Другое · 8 мин
Где в 1С занести справку с предыдущего места работы
Пошаговая инструкция: где в 1С:ЗУП занести справку о заработке с предыдущего места работы (182н), как учесть её при расчёте больничных и пособий.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или справка по форме из приложения к приказу Минтруда № 182н), её данные нужно внести в программу, чтобы правильно рассчитать больничные, декретные и другие пособия. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен специальный документ — искать его нужно не в кадровом разделе, а в разделе зарплаты или отчётности.
Многие пользователи ошибочно пытаются внести справку в карточку сотрудника или в «Приём на работу», но там таких полей нет. Ниже разберём, где именно находится нужный документ в разных конфигурациях 1С, как заполнить его без ошибок и как проверить, что данные учлись при расчёте пособия.
Где находится документ для ввода справки в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) справка вводится документом «Справка с предыдущего места работы». Найти его можно двумя путями: через раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки с предыдущего места работы» либо через раздел «Отчетность, справки». В некоторых релизах и в 1С:Бухгалтерии документ называется «Справки других страхователей о заработке» и находится в разделе «Зарплата и кадры».
Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройки: возможно, отключена функциональность пособий или у пользователя недостаточно прав. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что учёт пособий ведётся в программе. Также документ можно найти через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы».
Как заполнить справку пошагово
Создайте новый документ кнопкой «Создать» и заполните его по бумажной справке, которую принёс сотрудник. Основные поля: организация (ваша), сотрудник, страхователь (прежний работодатель — укажите наименование, ИНН и КПП), период работы и суммы заработка по годам.
Суммы вводятся помесячно или итогом за календарный год — в зависимости от версии программы. Важно переносить цифры именно в разрезе календарных лет, как указано в справке 182н: заработок каждого года сравнивается с предельной базой для начисления взносов, и ошибка в распределении по годам исказит расчёт пособия.
- 1Откройте Зарплата → Справки с предыдущего места работы → Создать
- 2Выберите организацию и сотрудника
- 3Заполните данные страхователя: наименование, ИНН, КПП
- 4Укажите период работы у прежнего работодателя
- 5Внесите суммы заработка по календарным годам из справки 182н
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Какие данные понадобятся из справки 182н
Стандартная справка содержит: реквизиты страхователя (наименование, ИНН/КПП, регистрационный номер в СФР), периоды работы, суммы выплат за каждый календарный год и количество календарных дней, исключаемых из расчёта (больничные, декрет, отпуск по уходу за ребёнком). Все эти сведения нужно перенести в программу.
Особое внимание уделите блоку исключаемых дней — он влияет на расчёт пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник в расчётных годах был в декрете, пропуск этих дней приведёт к занижению пособия, и сотрудник получит меньше, чем положено.
Как проверить, что справка учтена в расчёте
После проведения документа создайте тестовый больничный лист сотруднику и откройте в нём расчёт среднего заработка (кнопка с зелёным карандашом или ссылка «Начислено»). В таблице заработка должна появиться строка с прежним страхователем и внесёнными суммами.
Если строка не появилась, проверьте три вещи: проведён ли документ, тот ли сотрудник указан, попадают ли годы справки в расчётный период пособия. Средний заработок считается за два календарных года, предшествующих году страхового случая, — справка за более ранние годы в расчёт не попадёт.
Как проверить результат
Виден прежний страхователь и суммы по годам
Строки нет — документ не проведён или не тот сотрудник
Выросла после ввода справки
Не изменилась — годы справки вне расчётного периода
Отражены в расчёте декретных
Дни не учтены — пособие занижено
Типичные ошибки при вводе справки
Самая частая ошибка — ввод суммы общим итогом без разбивки по годам либо с перепутанными годами. Из-за этого заработок может «перескочить» предельную базу не того года, и программа неверно ограничит сумму. Вторая типичная ошибка — ввод справки после расчёта больничного: документ-начисление придётся пересчитать вручную.
Также пользователи иногда создают дубликаты справок, когда сотрудник приносит уточнённую справку. Правильнее исправить существующий документ или отменить его проведение, иначе суммы задвоятся в расчёте.
Альтернативные способы учесть заработок
Если справки у сотрудника нет, пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Сотрудник вправе написать заявление в СФР о запросе сведений о заработке через ПФР/СФР — после получения данных пособие пересчитывается.
В самой 1С альтернативой документу справки может служить ручное редактирование среднего заработка прямо в документе больничного, но делать это не рекомендуется: такие правки не сохраняются для последующих расчётов и теряются при пересчёте. Правильный путь — всегда вводить отдельный документ справки.
Как выбрать действие
Ограничения и нюансы
Справка влияет только на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. На отпускные, командировочные и обычную зарплату она не влияет — там средний заработок считается по данным вашей организации за 12 месяцев.
Если сотрудник работал у нескольких работодателей, справки вводятся отдельными документами по каждому страхователю. Для совместителей действует особый порядок учёта: заработок у разных страхователей может учитываться по-разному в зависимости от того, где назначается пособие.
Что важно запомнить
Справка о заработке вводится отдельным документом в разделе «Зарплата» (в 1С:Бухгалтерии — «Справки других страхователей о заработке»). Суммы переносятся по календарным годам с учётом исключаемых дней, документ вводится до расчёта пособия, результат проверяется в расчёте среднего заработка больничного.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник не может получить справку 182н?
Пособие рассчитывается из имеющегося заработка или МРОТ. Сотрудник может подать заявление, и работодатель запросит сведения о заработке через СФР. После получения ответа пособие пересчитывается за весь прошедший период.
Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Если расчётный период (два предшествующих года) полностью отработан в вашей организации, справка не нужна — весь заработок уже есть в базе. Справка актуальна для новичков и тех, кто в расчётных годах работал в другом месте.
Как исправить ошибочно введённую справку?
Откройте документ из журнала справок, исправьте суммы или годы и перепроведите его. Если по неверным данным уже рассчитаны пособия, пересчитайте соответствующие больничные. Создавать вторую справку на того же страхователя не нужно.
Учитывается ли справка при расчёте отпускных?
Нет. Средний заработок для отпускных и командировок считается только по выплатам вашей организации за 12 календарных месяцев. Справка 182н влияет исключительно на пособия по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.
Где в 1С:Бухгалтерии найти этот документ?
В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Справки других страхователей о заработке» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Порядок заполнения аналогичен: сотрудник, страхователь, годы и суммы заработка.
Что делать, если суммы в справке превышают предельную базу?
Вносите суммы как указано в справке — программа сама ограничит заработок предельной величиной базы для начисления взносов соответствующего года при расчёте пособия. Вручную урезать суммы не нужно.