Другое · 12 мин
Как оформить декрет в 1С:ЗУП
Как оформить отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП: документы, начисление пособий, отражение в учёте, типичные ошибки и проверка результата.
Оформление декрета в 1С:Зарплата и управление персоналом состоит из двух этапов: сначала регистрируется отпуск по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, затем — отпуск по уходу за ребёнком до полутора или трёх лет. Каждый этап оформляется отдельным документом, и у каждого свои начисления, свои отчёты и свои особенности взаимодействия с СФР.
Ключевой документ — «Больничный лист» с соответствующей причиной нетрудоспособности. Именно он запускает расчёт пособия по беременности и родам, формирует данные для проактивного назначения пособия и освобождает сотрудницу от работы на период отпуска. Отпуск по уходу за ребёнком оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком» из раздела кадровых документов.
Ошибки на этом участке дорого обходятся: неверно указанный период или причина нетрудоспособности приводят к отказу фонда в выплате, расхождениям в отчётности и доначислениям при проверке. Поэтому ниже разобран полный цикл — от получения электронного больничного до контроля выплат и отражения в учёте.
Подготовка: что проверить до оформления документов
Перед вводом документов убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза: форматы обмена с СФР и правила расчёта пособий регулярно меняются, и устаревшая конфигурация может формировать некорректные реестры. Проверьте, что в настройках учётной политики организации указано применение прямых выплат, если ваш регион работает по этой схеме — сейчас прямые выплаты действуют по всей стране.
Проверьте карточку сотрудницы: должны быть заполнены СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, дата рождения и адрес. Эти сведения уходят в СФР вместе с документами, и пустые поля станут причиной отказа в назначении пособия. Также убедитесь, что у сотрудницы корректно заведён приём на работу и нет незакрытых кадровых документов с ошибками.
Отдельно проверьте настройку обмена электронными больничными (ЭЛН): раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами». Если обмен настроен, программа сама загрузит данные листка нетрудоспособности по номеру и СНИЛС сотрудницы.
Шаг 1: оформление больничного по беременности и родам
Создайте документ «Больничный лист»: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → кнопка «Создать». Укажите организацию, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности. Если настроен обмен ЭЛН, нажмите «Получить из ФСС» (в актуальных релизах — загрузка из СФР) — программа подтянет период, причину нетрудоспособности и данные медучреждения автоматически.
При ручном вводе выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Укажите период освобождения от работы точно по листку — стандартно это 70 дней до родов и 70 дней после, при осложнённых родах или многоплодной беременности сроки иные и отражаются либо в том же листке, либо отдельным продолжением. Продолжение оформляется новым документом «Больничный лист» с отметкой, что это продолжение.
На закладке «Оплата» программа рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года. Если сотрудница в расчётном периоде находилась в отпуске по уходу за предыдущим ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — тогда в документе отметьте замену и укажите выбранные годы. Заявление сотрудницы при этом обязательно.
- 1Создайте документ «Больничный лист» из раздела «Зарплата»
- 2Загрузите ЭЛН из СФР или введите данные вручную, причина — код 05
- 3Проверьте расчёт среднего заработка и при необходимости примените замену лет по заявлению
- 4Проведите документ и проверьте начисленное пособие на закладке «Начислено»
- 5Сформируйте и отправьте сведения в СФР для назначения пособия
Шаг 2: расчёт и проверка пособия по беременности и родам
Пособие рассчитывается как 100% среднего заработка за два предшествующих года, делённого на число календарных дней в этом периоде за вычетом исключаемых дней (периоды болезни, предыдущих декретов). Программа выполняет расчёт автоматически, но бухгалтер обязан его проверить: откройте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа и сверьте базу начислений.
Обратите внимание на ограничения: пособие не может быть меньше рассчитанного из МРОТ (при стаже менее шести месяцев или отсутствии заработка) и не может превышать максимум, определяемый предельной базой по страховым взносам за расчётные годы. Программа применяет эти ограничения сама, но при нестандартных ситуациях — например, работа на условиях неполного времени — проверьте, корректно ли учтён коэффициент занятости.
Признак правильного расчёта: сумма пособия в документе совпадает с расчётом «вручную» по формуле, период в документе совпадает с листком нетрудоспособности, а в учёте отсутствуют начисления зарплаты за дни больничного.
Как проверить результат
Совпадает с листком нетрудоспособности день в день
Расхождение дат — СФР откажет в назначении пособия
База включает все облагаемые взносами выплаты за 2 года
Пропущены начисления или попали необлагаемые суммы
Зарплата за дни отпуска по БиР не начисляется
Одновременно начислены оклад и пособие за одни дни
Шаг 3: передача сведений в СФР
При прямых выплатах работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через документы раздела «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт СФР» или автоматически при загрузке ЭЛН с изменённым статусом. Когда листок закрыт медучреждением, фонд направляет работодателю запрос — программа формирует ответ со сведениями о застрахованном лице.
Проверьте, что в сведениях корректно указаны: реквизиты расчётного счёта сотрудницы для перечисления пособия (или карта «Мир», если выбран этот способ), данные документа, удостоверяющего личность, и период отпуска. Способ выплаты сотрудница указывает в заявлении — эти данные вносятся в карточку физического лица или непосредственно в документ обмена.
