Документы и Печать · 13 мин
Где формируются акты сверки в 1С
Где найти и как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3, Управлении торговлей и УНФ. Настройки, печать, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С формируется в разделе, где ведутся расчеты с контрагентами. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это меню «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Акты сверки расчетов», в 1С:Управление торговлей и УНФ — разделы «Продажи» или «Покупки» с аналогичным журналом документов. Документ создается на основании данных о расчетах с конкретным контрагентом за выбранный период и автоматически заполняется оборотами по счетам взаиморасчетов.
Принципиально важно понимать: акт сверки — это не первичный учетный документ, а отчетная форма, построенная на уже введенных данных. Если первичные документы (накладные, акты, платежи) в базе не проведены или проведены с ошибками, акт сверки покажет некорректные суммы. Поэтому перед формированием акта стоит убедиться, что все документы периода внесены, а расчеты по контрагенту не содержат «красных» сальдо по неправильным договорам.
Ниже разобраны конкретные пути к документу в разных конфигурациях, настройки заполнения, печать и типичные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры и менеджеры.
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» журнал актов сверки доступен сразу из двух разделов главного меню: «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же список документов — независимо от того, из какого раздела вы его открыли, вы увидите все созданные акты. Разделение сделано только для удобства навигации.
Чтобы создать новый акт, нажмите кнопку «Создать» в журнале. Откроется форма документа, где нужно указать организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. Если договор не выбран, в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента с вашей организацией — это удобно для общей сверки, но контрагент может запросить детализацию по конкретному договору.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет все документы расчетов (реализации, поступления, платежные поручения, корректировки) за указанный период и сформирует табличную часть с сальдо на начало, оборотами и сальдо на конец. Проверьте итоговое сальдо: оно должно совпадать с данными оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60, 62, 66, 67, 76 в разрезе этого контрагента.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, контрагента и период
- 3При необходимости выберите конкретный договор и счета расчетов
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам расчетов
- 6Проведите документ и выведите печатную форму через «Печать»
Где формируется акт сверки в УТ 11, КА и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» акт сверки находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» либо в разделе «Закупки» с аналогичным названием. В «Комплексной автоматизации» и ERP-решениях путь похожий: разделы «Продажи» или «Закупки», группа документов по расчетам с партнерами. Обратите внимание: в этих конфигурациях расчеты ведутся по партнерам и соглашениям, поэтому в акте указывается партнер, а контрагент подставляется автоматически.
Особенность УТ 11 — документ «Сверка взаиморасчетов» строится по данным регистров расчетов с клиентами и поставщиками, а не по бухгалтерским счетам. Если в базе есть ручные операции по взаимозачетам или долговые обязательства, не оформленные стандартными документами, они могут не попасть в акт. Перед сверкой полезно сформировать отчет «Ведомость расчетов с клиентами» (или «с поставщиками») и сопоставить итоги.
В ERP-системах также доступна детализация по объектам расчетов — заказам, накладным, договорам. Если партнер просит акт в разрезе заказов, включите соответствующую группировку в настройках документа, чтобы контрагент видел, какие именно поставки и оплаты образуют долг.
Акт сверки в 1С:УНФ и других конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» акт сверки создается через раздел «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки». Документ называется «Сверка взаиморасчетов» и заполняется по кнопке «Заполнить по взаиморасчетам». УНФ позволяет формировать акт как по договору, так и по контрагенту в целом, а также выводить расшифровку по документам расчетов.
В старших версиях (например, на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси») во всех конфигурациях работает универсальный прием: если вы не можете найти журнал в меню, откройте раздел «Главное» или используйте строку поиска функций (значок лупы в правом верхнем углу) и введите «акт сверки». Система покажет все доступные вам команды, связанные с этим документом.
Если пункта «Акты сверки» нет в меню вообще, вероятны две причины: у пользователя недостаточно прав (документ скрыт настройкой ролей) или используется сильно доработанная конфигурация, где типовой документ заменен собственным. В первом случае обратитесь к администратору 1С для выдачи прав, во втором — уточните у разработчиков, какой документ выполняет функцию сверки.
Где искать акт сверки в разных конфигурациях
«Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Сверка по счетам бухучета 60, 62, 76.
«Продажи» или «Закупки» → «Акты сверки взаиморасчетов». Сверка по партнерам и регистрам расчетов.
«Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки». Документ «Сверка взаиморасчетов» с заполнением по взаиморасчетам.
Строка поиска функций (лупа) → ввести «акт сверки». Помогает, если пункт скрыт из меню.
Настройки заполнения и счета расчетов
В 1С:Бухгалтерии на закладке «Дополнительно» или в параметрах документа можно ограничить перечень счетов, по которым строится сверка. По умолчанию используются счета расчетов с контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76. Если с контрагентом есть расчеты по авансам на отдельных субсчетах или по займам, убедитесь, что нужные счета включены в список — иначе часть задолженности не попадет в акт и стороны получат разные итоги.
Полезная опция — «Разбить по договорам». Когда она включена, табличная часть группируется по договорам контрагента, и в печатной форме видно сальдо по каждому договору отдельно. Это существенно упрощает сверку с контрагентами, у которых несколько действующих договоров поставки или оказания услуг.
В документе также можно указать, чьи данные отражать: только вашей организации или данные контрагента тоже. Типовой акт формируется по вашим данным; колонка «по данным контрагента» в печатной форме остается пустой и заполняется второй стороной вручную при подписании. Некоторые организации добавляют в табличную часть данные контрагента из полученного от него встречного акта, чтобы зафиксировать расхождения прямо в базе.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В форму выводятся реквизиты обеих сторон, таблица оборотов с датами и номерами документов, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности («на дату сверки задолженность в пользу…»). Перед печатью проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены полные наименования, ИНН, КПП и адреса — эти данные подставляются в шапку акта.
