Сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП: где найти и как проверить

Сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП — это персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения, адрес, документ, удостоверяющий личность, статус застрахованного), которые программа использует для формирования отчётности в Социальный фонд России: ЕФС-1, персонифицированных сведений о физлицах и обмена по СЭДО. Если данных нет или они заполнены с ошибками, отчёты не пройдут контроль, а электронные больничные не увяжутся с сотрудником.

Основная точка входа — карточка сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники». Однако часть сведений хранится не в карточке, а в связанном элементе справочника «Физические лица», а заявочные сведения для СФР оформляются отдельным документом. Ниже разобрано, где именно искать каждый блок данных, как проверить их полноту и что делать при ошибках.

Где хранятся сведения о застрахованном лице в программе

ЗУП разделяет данные на два уровня: справочник «Сотрудники» (место работы, подразделение, должность) и справочник «Физические лица» (персональные данные). Именно карточка физического лица является источником сведений о застрахованном лице: СНИЛС, ИНН, дата и место рождения, пол, гражданство, документ удостоверяющий личность, адреса регистрации и фактического проживания, контакты.

Открыть карточку физлица можно двумя путями: из карточки сотрудника по ссылке «Личные данные» (или «Подробнее» → «Личные данные» в зависимости от версии) либо напрямую через раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица». При приёме на работу программа сама предлагает создать новое физлицо или подобрать существующее, чтобы не плодить дубли.

Какие данные входят в сведения о застрахованном лице

Для корректной работы с СФР в карточке физлица должны быть заполнены: ФИО (полностью, без сокращений), дата рождения, СНИЛС в формате XXX-XXX-XXX XX, пол, гражданство, документ удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и адрес фактического проживания. Для иностранцев дополнительно указывается статус застрахованного лица и реквизиты документа, подтверждающего право пребывания.

Отдельно проверяются льготы и особые статусы: инвалидность, статус нерезидента, право на досрочную пенсию. Эти данные влияют на тарифы взносов и разделы ЕФС-1. В карточке физлица они задаются по ссылкам «Страхование» и «Инвалидность» либо через кадровые документы.

Документ «Сведения о застрахованном лице» для СЭДО

Помимо справочных данных, в ЗУП есть отдельный документ, который передаётся в СФР при приёме на работу или изменении персональных данных. Найти его можно в разделе «Отчетность, справки» → «Обмен электронными документами с СФР» (в некоторых версиях — «СЭДО СФР») либо через «1С-Отчетность» в списке исходящих документов. В типовой конфигурации документ называется «Сведения о застрахованном лице» или отражается как форма в составе обмена.

Документ создаётся автоматически при проведении приёма на работу, если настроен обмен с СФР, либо вручную: «Создать» → выбрать сотрудника → программа подтянет данные из карточки физлица. Перед отправкой обязательно нажмите «Проверить» — встроенный контроль покажет незаполненные обязательные поля.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Обмен электронными документами с СФР»
2. 2
   Найдите в списке документ «Сведения о застрахованном лице» по нужному сотруднику или создайте новый
3. 3
   Проверьте, что данные подтянулись из карточки физлица, и заполните недостающее
4. 4
   Нажмите «Проверить» и устраните замечания контроля
5. 5
   Отправьте документ и дождитесь положительной квитанции от СФР

Где искать сведения для ЕФС-1 и персонифицированных сведений

Раздел 2 ЕФС-1 (сведения о стаже) и персонифицированные сведения о физлицах формируются на основе тех же карточек физлиц и кадровых документов. Проверить, что попадёт в отчёт, удобно через сам отчёт: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → создать нужную форму и нажать «Заполнить». Если сотрудник не попал в отчёт или попал с ошибками — причина почти всегда в карточке физлица или в кадровых документах.

Дополнительный источник проверки — отчёт «Личные данные сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Он выводит списком всех сотрудников с СНИЛС, паспортными данными и адресами, что позволяет быстро найти пустые поля сразу по всей организации, а не открывать каждую карточку.

Данные для электронных больничных

Проактивные выплаты и обмен по ЭЛН требуют тех же сведений. Если больничный не увязывается с сотрудником, проверьте СНИЛС и ФИО в карточке физлица — именно по ним СФР идентифицирует застрахованного. Также убедитесь, что в настройках обмена с СФР указан правильный страхователь и действующий сертификат.

Как исправить ошибки в сведениях о застрахованном лице

Исправления вносятся в карточке физического лица, а не в документе отправки — иначе при следующем формировании отчёта ошибка вернётся. Паспортные данные и ФИО изменяйте с указанием даты изменения: программа хранит историю, и отчёты за прошлые периоды будут формироваться со старыми значениями, что важно для корректировок.

Если обнаружились дубли физлиц, не удаляйте лишний элемент напрямую — на него могут ссылаться документы. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») с заменой ссылок, предварительно сделав резервную копию базы. После объединения проверьте начисления и отчётность по этому сотруднику за весь период.

Типичные ошибки при работе со сведениями

Чаще всего проблемы возникают из-за ручного ввода адреса без классификатора (СФР отклоняет такие сведения), СНИЛС с пробелами или неверным контрольным числом и устаревших паспортных данных после смены паспорта сотрудником. Ещё одна типичная ситуация — сотрудник принят, а документ сведений в СФР не создан или не отправлен, из-за чего фонд не может назначить пособие.

Как проверить результат

После заполнения или исправления сведений выполните три проверки: откройте карточку физлица и убедитесь, что обязательные поля заполнены и не подсвечены; сформируйте отчёт «Личные данные сотрудников» и просмотрите список на пропуски; проверьте статус отправленных документов в обмене с СФР — должна быть положительная квитанция без ошибок.

Контрольные точки

Контрольные точки

Карточка физлица

Норма

Все обязательные поля заполнены, СНИЛС проходит проверку формата

Тревожный признак

Пустые поля, подсветка ошибок, адрес без классификатора

Обмен с СФР

Норма

Квитанция «Принято» без замечаний

Тревожный признак

Ошибка контроля или отсутствие ответа фонда

Отчётность

Норма

Сотрудник попадает в ЕФС-1 с актуальными данными

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или данные устарели

Частые вопросы

Где в 1С ЗУП посмотреть СНИЛС сотрудника?

Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника — СНИЛС отображается в карточке или по ссылке «Личные данные». Массово СНИЛС всех сотрудников виден в кадровом отчёте «Личные данные сотрудников».

Почему сотрудник не попадает в ЕФС-1?

Обычные причины: не проведён или отсутствует кадровый документ приёма, не заполнены обязательные поля в карточке физлица, сотрудник оформлен по договору ГПХ с типом, не попадающим в нужный раздел. Проверьте карточку и перечень кадровых документов.

Нужно ли отправлять сведения при смене паспорта?

Да. Внесите новый документ в карточку физлица с датой изменения и отправьте обновлённые сведения в СФР через документ обмена, чтобы данные фонда совпадали с вашими.

Что делать, если СФР вернул сведения с ошибкой?

Откройте квитанцию — в ней указано, какое поле отклонено. Исправьте значение в карточке физического лица (не только в документе), после чего сформируйте и отправьте сведения повторно.

Как найти дубли физических лиц?

Используйте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей» по справочнику «Физические лица». Перед заменой ссылок сделайте резервную копию базы и проверьте результат на копии.

Где хранятся адреса для сведений о застрахованном лице?

В карточке физического лица, раздел с адресами: регистрация и фактическое проживание. Вводите их через подбор из адресного классификатора, чтобы сведения проходили контроль СФР.