Как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С

Справка 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт упразднена: с отчётности за 2021 год её заменила «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая для налоговой инспекции входит в состав расчёта 6-НДФЛ, а для сотрудника выдаётся отдельным документом. Однако в программах 1С и в повседневной речи название «2-НДФЛ» закрепилось, поэтому документы так и ищутся — по старому названию или как «Справка о доходах».

В типовых конфигурациях — 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8 — справка формируется автоматически на основании учтённых начислений, удержаний и вычетов. Задача пользователя сводится к трём вещам: убедиться, что данные в базе корректны, правильно создать документ и проверить результат перед выдачей или отправкой. Ручное заполнение строк требуется редко и почти всегда является признаком ошибки в учёте.

Ниже разобраны оба сценария — справка для сотрудника и справка для налоговой, — а также типовые ошибки и способы их проверки. Инструкции приведены для актуальных релизов конфигураций на платформе 8.3; в старых версиях расположение команд может отличаться.

Что изменилось: 2-НДФЛ и справка о доходах

Форма, которую работодатель выдаёт сотруднику, называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» и утверждается приказом ФНС. Для налогового органа аналогичные сведения подаются как приложение к годовому расчёту 6-НДФЛ. Коды доходов и вычетов, ставки налога и структура разделов остались прежними по смыслу, поэтому опыт работы со «старой» 2-НДФЛ полностью применим.

В интерфейсе 1С документы могут называться по-разному в зависимости от релиза: «2-НДФЛ для сотрудников», «Справка о доходах (2-НДФЛ)», «Справка о доходах сотрудника». Функционально это одно и то же. Если в вашей базе название отличается, ищите документ по слову «доход» в разделе отчётности.

Подготовка: что проверить в базе до формирования

Качество справки полностью определяется качеством учёта. Перед формированием убедитесь, что по сотруднику введены все начисления и удержания за нужный год: зарплата, премии, больничные, отпускные, материальная помощь, доходы в натуральной форме. Если какой-то месяц не закрыт или начисление проведено позже, справка покажет неполные данные.

Проверьте персональные данные физического лица: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения, данные документа, удостоверяющего личность, и статус налогового резидента. Ошибка в ИНН или фамилии сделает справку недействительной для банка или налоговой. Статус резидента влияет на ставку НДФЛ: для нерезидентов доходы облагаются по иным ставкам, и программа разнесёт их по разным разделам.

Третий блок подготовки — вычеты. Убедитесь, что заявления на стандартные вычеты (на детей и др.) введены документом «Заявление на вычеты НДФЛ» и действуют в нужном периоде. Если вычет оформлен задним числом, пересчитайте налог за соответствующие месяцы, иначе суммы в справке не сойдутся с расчётом 6-НДФЛ.

1. 1
   Закройте расчёт зарплаты за все месяцы нужного года и проведите итоговые документы
2. 2
   Проверьте ФИО, ИНН, СНИЛС и документ удостоверения личности в карточке сотрудника
3. 3
   Убедитесь, что заявления на вычеты введены и действуют в проверяемом периоде
4. 4
   Сверьте удержанный НДФЛ по регистрам с ведомостями на выплату
5. 5
   Сформируйте справку и сверьте итоговые суммы с расчётом 6-НДФЛ за год

Справка для сотрудника в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите «2-НДФЛ для сотрудников» (в новых релизах — «Справки о доходах для сотрудников»). Создайте документ, укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа соберёт доходы помесячно с кодами, вычеты и итоговые суммы налога: исчисленный, удержанный, перечисленный.

Проверьте заполненный документ по разделам. В шапке — реквизиты налогового агента и физического лица. Далее идут разделы по ставкам налога: для каждой ставки выводится облагаемая база, сумма вычетов и налог. Приложение с расшифровкой доходов по месяцам и кодам должно соответствовать расчётным листкам сотрудника.

Для выдачи на бумаге используйте кнопку «Печать» — формируется официальная форма, утверждённая ФНС. Документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом. Справка выдаётся сотруднику в течение трёх рабочих дней с момента заявления; при увольнении — в день увольнения вместе с другими документами.

Справка для сотрудника в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 путь немного другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)» либо «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ». Создайте документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника», укажите год, организацию и физическое лицо, затем нажмите «Заполнить».

Логика совпадает с ЗУП: программа подтягивает данные из регистров учёта НДФЛ. Отличие в том, что в бухгалтерской конфигурации зарплатный учёт упрощён, и при сложных ситуациях (несколько ставок, доходы от долевого участия, вычеты по уведомлениям) стоит внимательнее проверять разбивку по разделам. Если суммы не заполнились — почти всегда причина в том, что начисления введены, но налог не исчислен документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц.

Справка для налоговой инспекции и отправка в составе 6-НДФЛ

Для передачи в ФНС используется документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (ЗУП: «Отчетность, справки»; Бухгалтерия: «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах для передачи в ИФНС»). Однако в актуальном порядке отчётности отдельная отправка справок заменена годовым расчётом 6-НДФЛ с приложением — справки по каждому физическому лицу формируются внутри расчёта автоматически.

