Как в 1С сделать вычет на ребенка

Стандартный налоговый вычет на ребенка уменьшает базу по НДФЛ, поэтому сотрудник получает зарплату чуть больше, а бухгалтер обязан корректно отразить вычет в учете. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (и в 1С:Бухгалтерии 8.3) вычет применяется автоматически, если в программе правильно введены заявление сотрудника и сведения о детях. Ошибки чаще всего связаны не с расчетом, а с отсутствием документа-основания или неверными датами рождения детей.

Ниже разобран полный цикл: от получения заявления от работника до проверки суммы вычета в расчетном листке. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерия 8.3 — названия разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов одинаковая.

Что нужно подготовить до настройки вычета

Основание для вычета — письменное заявление сотрудника и копии подтверждающих документов: свидетельства о рождении детей, справки об инвалидности ребенка, документы об усыновлении или опеке. Без заявления бухгалтер не вправе применять вычет, даже если о детях известно. Проверьте, что заявление подписано и датировано — дата заявления определяет месяц, с которого вычет начнет применяться.

Также уточните состав семьи сотрудника: количество детей влияет на размер вычета, а вычет единственному родителю или при отказе второго родителя предоставляется в двойном размере. Для двойного вычета потребуется заявление второго родителя об отказе от вычета и справка 2-НДФЛ с его места работы, подтверждающая, что вычет там не применяется.

Где в 1С вводится заявление на вычет

В 1С:ЗУП 8.3 откройте раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» и создайте новый документ. Укажите сотрудника, месяц, с которого применяются вычеты, и организацию. В табличной части добавьте строки по каждому ребенку: вид вычета (код 126, 127, 128 и т.д. — программа подставляет расшифровку), дату рождения ребенка и при необходимости признак инвалидности.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Заявления на вычеты НДФЛ» либо одноименный журнал в разделе «Зарплата и кадры». Если документа в меню нет, проверьте, что в настройках учетной политики включен расчет зарплаты в этой базе, а не во внешней программе.

После проведения документа сведения о вычетах сохраняются в регистре и будут учитываться при каждом начислении зарплаты, отпускных и премий, пока действуют условия вычета.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и копии свидетельств о рождении детей
2. 2
   Откройте «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» → «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника и месяц начала применения вычетов
4. 4
   Добавьте строки по каждому ребенку: код вычета, дата рождения, признак инвалидности
5. 5
   Проведите документ и рассчитайте зарплату за текущий месяц
6. 6
   Проверьте сумму вычета в расчетном листке и в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «НДФЛ»

Как ввести данные о детях и коды вычетов

Код вычета зависит от очередности ребенка и статуса: на первого и второго ребенка применяются одни коды, на третьего и последующих — другие, на ребенка-инвалида — повышенный вычет с отдельным кодом. В типовой 1С справочник кодов уже заполнен — достаточно выбрать нужную строку из списка, программа сама покажет размер вычета.

Дату рождения ребенка вводите точно по свидетельству: от нее зависит автоматическое прекращение вычета при достижении ребенком 18 лет (или 24 лет для учащихся очной формы). Если ребенок учится очно, отметьте это и укажите период обучения — иначе вычет прекратится в месяц совершеннолетия.

Если детей несколько, вводите всех, включая совершеннолетних: старшие дети учитываются при определении очередности, даже если вычет на них уже не положен. Например, если старшему 25 лет, средний ребенок считается вторым, а младший — третьим, и вычет на младшего применяется в повышенном размере.

Как проверить, что вычет применился в расчете

После расчета зарплаты откройте документ «Начисление зарплаты и взносов», перейдите на вкладку «НДФЛ» и найдите сотрудника. В колонке с примененными вычетами должна отображаться сумма по всем детям. Если колонка пуста — вычет не применился, и нужно искать причину.

Второй способ проверки — расчетный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»). Вычет отображается отдельной строкой, а налогооблагаемая база по НДФЛ должна быть меньше начисленного дохода на сумму вычета. Сам НДФЛ при этом пересчитывается автоматически.

