Уведомление на отпуск в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как оформить

Уведомление сотрудника о начале отпуска в 1С:ЗУП 8.3 — это печатная форма, которая формируется на основании документа «Отпуск» или приказа по унифицированной форме Т-6. Отдельной «кнопки уведомления» в интерфейсе нет, поэтому у пользователей и возникает вопрос, где её искать.

Короткий путь: откройте раздел «Кадры» → «Отпуска», найдите нужный документ и нажмите кнопку «Печать». В списке печатных форм будет приказ на отпуск (Т-6) и, при наличии настроенного шаблона, уведомление о начале отпуска. Если шаблона нет, его можно добавить через механизм печатных форм в «Администрировании».

Ниже разберём все способы: из документа, из журнала, через типовые печатные формы и через пользовательские шаблоны Word, а также как организовать массовую подготовку уведомлений по графику отпусков.

Где в программе находится документ отпуска

Основная точка входа — журнал документов «Отпуска». Откройте раздел «Кадры» в верхней панели и выберите пункт «Отпуска» в группе «Отсутствия». Здесь хранятся все оформленные отпускные документы по сотрудникам: основные, учебные, без сохранения оплаты и другие виды.

Если раздел «Кадры» не виден, проверьте настройку интерфейса: «Администрирование» → «Настройка панели разделов». Также журнал отпусков доступен из раздела «Зарплата» в некоторых настройках командного интерфейса, но типовой путь — именно через «Кадры».

Для быстрого поиска используйте поле поиска в журнале: введите фамилию сотрудника или номер документа. Откройте нужный документ двойным щелчком — дальше работа с печатными формами идёт из него.

Как распечатать уведомление из документа «Отпуск»

В открытом документе нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Откроется список доступных печатных форм. В типовой конфигурации там присутствуют приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а для группы сотрудников), записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60) и другие формы, состав которых зависит от версии релиза и настроек.

Форма Т-6 по сути и выполняет роль официального документа, на основании которого сотрудник знакомится с отпуском. Если в вашей организации требуется отдельное «уведомление о начале отпуска» за 2 недели (по ст. 123 ТК РФ), а в списке печати его нет — значит, нужно подключить пользовательский шаблон, о чём ниже.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска» и найдите документ по сотруднику
2. 2
   Откройте документ и нажмите «Печать»
3. 3
   Выберите нужную форму: Т-6, Т-60 или пользовательское уведомление
4. 4
   Проверьте предпросмотр: даты, вид отпуска, подписи
5. 5
   Распечатайте или сохраните в PDF для отправки сотруднику

Формирование уведомления по графику отпусков

Уведомление нужно вручать не позднее чем за две недели до начала отпуска, поэтому удобнее работать не с уже созданными документами «Отпуск», а с графиком. Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» и отфильтруйте сотрудников, у которых отпуск начинается в ближайшие недели.

На основании графика можно массово создать документы «Отпуск» — программа подставит даты из плана. После этого из каждого документа печатается приказ или уведомление. Такой подход снижает риск пропустить срок уведомления, потому что вся работа ведётся от единого списка.

Как добавить собственный шаблон уведомления

Если типовых печатных форм недостаточно, подключите внешний макет. Перейдите в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и включите опцию «Дополнительные отчеты и обработки». Затем загрузите обработку с макетом уведомления (формат Word или табличный документ MXL).

Простой вариант без разработки — механизм «Печатные формы» с шаблонами Microsoft Word: создайте документ Word с полями-подстановками (ФИО, даты отпуска, вид отпуска), загрузите его как макет и привяжите к документу «Отпуск». После этого форма появится в списке печати документа.

Отправка уведомления сотруднику

Готовую форму можно не только распечатать, но и отправить по электронной почте прямо из программы: в окне предпросмотра нажмите «Отправить» и выберите адресата. Для этого должна быть настроена учётная запись почты в «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка системной учетной записи».

Если в компании используются личные кабинеты сотрудников (1С:Кабинет сотрудника), уведомления и приказы могут доставляться туда, а сотрудник подписывает их электронно. Это удобно при большом штате и удалённой работе.

Сравнение вариантов

Приказ Т-6 из документа «Отпуск»

Типовая форма, доступна сразу. Подходит, когда отдельное уведомление не требуется

Пользовательский шаблон Word

Позволяет оформить уведомление по корпоративному образцу. Требует однократной настройки макета

Внешняя обработка с макетом

Гибкая настройка и групповая печать. Требует проверки безопасности и тестирования на копии базы

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования уведомления проверьте ключевые поля: фамилию и должность сотрудника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней, реквизиты организации и подписи. Ошибка в датах чаще всего возникает из-за того, что документ «Отпуск» был создан вручную, а не из графика.

Если печатная форма не появилась в списке, убедитесь, что дополнительные обработки включены, макет привязан именно к документу «Отпуск», а у пользователя есть права на печать. В файловой базе после подключения макета иногда требуется перезапуск сеанса.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список печати документа

Норма

Видны формы Т-6, Т-60 и/или пользовательское уведомление

Тревожный признак

Список пуст или нет нужной формы — проверьте настройки печатных форм

Данные в форме

Норма

ФИО, даты и вид отпуска совпадают с графиком

Тревожный признак

Даты отличаются — документ создан вручную, сверьте с графиком

Подпись сотрудника

Норма

На бумажном уведомлении есть подпись и дата ознакомления

Тревожный признак

Подписи нет — факт уведомления не подтверждён

FAQ

Где находится журнал отпусков в 1С 8.3 ЗУП?

Раздел «Кадры» → «Отпуска». Если раздел не отображается, включите его через «Администрирование» → «Настройка панели разделов».

Есть ли типовое «уведомление об отпуске» в ЗУП?

Отдельной типовой формы уведомления обычно нет — используется приказ Т-6. Для корпоративного уведомления подключите пользовательский шаблон Word или внешнюю печатную форму.

Как распечатать уведомления сразу для нескольких сотрудников?

Создайте документы «Отпуск» на основании графика отпусков, затем из списка документов выделите нужные строки и используйте кнопку «Печать» — программа сформирует пакет форм.

Можно ли отправить уведомление по email из программы?

Да, в окне предпросмотра печатной формы есть кнопка «Отправить». Предварительно настройте системную учётную запись почты в разделе «Администрирование».

Контролирует ли программа двухнедельный срок уведомления?

Автоматического контроля срока по ст. 123 ТК РФ в типовой поставке нет. Отслеживайте даты по графику отпусков или настройте напоминания.

Почему печатная форма не появилась после подключения макета?

Проверьте, что включена опция «Дополнительные отчеты и обработки», макет привязан к документу «Отпуск», а у пользователя есть соответствующие права. В файловой базе помогает перезапуск сеанса.