Практический порядок такой: сформируйте отчёт «6-НДФЛ» за год, проверьте, что приложение со справками заполнено по всем сотрудникам, получавшим доход, выполните проверку контрольных соотношений встроенной командой отчёта и отправьте файл через 1С-Отчётность или выгрузите для передачи иным способом. Срок представления годового расчёта со справками — не позднее 25 февраля следующего года.

Если удержать налог с дохода не удалось (например, доход выдан в натуральной форме, а денежных выплат не было), сведения о неудержанной сумме также включаются в справку с соответствующим признаком. Эту ситуацию программа отражает отдельно — проверьте, что сумма неудержанного налога корректна, поскольку за её перечисление отвечает уже сам налогоплательщик.

Проверка результата и сверка с 6-НДФЛ

Главный контроль — сопоставление справки с годовым расчётом 6-НДФЛ. Сумма дохода и исчисленного налога по всем справкам должна согласовываться с показателями расчёта. В 1С для этого есть регламентированные проверки: кнопка «Проверка» в форме отчёта запускает контрольные соотношения, а отчёты «Анализ НДФЛ» и «Расчётная ведомость» помогают найти расхождения по конкретному сотруднику.

Полезно сверить три суммы по каждому человеку: налог исчисленный, удержанный и перечисленный. В идеальной ситуации по завершении года они равны. Если удержанный меньше исчисленного — возможно, выплата декабрьской зарплаты ещё не проведена. Если перечисленный больше удержанного — проверьте платёжные документы и распределение уплаты по сотрудникам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма дохода в справке

Норма

Совпадает с суммой расчётных листков за год и данными 6-НДФЛ

Тревожный признак

Есть месяцы без дохода при работающем сотруднике или лишние суммы

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Норма

Суммы равны по окончании года

Тревожный признак

Удержанный меньше исчисленного без объективной причины

Персональные данные

Норма

ИНН, ФИО, дата рождения совпадают с паспортом и карточкой сотрудника

Тревожный признак

Пустой ИНН, старая фамилия, ошибка в дате рождения

Вычеты

Норма

Вычеты соответствуют заявлениям и справкам из ФНС

Тревожный признак

Вычет применён без заявления или за месяцы после утраты права

Типичные ошибки и способы их устранения

Самая частая проблема — пустая справка или пропуск отдельных месяцев. Причины: начисления введены другим документом (например, «Операция учёта НДФЛ» вместо «Начисления зарплаты»), доход зарегистрирован на другое физическое лицо-дубль, либо в документе указана неверная дата получения дохода. Лечится поиском дубля физлица и корректировкой первичных документов.

Вторая группа ошибок — неверные коды доходов и вычетов. Например, материальная помощь проведена кодом, не предусматривающим вычет, или компенсация отнесена к облагаемому доходу. Коды задаются в видах начислений; исправьте код в настройке начисления и перепроведите документы за год, затем перезаполните справку.

Третья типичная ситуация — сотрудник менял фамилию или ИНН в середине года, а в базе остались старые данные. Обновите сведения в карточке физического лица перед формированием справки: программа берёт данные на дату документа, и пересоздавать справку после исправления обязательно.

Перед массовым формированием справок за год удобно сначала построить отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» и убедиться, что по каждому сотруднику нет отрицательных сумм и «висящих» остатков. Это занимает несколько минут и избавляет от исправления уже подписанных документов.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:ЗУП находится справка 2-НДФЛ?

Раздел «Отчетность, справки» → группа «Справки по сотрудникам» → «2-НДФЛ для сотрудников» или «Справки о доходах». В новых релизах название может быть «Справка о доходах и суммах налога». Если пункта нет в меню, найдите документ через «Все функции» или поиск по слову «доход».

Почему справка заполняется пустой, хотя зарплата начислялась?

Чаще всего налог не исчислен в документах начисления, доход отражён на дубля физического лица или в документе выбран неверный налоговый период. Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» по сотруднику: если там данных нет, проблема в учётных документах, а не в справке.

Нужно ли сдавать справки отдельно от 6-НДФЛ?

Нет. Сведения о доходах физических лиц входят в годовой расчёт 6-НДФЛ как приложение. Отдельная справка оформляется только по запросу сотрудника для предъявления в банк, налоговую за вычетом и в другие организации.

Как исправить ошибку в уже выданной справке?

Исправьте первичные учётные данные (начисление, вычет, персональные сведения), пересчитайте налог при необходимости и сформируйте новую справку. Если сведения уже ушли в ФНС в составе 6-НДФЛ, подайте уточнённый расчёт с корректными приложениями.

Можно ли сформировать справку за несколько месяцев, а не за год?

Да. В документе «Справка о доходах для сотрудника» можно указать произвольный период внутри года — программа соберёт доходы и налог только за выбранные месяцы. Такой вариант подходит, например, для банка, запросившего данные за последние полгода.

Что делать, если в справке неудержанный налог?

Проверьте, действительно ли у агента не было возможности удержать налог (нет денежных выплат). Если удержание возможно — удержите при ближайшей выплате и пересформируйте справку. Если невозможно — сведения о неудержанной сумме передаются в ФНС в составе 6-НДФЛ, и налог уплачивает само физическое лицо по уведомлению.