Для контроля за год удобен отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ»: в нем видно, в каких месяцах вычет применялся, а в каких прекратился из-за превышения лимита дохода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «НДФЛ» в начислении зарплаты

Норма

Есть сумма вычета по всем детям, НДФЛ посчитан с уменьшенной базы

Тревожный признак

Колонка вычетов пустая или сумма меньше ожидаемой

Расчетный листок сотрудника

Норма

Вычет показан отдельной строкой, база НДФЛ меньше начислений

Тревожный признак

Вычета нет, НДФЛ равен 13% от всей суммы начислений

Регистр налогового учета по НДФЛ

Норма

Вычеты применены с месяца заявления и прекратились при превышении лимита

Тревожный признак

Вычеты есть за месяцы после превышения лимита или отсутствуют с начала года

Особые ситуации: двойной вычет, новый сотрудник, перерасчет

Вычет в двойном размере

Единственному родителю или родителю, в пользу которого второй отказался от вычета, в заявлении установите признак двойного вычета. В ЗУП для этого в строке вычета есть соответствующий флажок либо отдельный код двойного вычета. К документу приложите подтверждение: справку о рождении по форме № 25, свидетельство о смерти второго родителя или заявление об отказе со справкой 2-НДФЛ с места работы отказавшегося.

Сотрудник устроился в середине года

Для нового сотрудника вычет применяется с учетом дохода на прежнем месте работы: программе нужна справка о доходах, чтобы правильно отследить лимит. В ЗУП доходы с прежнего места вводятся документом «Операция учета НДФЛ» или в карточке сотрудника на момент приема. Если справку не ввести, программа посчитает лимит только по вашей организации, и вычет может быть предоставлен сверх положенного — это выявится при камеральной проверке.

Вычет за прошлые месяцы

Если сотрудник принес заявление позже, например в июне за период с января, вычет можно применить с начала года. Введите заявление с месяцем начала применения «Январь» и пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчет НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Излишне удержанный налог зачтется при следующих выплатах.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принес заявление в текущем месяцеВведите «Заявление на вычеты НДФЛ» текущим месяцем — вычет применится при ближайшем расчете

Заявление подано позже, а вычет положен с начала годаВведите заявление с января и выполните «Перерасчет НДФЛ» за прошлые месяцы

Сотрудник устроился в середине годаЗапросите справку о доходах с прежнего места и введите её в учет до применения вычета

Второй родитель отказался от вычетаОформите двойной вычет и ежемесячно получайте подтверждение, что на втором месте работы вычет не применяется

Когда вычет прекращается и что контролировать

Программа автоматически прекращает вычет в двух случаях: когда доход сотрудника с начала года превышает лимит, установленный НК РФ, и когда ребенок достигает предельного возраста (при корректно заполненной дате рождения). Проверяйте эти моменты в конце года — особенно у сотрудников с высокой зарплатой, у которых лимит исчерпывается в середине года.

Отдельно контролируйте кадровые события: при увольнении сотрудника вычет применяется в последний раз при расчете компенсации, а при приеме на новое место в середине года вычет не суммируется с вычетом у прежнего работодателя за те же месяцы. Если сотрудник работал по совместительству в двух местах, вычет он вправе получать только у одного работодателя по своему выбору.

Частые вопросы

Вычет введен, но в расчете зарплаты его нет. Что проверить?

Чаще всего причины такие: заявление не проведено; месяц начала применения указан позже расчетного; доход сотрудника уже превысил лимит; в карточке сотрудника не заполнен статус налогового резидента. Откройте вкладку «НДФЛ» в документе начисления и нажмите «Подробнее» у строки сотрудника — программа покажет причину неприменения вычета.

Как отменить вычет, если сотрудник отказался от него?

Создайте новый документ «Отмена заявления на вычеты НДФЛ» (в ЗУП он доступен из журнала заявлений) либо введите новое заявление с пустым списком вычетов с нужного месяца. Удалять старое заявление не нужно — оно должно остаться в учете для корректной истории.

Получает ли вычет внешний совместитель?

Да, если он подал заявление именно в вашу организацию и не получает вычет у основного работодателя. Вычет предоставляется только у одного налогового агента. Попросите сотрудника письменно подтвердить, что по основному месту работы вычет не применяется.

Что делать, если вычет применили ошибочно лишний месяц?

Сделайте перерасчет НДФЛ за этот месяц документом «Перерасчет НДФЛ», доначислите налог и удержите его при следующей выплате. Если год уже закрыт и сдана отчетность, потребуется уточненный расчет 6-НДФЛ и справка о доходах с исправленными суммами.

Нужно ли ежегодно брать новое заявление на вычет?

НК РФ не требует ежегодного продления заявления, если состав детей и условия не изменились. На практике многие организации собирают заявления ежегодно для подстраховки. В 1С заявление действует бессрочно, пока его не отменят или не изменят условия.