Как узнать численность сотрудников в 1С:ЗУП

Численность сотрудников в 1С:ЗУП можно узнать несколькими способами — через типовые кадровые отчёты, справочник сотрудников с настройкой отбора или универсальный отчёт. Выбор зависит от того, какая именно численность нужна: списочная на конкретную дату, среднесписочная за период или штатная по штатному расписанию. Это разные показатели, и путать их нельзя, особенно если данные готовятся для статистической отчётности.

Большинство задач решается штатными средствами конфигурации без доработок и программирования. Главное — правильно выбрать отчёт, задать период и при необходимости настроить отбор по организации, подразделению или категории персонала. Ниже разберём каждый способ с конкретными действиями и проверкой результата.

Какая численность вам нужна: разбираемся в показателях

Прежде чем открывать отчёты, определите, какой именно показатель требуется. В кадровом учёте различают несколько видов численности, и в 1С:ЗУП для каждого предусмотрен свой инструмент.

Списочная численность — количество сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на конкретную дату. Сюда входят работающие, находящиеся в отпусках, на больничных, в командировках. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), который нужен для статистической отчётности и определения права на специальные налоговые режимы. Штатная численность — количество позиций по штатному расписанию, включая вакансии.

Отдельно может понадобиться численность фактически работающих — без сотрудников в отпусках по уходу за ребёнком и других длительных отсутствиях. Такой отбор настраивается отдельно в типовых отчётах.

Как узнать списочную численность на дату через отчёт

Основной инструмент — отчёт «Списочный состав». Он показывает работающих на выбранную дату с разбивкой по подразделениям и должностям, а в итоговой строке выводит общее количество.

Порядок действий: откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав». Укажите организацию (если в базе их несколько) и дату, на которую нужны данные. Нажмите «Сформировать». Внизу отчёта будет итоговое количество сотрудников.

Если нужна численность по конкретному подразделению или категории, откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант») и добавьте отбор по полю «Подразделение» или «Должность». После применения отбора итог пересчитается автоматически.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав»
2. 2
   Укажите организацию и дату, на которую нужна численность
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
4. 4
   Найдите итоговое количество в нижней строке таблицы
5. 5
   При необходимости добавьте отбор по подразделению через настройки

Как получить среднесписочную численность за период

Для среднесписочной численности в 1С:ЗУП есть отдельный отчёт. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность» (в некоторых версиях он находится в разделе «Отчётность, справки» → «Отчёты по персоналу»).

Задайте период расчёта — например, с 1 января по 31 декабря для годового показателя. Отчёт рассчитает среднесписочную численность по каждому месяцу и за весь период с учётом правил: сотрудники в отпусках по беременности и уходу за ребёнком исключаются, работники на неполной ставке по соглашению учитываются пропорционально.

Проверьте, что в программе корректно введены все кадровые документы за период: приёмы, увольнения, отпуска. Если данные вводились «задним числом» или часть документов не проведена, расчёт будет искажен.

Численность по штатному расписанию и вакансии

Если в программе ведётся штатное расписание, штатную численность и количество вакантных позиций можно посмотреть через отчёт «Штатное расписание» или «Анализ штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»).

Отчёт «Анализ штатного расписания» показывает по каждой позиции: сколько единиц предусмотрено, сколько занято, сколько вакантно. Итоговые строки дают общую штатную численность и количество вакансий на выбранную дату.

Учтите ограничение: эти отчёты работают корректно только при включённом ведении штатного расписания в настройках программы (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт»). Если штатное расписание не ведётся, штатную численность придётся считать вне 1С.

Быстрый способ: справочник сотрудников и универсальный отчёт

Когда нужен просто подсчёт без оформления отчёта, откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»). Установите отбор по организации и добавьте условие, исключающее уволенных на нужную дату. Количество строк в списке можно вывести через «Ещё» → «Вывести список» — в табличном документе будет итоговое количество.

Более гибкий вариант — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчётность, справки»). Выберите объект «Сотрудники», задайте период и отборы. Этот способ удобен, когда нужны нестандартные условия: например, численность по виду договора, полу, дате приёма.

Сравнение способов

Отчёт «Списочный состав»

Подходит для численности на дату с печатной формой. Ограничение — типовые группировки, для сложных отборов нужна настройка.

Отчёт «Среднесписочная численность»

Единственный корректный способ для статистики и налоговых льгот. Требует полного кадрового учёта за весь период.

Справочник «Сотрудники»

Быстрый подсчёт без отчёта. Не учитывает тонкости среднесписочного расчёта и требует ручной настройки отбора по уволенным.

Универсальный отчёт

Гибкие произвольные отборы. Требует понимания структуры данных и аккуратной настройки.

Проверка результата и типичные ошибки

После получения цифры сверьте её с альтернативным источником: например, сравните списочную численность с количеством действующих трудовых договоров или с данными прошлого периода. Резкий скачок без массовых приёмов или увольнений — признак ошибки в данных.

Частые причины расхождений: непроведённые документы приёма или увольнения, сотрудники, оформленные как «внешние совместители» без кадровых документов, дубли физических лиц в справочнике. Также проверьте, что в настройках учётной политики корректно указано, какие категории включаются в среднесписочную численность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отчёта «Списочный состав»

Норма

Совпадает с количеством действующих трудовых договоров на дату

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых причин — ищите непроведённые документы

Среднесписочная за месяц

Норма

Близка к списочной численности при стабильном составе

Тревожный признак

Сильно ниже списочной без массовых отпусков по уходу — проверьте виды занятости

Динамика по месяцам

Норма

Плавные изменения, соответствующие приёмам и увольнениям

Тревожный признак

Скачки без кадровых событий — вероятны дубли физлиц или ошибки в датах документов

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:ЗУП находится отчёт по среднесписочной численности?

В разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность». Если отчёта нет в списке, проверьте раздел «Отчётность, справки» → «Отчёты по персоналу» — расположение зависит от версии конфигурации.

Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?

По правилам статистики внешние совместители не включаются в среднесписочную численность. В 1С:ЗУП это учитывается автоматически по виду занятости сотрудника — важно, чтобы при приёме вид занятости был указан корректно.

Почему в отчёте численность больше, чем реально работает?

Чаще всего причина в непроведённых увольнениях или сотрудниках в длительных отпусках, которые формально числятся в штате. Проверьте журнал кадровых документов на наличие непроведённых увольнений и уточните, нужен ли вам показатель с учётом отсутствующих.

Можно ли узнать численность по нескольким организациям сразу?

Да, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям. В отчёте «Списочный состав» или «Среднесписочная численность» снимите отбор по организации или добавьте группировку по полю «Организация» — отчёт покажет итоги по каждой и в целом.

Как посчитать численность работников с неполным рабочим временем?

Используйте отчёт «Среднесписочная численность» — он автоматически учитывает таких сотрудников пропорционально отработанному времени, если неполное время установлено по соглашению. Для отдельного списка добавьте в настройках отбор по признаку неполного рабочего времени.

Что делать, если нужного отчёта нет в программе?

Проверьте права пользователя — часть отчётов может быть недоступна из-за настроек ролей. Если права полные, но отчёта нет, используйте «Универсальный отчёт» по справочнику сотрудников или обратитесь к администратору для обновления конфигурации.