Отправка выполняется через 1С-Отчётность: документ подписывается и уходит в фонд, статус доставки отслеживается в журнале обмена. До получения положительного результата контролируйте статус — отказ обычно связан с расхождением персональных данных или реквизитов.
Шаг 4: оформление отпуска по уходу за ребёнком
После окончания отпуска по беременности и родам оформляется отпуск по уходу за ребёнком. Создайте документ: раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» → «Создать». Укажите сотрудницу, дату начала (следующий день после окончания больничного по БиР) и дату окончания — обычно день, когда ребёнку исполняется три года, либо полтора года, если отпуск оформляется только до этого возраста.
В документе на закладке «Пособия» установите флажки выплаты пособия до полутора лет и, при необходимости, компенсационной выплаты до трёх лет, если она применяется в вашей ситуации по действующим правилам. Укажите количество детей и отметку, является ли ребёнок первым — от этого зависит расчёт. Дату рождения ребёнка и сведения о свидетельстве о рождении внесите в соответствующие поля: они нужны для сведений в СФР.
Документ автоматически прекращает начисление зарплаты на период отпуска и назначает ежемесячное пособие — 40% среднего заработка с учётом минимального и максимального ограничений. Если сотрудница планирует работать во время отпуска на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, дополнительно оформите кадровый перевод или изменение условий трудового договора соглашением — сам по себе «Отпуск по уходу» условия работы не меняет.
Досрочный выход, прерывание и изменение условий
Сотрудница вправе прервать отпуск по уходу за ребёнком в любой момент. Для этого в 1С:ЗУП создаётся документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры») с датой фактического выхода на работу. С этой даты прекращается начисление пособия и возобновляется начисление зарплаты по графику сотрудницы.
Если сотрудница выходит на неполное рабочее время с сохранением пособия, порядок другой: сначала оформляется изменение условий труда (кадровый перевод или документ изменения оплаты с новым графиком неполного времени), а отпуск по уходу не прерывается. Пособие при этом продолжает начисляться, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.
При выходе в новый декрет из отпуска по уходу (ситуация «из декрета в декрет») текущий отпуск по уходу прерывается, оформляется новый больничный по беременности и родам, а по его окончании — новый отпуск по уходу. Для расчёта пособий почти всегда выгодна замена расчётных лет по заявлению сотрудницы.
Как выбрать действие
Отражение в учёте и отчётности
Пособие по беременности и родам и пособие до полутора лет при прямых выплатах не являются расходом работодателя и не проходят через расчётную ведомость как выплата из средств организации. В учёте они отражаются как начисления за счёт СФР с нулевым фактическим расходом для работодателя — программа формирует соответствующие проводки при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
Периоды декрета попадают в отчётность: в ЕФС-1 отражается отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком как кадровые события, в персонифицированные сведения о физлицах — отсутствие облагаемых выплат. Проверьте, что в отчётном периоде эти события переданы вовремя: сроки подачи сведений о кадровых событиях ограничены, и просрочка грозит штрафом.
В табеле учёта рабочего времени периоды декрета отмечаются автоматически соответствующими кодами. Если в табеле за дни отпуска по БиР или по уходу стоят часы работы или пустые ячейки — это признак того, что документ не проведён или период указан неверно.
Удобно завести регламент: в день получения ЭЛН сразу загружать его в программу и проверять статус, а по закрытии листка — в тот же день отправлять сведения в СФР. Так сотрудница получит пособие без задержек, а у бухгалтерии не накопится «хвост» неотправленных документов к отчётной кампании.
Что важно запомнить
Декрет в 1С:ЗУП — это последовательность: больничный с причиной 05, сведения в СФР, затем отпуск по уходу за ребёнком с назначением пособия. Проверяйте расчёт среднего заработка, персональные данные и статусы обмена с фондом — большинство проблем возникает именно из-за ошибок в этих трёх точках.
Частые вопросы
Что делать, если электронный больничный не загружается из СФР?
Проверьте настройку обмена с фондом, действительность сертификата и корректность СНИЛС сотрудницы в карточке. Если обмен недоступен, введите больничный вручную по бумажным данным от сотрудницы — номер ЭЛН, период и причину нетрудоспособности можно указать без загрузки.
Как оформить декрет внешнему совместителю?
Документы создаются в базе той организации, где оформлено совместительство, по общим правилам. Пособие по беременности и родам назначается по каждому месту работы при соблюдении условий о стаже, а пособие по уходу за ребёнком — только по одному месту работы по выбору сотрудницы.
Нужно ли увольнять сотрудницу, если отпуск по уходу закончился, а она не вышла на работу?
Нет, автоматического увольнения не происходит. Если сотрудница не вышла и не оформила продление, зафиксируйте отсутствие и запросите объяснения. Дальнейшие действия зависят от причин неявки и оформляются отдельными кадровыми документами.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном после отправки сведений?
Если сведения ещё не обработаны фондом, отмените отправку, исправьте документ и отправьте заново. Если пособие уже назначено, потребуется корректировка через новый документ-исправление и повторная передача сведений с пояснением причины изменения.
Можно ли оформить отпуск по уходу за ребёнком на отца или бабушку?
Да, право на отпуск и пособие имеет любой член семьи, фактически ухаживающий за ребёнком. В 1С:ЗУП документ оформляется аналогично — на того сотрудника, который уходит в отпуск, с приложением справки с места работы матери о том, что она пособие не получает.