Другое · 11 мин
Сотрудник увольняется в отпуске: как оформить в 1С
Как оформить увольнение сотрудника, находящегося в отпуске, в 1С:ЗУП — порядок действий, расчёт компенсации, отзыв из отпуска, типичные ошибки и проверка результата.
Сотрудник, уже ушедший в отпуск, подаёт заявление на увольнение по собственному желанию — и в 1С:ЗУП обнаруживается типовая проблема: отпуск проведён и оплачен, а теперь требуется оформить увольнение датой, которая попадает на период отпуска или следует сразу за ним. Закон это допускает, но расчётчику нужно скорректировать документ «Отпуск», при необходимости пересчитать отпускные, удержать излишне выплаченные суммы за неотработанные дни и провести окончательный расчёт с компенсациями в день увольнения.
Ключевой момент: дата увольнения определяет, сколько дней отпуска окажется «лишними». Если сотрудник отгулял больше, чем заработал на дату увольнения, возникает удержание за неотработанные дни отпуска. Если меньше — положена компенсация за неиспользованный отпуск. Оба расчёта программа выполняет автоматически, но только при корректно оформленной цепочке документов.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): от регистрации заявления до проверки итоговых сумм. Отдельно рассмотрены сценарии с отпуском с последующим увольнением и отзывом из отпуска.
Какие варианты увольнения в отпуске существуют
Прежде чем открывать программу, определите, какой из трёх сценариев реализуется — от этого зависит набор документов и порядок расчёта.
Сравнение вариантов
Сотрудник подал заявление, уже находясь в отпуске. Дата увольнения может приходиться на дни отпуска. Отзывать из отпуска не требуется — заявление отзыва не предполагает.
По заявлению сотрудника предоставляется отпуск, после которого трудовой договор прекращается. День увольнения — последний день отпуска, но все расчёты и выдача документов производятся до начала отпуска.
Применяется, только если сотрудник согласен прервать отпуск (например, по инициативе работодателя при сокращении). Без согласия отозвать нельзя.
В первом случае работодатель не обязан ждать окончания отпуска: двухнедельный срок предупреждения идёт с даты подачи заявления, и уволить сотрудника можно, пока он отдыхает. Это принципиально: принуждать сотрудника «досидеть» отпуск и только потом увольнять — нарушение его прав.
Во втором случае оформляется единый пакет: приказ на отпуск и приказ на увольнение. В 1С:ЗУП для этого есть специальный режим в документе «Отпуск» — флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением».
Проверка исходных данных перед оформлением
Прежде чем вводить документ увольнения, убедитесь, что отпуск в программе отражён корректно. Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска» и найдите документ по сотруднику. Проверьте даты начала и окончания, вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения) и факт проведения начисления отпускных.
Далее проверьте остаток отпуска сотрудника: отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Именно от этого остатка зависит, получится в итоге компенсация или удержание.
Что проверить перед увольнением
Отпуск и начисление отпускных проведены, периоды совпадают с приказом
Отпуск не проведён или даты не совпадают с фактическими — сначала исправьте документ
Остаток соответствует кадровым данным по рабочим годам
Остаток явно неверный — проверьте ввод начальных остатков отпусков
Дата увольнения определена с учётом срока предупреждения
Дата не согласована — риск спора о последнем рабочем дне
Если отпуск ещё не начислялся (сотрудник ушёл в отпуск в конце месяца, а расчёт планировался позже), сначала начислите отпускные — иначе расчёт при увольнении соберётся неправильно и придётся переделывать цепочку документов.
Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Увольнения». Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения — она может попадать на период отпуска, программа это допускает.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Увольнения» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию)
- 3Укажите реквизиты заявления сотрудника в поле «Документ-основание»
- 4На закладке начислений проверьте автоматически рассчитанные суммы: зарплату за отработанные дни и компенсацию отпуска
- 5Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-8 или свою форму)
Программа при проведении автоматически определяет, что положено сотруднику. Если на дату увольнения есть неиспользованные дни отпуска — рассчитывается компенсация по среднему заработку. Если сотрудник отгулял отпуск авансом — рассчитывается удержание за неотработанные дни.
Обратите внимание на поле «Компенсация отпуска» в документе: программа сама подставляет количество дней, но его можно скорректировать вручную, если по кадровым данным расчёт отличается. Перед ручной правкой обязательно сверьтесь с отчётом «Остатки отпусков» и зафиксируйте, почему цифры разошлись.
Как 1С рассчитывает компенсацию или удержание
Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется исходя из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник только что был в отпуске, суммы отпускных и дни отпуска из расчёта среднего заработка исключаются — программа делает это автоматически по правилам учёта среднего.
