Лицевые карточки сотрудников в 1С: где найти и как работать

Лицевая карточка сотрудника в 1С — это центральный объект кадрового учёта, в котором собраны персональные данные, сведения о приёме, переводах, отпусках, начислениях и удержаниях. Через неё кадровик и расчётчик получают доступ ко всей истории трудовых отношений конкретного работника без необходимости открывать десятки отдельных документов.

Место расположения карточек зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) они находятся в справочнике «Сотрудники», в 1С:Бухгалтерии — в аналогичном разделе, а в 1С:ERP и Комплексной автоматизации — в подсистеме кадров. Ниже разобраны точные пути для каждой типовой конфигурации, способы быстрого поиска, настройка формы и типичные проблемы, когда карточка «не находится».

Где находятся лицевые карточки в 1С:ЗУП

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь таков: главное меню → раздел «Кадры» → пункт «Сотрудники». Откроется списочная форма справочника, где каждая строка — это лицевая карточка конкретного работника. Двойной клик по строке открывает карточку целиком.

Если в панели разделов нужного пункта нет, используйте команду «Все функции» (доступна при включённом режиме технического специалиста): Сервис → Все функции → Справочники → Сотрудники. Этот путь работает всегда, независимо от того, как администратор настроил интерфейс конкретного пользователя.

Внутри карточки данные сгруппированы по ссылкам-гиперссылкам: «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Начисления и удержания», «Отсутствия», «Договоры ГПХ». Содержимое большинства разделов заполняется автоматически из кадровых документов — приёмов, переводов, отпусков, больничных.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов слева
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники» — откроется список работников
3. 3
   Найдите нужного сотрудника через строку поиска или отбор
4. 4
   Дважды щёлкните по строке — откроется карточка
5. 5
   Перейдите по гиперссылкам внутри карточки к нужному разделу данных

Где искать карточки в 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP

В 1С:Бухгалтерии предприятия путь короче: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Функционал карточки здесь проще, чем в ЗУП: есть личные данные, сведения о приёме и увольнении, начисления, налоговые вычеты. Для полноценного кадрового учёта (воинский учёт, семейное положение, образование) бухгалтерская конфигурация предназначена ограниченно.

В 1С:ERP Управление предприятием и Комплексной автоматизации карточки расположены в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Сотрудники» либо сразу в списке раздела, в зависимости от релиза. Поскольку состав меню в ERP сильно зависит от настроенных функциональных опций, надёжнее пользоваться строкой поиска по командному интерфейсу: нажмите лупу в заголовке окна и введите «Сотрудники».

Во всех конфигурациях действует универсальный приём: из любого кадрового документа (приём на работу, отпуск, начисление зарплаты) можно щёлкнуть по полю «Сотрудник» и перейти в карточку по кнопке открытия или клавише F4 при установленном курсоре в поле.

Как быстро найти нужного сотрудника в списке

В больших базах список сотрудников содержит сотни и тысячи записей, поэтому важно пользоваться инструментами поиска, а не прокруткой. В шапке списка есть строка поиска: начните вводить фамилию — список отфильтруется по вхождению. Поиск работает и по табельному номеру, если он выведен в колонки.

Кнопка «Ещё» → «Настроить список» позволяет задать отбор: например, показать только действующих сотрудников конкретного подразделения или только уволенных за период. По умолчанию в ЗУП уволенные часто скрыты — это одна из частых причин, почему карточку «не находят».

Дополнительно полезно вывести в список колонки «Подразделение», «Должность», «Дата приёма»: правый клик по шапке таблицы → «Настройка списка» → вкладка «Поля». Это ускоряет визуальный поиск и снижает риск открыть карточку однофамильца.

Что содержит лицевая карточка и как её заполнять

Карточка в ЗУП — это не одна форма, а набор связанных разделов. Основные блоки: ФИО и дата рождения, документы удостоверяющие личность, ИНН и СНИЛС, адреса и контакты, образование, состав семьи, воинский учёт, инвалидность, налоговые статусы и вычеты. Кадровые события (приём, переводы, увольнение) отображаются отдельными ссылками и подтягиваются из документов.

