Как принять на работу сотрудника в 1С

Оформление приёма на работу в 1С — одна из базовых кадровых операций, от корректности которой зависят расчёт зарплаты, кадровая отчётность и персонифицированный учёт. Ошибка в дате приёма, ставке или подразделении потом «разъезжается» по начислениям, отчётам в фонды и личной карточке сотрудника, поэтому исправлять её приходится цепочкой документов.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) приём оформляется полноценным кадровым документом с начислениями и графиком работы. В 1С:Бухгалтерии 8 возможности ограничены: создаётся сотрудник и простейший кадровый документ, а полноценный кадровый учёт там не ведётся. Ниже разобраны оба сценария с упором на ЗУП как основной инструмент.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а в программе заполнены организация, подразделения, должности и графики работы — эти справочники понадобятся при оформлении приёма.

Что подготовить перед оформлением приёма

Приём на работу опирается на справочники, и если они не заполнены, документ придётся прерывать на полпути. Проверьте наличие в базе нужного подразделения, должности с корректным наименованием (она попадёт в трудовой договор и отчёты) и графика работы сотрудника. Если графиков несколько — пятидневка, сменный, неполное время — нужный должен быть создан заранее.

От кадровика потребуются данные самого сотрудника: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и стаже при необходимости. Также заранее определите условия трудового договора: дату выхода, характер работы (основное место или совместительство), размер оклада или тарифной ставки, наличие надбавок и испытательного срока.

Создание физического лица и сотрудника

В 1С разделены понятия «физическое лицо» и «сотрудник». Физическое лицо — это человек с его персональными данными, а сотрудник — связь физического лица с организацией и конкретным рабочим местом. Один человек может быть сотрудником несколько раз: например, как основной работник и как внутренний совместитель.

В ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее уже работал в организации, найдите его в списке физических лиц, чтобы не создавать дубликат — дубли физических лиц ломают отчётность, так как стаж и доходы раздваиваются. Для нового человека заполните ФИО, пол, дату рождения, затем по ссылкам в карточке внесите ИНН, СНИЛС, паспорт и адрес.

В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Карточка проще, но логика та же — сначала персональные данные, затем трудовые отношения.

Оформление документа «Приём на работу» в 1С:ЗУП

Основной документ создаётся из раздела «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Также документ можно создать прямо из карточки сотрудника — тогда часть полей заполнится автоматически.

В шапке документа укажите организацию, дату приёма (день выхода на работу по приказу), сотрудника, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию штатного расписания — тогда оклад и надбавки подтянутся из неё автоматически, а программа проконтролирует наличие свободной ставки.

Далее заполните ключевые параметры трудового договора:

• Количество ставок — 1 для полной занятости, 0,5 или другое значение для неполного времени;
• График работы — определяет норму времени для расчёта зарплаты;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство;
• Условия договора — бессрочный или срочный с указанием даты окончания и основания;
• Испытательный срок — при наличии.

На вкладке «Оплата труда» проверьте или добавьте начисления: оклад по дням, премии, надбавки. Если позиция взята из штатного расписания, список заполнится автоматически — сверьте суммы с приказом. На вкладке с дополнительной информацией при необходимости укажите номер и дату трудового договора, данные для воинского учёта.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Заполните организацию, дату приёма, сотрудника, подразделение и должность или позицию штатного расписания
3. 3
   Укажите количество ставок, график работы и вид занятости
4. 4
   Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте результат в штатной расстановке и пробным расчётом зарплаты

Приём на работу в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ведётся в ограниченном объёме: нет штатного расписания в полном виде, графиков работы и детальной настройки начислений. Документ «Приём на работу» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или создаётся из карточки сотрудника.

В документе указываются организация, сотрудник, дата приёма, подразделение, должность, вид занятости и оклад. Этого достаточно для расчёта зарплаты в простых случаях — фиксированный оклад, стандартная пятидневка. Если в организации сменные графики, сложные системы оплаты, кадровый документооборот в полном объёме или массовые приёмы, для кадрового учёта лучше использовать ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерию.

Где оформлять приём

1С:ЗУП

Полноценный кадровый учёт: штатное расписание, графики, приказы, отчётность. Подходит при любом штате и сложных условиях оплаты труда

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый приём для небольших организаций с окладной системой. Ограничение: нет полноценного штатного расписания и гибких графиков

Проверка результата после проведения

После проведения документа не ограничивайтесь отсутствием ошибок на экране — проверьте, как приём отразился в учёте. Откройте отчёт «Штатная расстановка» (в ЗУП: «Кадры» → «Штатная расстановка») и убедитесь, что сотрудник занял нужную позицию с правильной датой и ставкой.

