Реестр депонированных сумм в 1С: где найти и как работать с ним

Депонирование возникает, когда сотрудник не получил начисленную зарплату в установленный срок: не пришёл за наличными в кассу, не забрал деньги из-за больничного, отпуска или командировки. Такие суммы организация обязана учитывать отдельно — как задолженность перед работником, а не как выплаченную зарплату. В 1С:ЗУП для контроля этих сумм предусмотрен отчёт «Реестр депонированных сумм», и именно его чаще всего ищут бухгалтеры по зарплате.

Реестр депонированных сумм находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» либо в разделе «Выплаты» → «Отчёты по выплатам» — точное расположение зависит от версии конфигурации и настроек интерфейса. Отчёт показывает, кто, когда и какая сумма была депонирована, а также какие депонированные суммы уже выданы или списаны.

Важно понимать: реестр — это отчёт, а не документ. Само депонирование оформляется в ведомости (в кассу или в банк) флажком «Задепонировать» либо автоматически при закрытии ведомости с невыплаченными строками. Если в ведомости депонирование не отражено, в реестре данных не будет — и это первая причина «пустого» отчёта.

Где находится реестр в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 3.1 стандартный путь: «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Реестр депонированных сумм». Если отчёта нет в списке, откройте «Все отчёты» через меню раздела и найдите его поиском по слову «депонир». В некоторых настройках интерфейса отчёты по выплатам вынесены в раздел «Выплаты».

В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного отчёта «Реестр депонированных сумм» в типовой поставке может не быть — там депонирование отражается документом «Депонирование зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), а аналитику смотрят через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» и карточку счёта.

Если конфигурация доработана или права пользователя ограничены, отчёт может быть скрыт. Проверьте права доступа: для просмотра нужны права на чтение данных по зарплате и выплатам. При отсутствии прав обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять роли небезопасно.

Как формируется депонирование: от ведомости до реестра

Реестр не создаётся вручную — он собирает данные из документов. Цепочка выглядит так: создаётся ведомость на выплату (в кассу, в банк или через раздатчика), по факту выплаты в ведомости отмечают, какие строки не оплачены. Для невыплаченных строк выполняется команда депонирования, и программа формирует документ «Депонирование зарплаты».

В ведомости в кассу депонирование обычно выполняется кнопкой или флажком в табличной части. В ведомости в банк невыплата фиксируется по результатам подтверждения из банка — суммы, которые банк не зачислил (например, из-за закрытого счёта сотрудника), можно задепонировать.

Только после проведения документа депонирования сумма попадёт в реестр. Если вы просто не выплатили деньги и закрыли ведомость без оформления депонирования, в учёте повиснет «невыясненная» задолженность, а реестр останется пустым.

1. 1
   Откройте ведомость на выплату и отметьте невыплаченные строки
2. 2
   Выполните команду «Задепонировать» по невыплаченным суммам
3. 3
   Проверьте, что документ «Депонирование зарплаты» создан и проведён
4. 4
   Откройте «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Реестр депонированных сумм»
5. 5
   Установите период и организацию, сформируйте отчёт

Как сформировать и настроить отчёт

Откройте отчёт, укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». По умолчанию реестр показывает депонированные суммы за выбранный период с детализацией по сотрудникам: дата и номер документа депонирования, ФИО работника, сумма.

Через кнопку «Настройки» можно добавить отборы — по подразделению, конкретному сотруднику, виду выплаты. Полезные варианты настройки: показать только невыданные депонированные суммы (для контроля задолженности) или наоборот — историю выдачи депонированных сумм за период.

Если отчёт нужен регулярно, сохраните вариант настроек под понятным именем, например «Депонированные, не выданные». Это избавит от повторной настройки отборов каждый месяц.

Как проверить правильность данных реестра

Сверьте реестр с данными бухгалтерского учёта: остаток невыданных депонированных сумм в ЗУП должен совпадать с кредитовым сальдо счёта 76.04 в бухгалтерской программе. Расхождения обычно означают, что депонирование оформили в одной программе, а выдачу — только в другой.

Дополнительная проверка — отчёт «Анализ задолженности по зарплате» и расчётные листки сотрудников. Если у сотрудника в расчётном листке висит долг за организацией, а в реестре его нет, депонирование не было оформлено документально.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в реестре за период

Норма

Совпадает с итогом документов «Депонирование зарплаты» за тот же период

Тревожный признак

В реестре пусто при наличии проведённых документов депонирования

Остаток невыданных сумм

Норма

Равен сальдо счёта 76.04 в бухучёте

Тревожный признак

Расхождения между ЗУП и бухгалтерией

Строки по сотрудникам

Норма

Каждая строка содержит дату, номер ведомости, сумму

Тревожный признак

Есть сотрудники с долгом в расчётном листке, но без строки в реестре

Выдача и списание депонированных сумм

Когда сотрудник обращается за депонированной зарплатой, оформляется ведомость на выплату с видом выплаты «Депонированные суммы» (или аналогичной настройкой). После её проведения сумма закрывается в реестре как выданная.

Если сотрудник не обращается за деньгами длительное время, депонированные суммы по истечении срока исковой давности списываются на внереализационные доходы организации. Списание оформляется отдельной операцией в бухгалтерском учёте; в ЗУП такие суммы также должны быть закрыты, чтобы не завышать задолженность.

Не удаляйте и не распроводите старые документы депонирования «для очистки» реестра — это нарушит учёт прошлых периодов и приведёт к расхождениям с отчётностью.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — пустой реестр. Причины: депонирование оформлено не документом, а «в уме»; ведомость закрыта без отметки невыплаченных строк; в отчёте выбран неверный период или организация. Начните проверку с журнала документов «Депонирование зарплаты».

Вторая проблема — «зависшие» суммы: сотрудник получил деньги, но выдача оформлена обычной ведомостью, а не ведомостью на выплату депонированных сумм. В реестре долг остаётся открытым. Исправляется корректным оформлением выплаты или корректировкой документов.

Частые вопросы

Почему реестр депонированных сумм пустой?

Чаще всего потому, что не проведён документ «Депонирование зарплаты»: в ведомости не отметили невыплаченные строки или не выполнили команду депонирования. Также проверьте период отчёта и отбор по организации.

Где искать реестр в 1С:Бухгалтерии 8?

Отдельного отчёта-реестра там может не быть. Используйте оборотно-сальдовую ведомость и карточку счёта 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» с детализацией по сотрудникам, а также журнал документов «Депонирование зарплаты».

Как закрыть депонированную сумму, которую сотрудник наконец получил?

Создайте ведомость на выплату с видом выплаты «Депонированные суммы», выберите сотрудника и нужную сумму, проведите документ. После этого строка в реестре будет отражена как выданная.

Что делать с депонированной зарплатой уволенного сотрудника?

Сумма остаётся задолженностью организации. Сотрудник вправе обратиться за ней в течение срока исковой давности. По его истечении сумма списывается на внереализационные доходы через бухгалтерский учёт с корректным закрытием в ЗУП.

Влияет ли депонирование на НДФЛ?

Депонированная зарплата не считается выплаченной, поэтому датой фактического получения дохода будет день выдачи депонированной суммы. Некорректное оформление выплаты может исказить 6-НДФЛ — сверяйте даты выплат с отчётностью.

Можно ли выгрузить реестр в Excel?

Да. Сформированный отчёт сохраняется через стандартную команду «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в формате xlsx, что удобно для сверок и передачи данных в бухгалтерию.