Ключевое правило: кадровые и расчётные сведения не следует править в карточке вручную. Они должны формироваться документами — «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Отпуск». Ручная правка плановых начислений напрямую в карточке приводит к расхождениям с расчётными документами и ошибкам в расчёте среднего заработка.

Личные данные (адрес, телефон, новый паспорт) редактировать в карточке можно и нужно — для этого предусмотрены соответствующие поля и гиперссылки. При смене фамилии в ЗУП используйте специальный документ «Изменение фамилии» (или соответствующую команду в карточке), чтобы сохранилась история для отчётности в фонды.

Печатные формы: личная карточка Т-2 и отчёты по сотруднику

Унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника» доступна из карточки сотрудника через кнопку «Печать» или команду «Личная карточка (Т-2)». Форма заполняется автоматически на основании введённых данных: если какие-то разделы пусты, проверьте, заведены ли соответствующие сведения (образование, семья, воинский учёт).

Кроме Т-2, из карточки и из списка сотрудников доступны отчёты: «Личные данные сотрудников», «Сотрудники организаций», «Остатки отпусков», «Справка о заработке». Их удобно использовать для сверки: например, отчёт «Личные данные сотрудников» быстро покажет, у кого не заполнен СНИЛС или адрес.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма Т-2

Норма

Все разделы заполнены, даты приёма и переводов совпадают с приказами

Тревожный признак

Пустые разделы при наличии данных в базе — значит, сведения введены не туда или не документами

Плановые начисления в карточке

Норма

Список начислений совпадает с последним кадровым документом

Тревожный признак

Начисления отличаются от документов — признак ручной правки

Отображение в списке

Норма

Сотрудник виден при снятом фильтре по уволенным

Тревожный признак

Запись не находится даже поиском — возможен дубль или другое наименование

Типичные проблемы и их решения

Самая частая ситуация — «карточка не открывается, нет прав». Справочник «Сотрудники» защищён правами доступа: если у пользователя роль только «Бухгалтер» без кадровых прав, список может быть недоступен или открываться без части данных. Решение — обратиться к администратору 1С для назначения профиля «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты».

Вторая проблема — дубли карточек: один и тот же человек заведён дважды с небольшими отличиями в написании ФИО. Это ломает расчёт стажа, среднего заработка и отчётность. В ЗУП есть обработка «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание), а также механизм объединения карточек физических лиц. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Третья ситуация — сотрудник есть в списке физических лиц, но не в списке сотрудников. В ЗУП «Физическое лицо» и «Сотрудник» — разные справочники: карточка сотрудника создаётся при оформлении приёма на работу. Если человек внесён только как физлицо (например, для разовой выплаты), полноценной лицевой карточки с трудовой историей у него не будет.

FAQ

Чем отличается справочник «Физические лица» от «Сотрудники» в 1С:ЗУП?

Физическое лицо — это человек как носитель персональных данных (ФИО, ИНН, СНИЛС). Сотрудник — это трудовая связь физлица с организацией: должность, подразделение, начисления. У одного физлица может быть несколько карточек сотрудников, например основное место работы и внутреннее совместительство.

Почему в карточке сотрудника пустые разделы «Образование» или «Семья»?

Эти сведения не заполняются автоматически — их вводит кадровик вручную по гиперссылкам в карточке или через мастер ввода личных данных. После заполнения данные появятся и в печатной форме Т-2.

Как посмотреть историю изменений по сотруднику?

История кадровых событий отображается по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке. Для просмотра истории изменения самих данных в режиме предприятия используйте отчёт «История изменений объектов», если включено версионирование, либо журнал регистрации (доступен администратору).

Можно ли выгрузить лицевые карточки всех сотрудников в Excel?

Да. Откройте список сотрудников, настройте нужные колонки, затем через «Ещё» → «Вывести список» сохраните таблицу в файл. Для расширенных выгрузок используйте отчёты по сотрудникам с сохранением в табличный документ.

Сотрудник заведён дважды — как объединить карточки без потери данных?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную запись. Обязательно сделайте резервную копию базы и проверьте после объединения расчёт зарплаты и отчётность по этому человеку.