Второй контроль — пробный расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма или воспользуйтесь отчётом «Расчётный листок» по сотруднику. Проверьте, что оклад рассчитан пропорционально отработанным дням, если приём был в середине месяца, и что норма времени соответствует назначенному графику.

Третья точка контроля — личная карточка и отчётность. Убедитесь, что сотрудник попадает в списки для персонифицированных сведений и что в его карточке корректно заполнены ИНН и СНИЛС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатная расстановка

Норма

Сотрудник занимает позицию с даты приёма, ставка и подразделение верны

Тревожный признак

Позиция пуста, двойная ставка или неверное подразделение

Расчётный листок

Норма

Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням месяца приёма

Тревожный признак

Начислен полный оклад за неполный месяц или начислений нет вовсе

Персональные данные

Норма

ИНН и СНИЛС заполнены, программа не выдаёт предупреждений

Тревожный признак

Пустые поля или сообщения о некорректных данных

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — неверная дата приёма. Если документ уже проведён и по сотруднику есть начисления, просто перепровести его с другой датой может быть недостаточно: придётся пересчитать зарплату за затронутый период. Поэтому дату сверяйте с приказом до проведения.

Вторая типичная проблема — приём без ставки или на занятую ставку при включённом контроле штатного расписания. Программа выдаст предупреждение; не игнорируйте его, а проверьте, не забыт ли прежний работник на этой позиции (возможно, его не уволили) или не нужно ли расширить штатное расписание.

Третья группа ошибок — неверный график или вид занятости. Если совместителю назначить полный график пятидневки, зарплата посчитается непропорционально ставке. Исправляется это кадровым переводом («Кадровый перевод» в ЗУП) с даты обнаружения ошибки и последующим перерасчётом.

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» для того же физического лица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство» — создаётся новый сотрудник. Для внешнего совместителя физическое лицо заводится как обычно, вид занятости — «Внешнее совместительство». В обоих случаях количество ставок обычно неполное, а график и оплата настраиваются пропорционально.

Приём на неполную ставку

Укажите дробное количество ставок (например, 0,5) и выберите график неполного рабочего времени, если он отличается от обычного. Оплата рассчитается пропорционально ставке автоматически. Ошибка здесь — назначить полставки, но оставить полный график: тогда норма времени будет полной, и расчёт исказится.

Срочный трудовой договор

В документе приёма установите признак срочного договора, укажите дату окончания и основание заключения. Программа напомнит о приближении срока окончания договора в списке задач или через соответствующие отчёты — это помогает не пропустить увольнение или переоформление.

Заведите внутреннее правило: документ приёма в 1С создаётся только на основании подписанного приказа, а не устной договорённости. Это избавляет от ситуаций, когда сотрудник уже внесён в базу, получил аванс, а трудовой договор так и не оформлен.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически программа позволяет провести документ прошедшей датой, если период не закрыт. Но учтите: это повлияет на расчёт зарплаты, средний заработок и отчётность за тот период. Если зарплата уже выплачена и отчёты сданы, потребуются перерасчёты и, возможно, уточнённые отчёты. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.

Что делать, если сотрудник уже есть в базе, но уволен?

Не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующего человека в справочнике физических лиц и оформите новый документ «Приём на работу» — будет создан новый сотрудник, связанный с той же личной карточкой. Так сохранится история стажа и не возникнет дублей в отчётности.

Обязательно ли вести штатное расписание для приёма?

Нет. В ЗУП штатное расписание можно отключить в настройках кадрового учёта — тогда в приёме указываются просто подразделение и должность, а начисления вводятся вручную. Но при включённом штатном расписании программа контролирует свободные ставки и подставляет оклады автоматически, что снижает количество ошибок.

Почему после приёма сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли сам документ приёма, попадает ли дата приёма в расчётный период и назначен ли сотруднику график работы. Также убедитесь, что на вкладке «Оплата труда» есть хотя бы одно плановое начисление — без него считать будет нечего.

Как распечатать приказ о приёме по форме Т-1?

Из проведённого документа «Приём на работу» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о приёме на работу (Т-1)». Форма заполнится данными документа. Если в организации используется самостоятельно разработанная форма приказа, её можно подключить как внешнюю печатную форму.

Нужно ли отдельно оформлять приём директора организации?

Да, руководитель оформляется тем же документом «Приём на работу», чтобы по нему рассчитывалась зарплата и взносы. Дополнительно проверьте, что в карточке организации он указан как ответственное лицо для подписи отчётов — это отдельная настройка, не связанная с кадровым документом напрямую.