Для подписания акт распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителями или уполномоченными лицами обеих сторон и при необходимости заверяется печатями. Если организация использует электронный документооборот, акт можно отправить контрагенту через сервисы ЭДО прямо из 1С — кнопка «ЭДО» в форме документа. Подписанный обеими сторонами акт имеет юридическое значение, в частности может учитываться при исчислении срока исковой давности.
Если типовая печатная форма не устраивает — например, нужен другой шрифт, дополнительные графы или иной текст шапки — ее можно доработать через внешнюю печатную форму. Это работа для специалиста по 1С, но она не требует изменения конфигурации и не снимает базу с поддержки.
Проверка результата и типичные ошибки
Главный контрольный ориентир — итоговое сальдо акта должно совпадать с сальдо по счетам расчетов в оборотно-сальдовой ведомости по этому контрагенту на ту же дату. Если цифры разошлись, ищите причину до отправки акта контрагенту: подписанный акт с ошибкой придется опровергать дополнительными документами.
Наиболее частая причина расхождений — непроведенные или проведенные «задним числом» документы. Если после формирования акта кто-то перепровел накладные прошлого периода, акт станет неактуальным: его нужно перезаполнить. Вторая типичная проблема — документы, оформленные на другой договор или другую организацию внутри группы компаний: они законно не попадают в акт, но контрагент может ожидать их увидеть.
Как проверить готовый акт
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ по контрагенту на дату сверки
Суммы различаются — ищите непроведенные документы или неверный договор
Присутствуют все накладные, акты и платежи периода с корректными номерами
Пропущены документы или есть чужие документы другого договора
Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта сверки
Начальное сальдо изменилось — кто-то перепровел документы прошлого периода
Актуальные наименования, ИНН, адреса обеих организаций
Устаревшие реквизиты — акт могут не принять при подписании
Что делать, если акт не заполняется или заполняется неверно
Если после нажатия «Заполнить» табличная часть пустая, проверьте три вещи: правильно ли указаны организация и контрагент, есть ли вообще проведенные документы расчетов в выбранном периоде, не ограничен ли отбор конкретным договором, по которому движений нет. Чаще всего причина именно в лишнем отборе по договору или в том, что расчеты велись под другим элементом справочника контрагентов (дубликат карточки).
Дубликаты контрагентов — отдельная распространенная проблема. Если в базе две карточки одного поставщика, документы размазаны между ними, и акт по одной карточке показывает неполную картину. Решение — объединение дублей через обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование») с переносом всех документов на одну карточку. Эту операцию лучше выполнять после резервного копирования базы.
Если акт заполняется, но суммы выглядят странно (например, долг с минусом там, где его быть не должно), сформируйте отчет «Анализ субконто» или «Карточка счета» по счету расчетов с этим контрагентом и найдите документ, дающий аномальное сальдо. Обычно это оплата, не закрытая отгрузкой, или накладная с неверным договором.
Как действовать при проблемах с актом
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет одним документом?
Технически да — период в документе задается произвольно. Но на практике длинные акты трудно сверять построчно, и контрагенты часто отказываются их подписывать. Обычно акты формируют за квартал, полугодие или год, а при большом числе операций — ежемесячно.
Почему в акте сверки не видно оплат, если деньги прошли по банку?
Оплата попадает в акт только после проведения документа «Списание с расчетного счета» (или приходного кассового ордера) с указанием того же контрагента и договора. Если выписка загружалась, но документы не проведены или контрагент в них не распознан, оплаты в акт не попадут. Проверьте журнал банковских выписок.
Можно ли сформировать акт сверки в разрезе сотрудников или подотчетных лиц?
Типовой документ «Акт сверки расчетов» предназначен для контрагентов. Для сверки с подотчетными лицами используют отчеты по счету 71 (карточка счета, ОСВ по субконто) или авансовые отчеты. Для расчетов с сотрудниками по зарплате — расчетные листки и расчетные ведомости.
Обязательно ли проводить акт сверки, или достаточно распечатать?
Проведение акта не создает бухгалтерских проводок — документ носит информационный характер. Однако проведенный и сохраненный в базе акт фиксирует факт сверки на конкретную дату и упрощает поиск документа в будущем, поэтому хранить акты в базе рекомендуется.
Что делать, если контрагент подписал акт с расхождениями?
Расхождения нужно разобрать построчно: сопоставить табличные части обеих версий и найти документы, которые есть у одной стороны и отсутствуют у другой. Пропущенные документы вводятся в базу (например, неучтенная накладная или оплата), ошибочные — исправляются корректировками. После устранения разногласий формируется новый акт на ту же дату.
Как отправить акт сверки контрагенту по ЭДО?
Если в базе подключен обмен электронными документами, в форме акта доступна команда отправки через ЭДО. Акт подписывается электронной подписью и передается оператором контрагенту. Если ЭДО не настроен, акт печатается на бумаге в двух экземплярах и направляется почтой или передается лично.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется в разделах «Покупки» или «Продажи» через журнал «Акты сверки расчетов» (в УТ и УНФ — «Акты сверки взаиморасчетов»). Документ заполняется автоматически по данным расчетов, поэтому перед сверкой нужно ввести всю первичку периода и сверить итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью. Расхождения исправляются первичными документами, а не правкой самого акта.