хранить электронный документ с подписями.