Удержание за неотработанные дни отпуска возникает, когда сотрудник использовал отпуск за рабочий год, который не отработал полностью. В документе «Увольнение» такое удержание отражается с минусом в начислениях либо отдельной строкой удержания — в зависимости от настроек. Важно помнить об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен, и если начисленной суммы не хватает, «добирать» долг с сотрудника через зарплату нельзя.
Отдельный нюанс — НДФЛ с удержания. При сторнировании отпускных пересчитывается и налог: программа корректирует НДФЛ автоматически, но после проведения сверьте регистр налогового учёта, чтобы не было зависших отрицательных сумм, которые потом «вылезут» в отчёте 6-НДФЛ.
Отпуск с последующим увольнением: особенности оформления
Для этого сценария в документе «Отпуск» установите флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением». Программа сама рассчитает дату увольнения как последний день отпуска и предложит сразу оформить компенсацию за оставшиеся неиспользованные дни (если сотрудник берёт не весь положенный отпуск).
Принципиальное отличие сценария: все деньги сотрудник получает до ухода в отпуск, а трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) оформляют в последний рабочий день перед отпуском. В программе это означает, что документ «Увольнение» с полной выплатой проводится до начала отпуска, хотя датирован последним днём отпуска.
Если сотрудник в период такого отпуска заболел, отпуск на дни больничного не продлевается, а дата увольнения не сдвигается. Больничный лист оплачивается, и в 1С его вводят обычным документом «Больничный лист» — он корректно отразится в расчётах, но на дату увольнения не повлияет.
Отзыв из отпуска и корректировка документов
Если по согласованию с сотрудником отпуск прерывается, в 1С:ЗУП используется документ «Отзыв из отпуска» (раздел «Кадры» → «Отсутствия» или «Все отсутствия» — зависит от релиза). Документ фиксирует новую дату окончания отпуска, и программа пересчитывает отпускные: часть суммы сторнируется, за дни фактической работы начисляется зарплата.
После отзыва документ «Увольнение» оформляется стандартно, но уже с учётом пересчитанных сумм. Неиспользованные из-за отзыва дни отпуска не сгорают: они либо переносятся, либо компенсируются при увольнении.
Выплата и проверка результата
После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу). По общему правилу окончательный расчёт выдаётся в день увольнения. Если сотрудник в этот день в отпуске и получить деньги лично не может, суммы выплачиваются не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте — на практике чаще всего переводят на зарплатную карту в день увольнения.
Сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 (или используемую в организации форму) из документа «Увольнение» по кнопке «Печать». Сверьте итоговые суммы: начислено, удержано, НДФЛ, к выплате. Проверьте, что ведомость подобрала именно расчёт при увольнении, а не только текущую зарплату.
Что важно запомнить
Увольнение в отпуске оформляется стандартным документом «Увольнение»; программа сама считает компенсацию или удержание. Главные условия корректного расчёта: проведённый документ отпуска, достоверные остатки отпусков и сверка НДФЛ после проведения. Отпуск с последующим увольнением оформляется отдельным режимом с выплатой до начала отпуска.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске, по инициативе работодателя?
Нет. Увольнение по инициативе работодателя в период отпуска запрещено (кроме ликвидации организации). По собственному желанию сотрудник уволиться может в любой момент, включая отпуск.
Нужно ли отзывать сотрудника из отпуска для увольнения по его заявлению?
Нет. Отзыв применяется только к прерыванию отпуска по производственной необходимости и требует согласия. Заявление об увольнении отзывом не оформляется — достаточно провести документ «Увольнение» на нужную дату.
Что делать, если удержание за неотработанный отпуск больше суммы расчёта?
Удержать можно только в пределах начисленных сумм с учётом законодательных ограничений. Остаток долга с сотрудника, уволенного по собственному желанию, взыскать через зарплату нельзя — в программе такое удержание следует ограничить вручную.
Как оформить увольнение, если сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты?
Точно так же — документом «Увольнение». Отпускные начислений нет, поэтому программа рассчитает только компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск (если есть остаток) и задолженность по зарплате за ранее отработанное время.
Сдвигается ли дата увольнения, если в отпуске с последующим увольнением сотрудник заболел?
Нет, дата увольнения остаётся последним днём отпуска. Больничный оплачивается отдельно: введите документ «Больничный лист» — он учтётся в расчётах, но период отпуска и дату увольнения не изменит.
Где в 1С:ЗУП посмотреть, сколько дней компенсации положено сотруднику?
В отчёте «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает накопленные и использованные дни по каждому рабочему году. Сверяйте с ним количество дней, которое программа подставила в документ «Увольнение».