Личная карточка Т-2 в 1С: где найти и как сформировать

Личная карточка работника по форме Т-2 в программах 1С формируется не из отдельного документа, а на основе данных справочника «Сотрудники» и всех кадровых документов по человеку: приёмов, переводов, отпусков, увольнений. Поэтому искать её нужно не в журнале документов, а в отчётах и печатных формах, привязанных к карточке сотрудника.

В разных конфигурациях путь отличается. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) карточка Т-2 доступна из карточки сотрудника и из раздела отчётов по кадрам. В 1С:Бухгалтерии унифицированной формы Т-2 в типовой поставке может не быть — там кадровый учёт ограничен, и полноценная личная карточка формируется только в ЗУП. Ниже разобраны оба сценария.

Сразу важный момент: форма Т-2 с 2021 года не входит в перечень обязательных унифицированных форм, организация вправе использовать собственный шаблон личной карточки. Однако в 1С форма Т-2 сохранена и активно применяется, потому что она удобна для воинского учёта, отслеживания отпусков и аттестаций.

Где находится карточка Т-2 в 1С:ЗУП

Основной путь в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» проходит через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации и выберите пункт «Сотрудники». В списке найдите нужного работника — поиск работает по фамилии, табельному номеру и подразделению.

Откройте карточку сотрудника двойным щелчком. В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» — откроется список доступных печатных форм. Среди них будет пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа автоматически подтянет в форму все данные, внесённые в базу: паспортные сведения, образование, стаж, состав семьи, воинский учёт, приёмы и переводы, отпуска, аттестации.

Если нужно сформировать карточки сразу по нескольким сотрудникам, удобнее использовать групповой отчёт. Перейдите в раздел «Кадры», затем «Отчёты по кадрам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчёты»). В списке отчётов найдите «Личные карточки (Т-2)». В настройках отчёта можно задать отбор по подразделению, организации или конкретному списку сотрудников и сформировать пакет карточек одной операцией.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники»
2. 2
   Найдите работника через поиск по фамилии или табельному номеру
3. 3
   Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
4. 4
   Нажмите «Печать» — «Личная карточка (Т-2)»
5. 5
   Проверьте заполнение разделов и выведите форму на печать или сохраните в PDF

Что делать, если вы работаете в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый блок сведён к минимуму: приёмы, увольнения, отпуска, больничные. Унифицированная форма Т-2 в типовой поставке отсутствует. Через карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники») доступны только базовые печатные формы: трудовой договор, приказ о приёме, справка о доходах.

Если организация ведёт учёт в Бухгалтерии и личная карточка нужна регулярно, есть три практических варианта. Первый — перейти на 1С:ЗУП для кадрового учёта, что оправдано при штате больше нескольких десятков человек. Второй — подключить внешнюю печатную форму Т-2 через «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Дополнительные отчёты и обработки». Третий — заполнить шаблон Т-2 вручную в Word или Excel на основе данных из карточки сотрудника.

Варианты получения формы Т-2

1С:ЗУП

Типовая форма Т-2 из коробки, автозаполнение всех разделов, групповая печать. Оптимально для регулярного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия + внешняя форма

Подходит для небольшого штата. Требует подключения внешней обработки и проверки её совместимости с релизом.

Ручной шаблон

Допустимо при разовой потребности, но данные придётся переносить вручную — высок риск расхождений с учётом.

Откуда форма берёт данные и как их проверить

Карточка Т-2 — это отчётная форма, а не самостоятельный документ, поэтому её содержимое полностью определяется качеством данных в базе. Раздел «Общие сведения» заполняется из личных данных сотрудника: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, образование, семейное положение. Эти сведения вводятся в карточке сотрудника по ссылкам «Личные данные», «Образование», «Семья».

Разделы о приёме и переводах формируются из кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если какой-то перевод оформили только приказом на бумаге, а в программе его не провели, в Т-2 он не попадёт. Раздел об отпусках собирается из документов «Отпуск» и приказов на отпуск без сохранения.

Сведения о воинском учёте подтягиваются из раздела «Воинский учёт» карточки сотрудника. Данные об аттестациях и повышении квалификации — из соответствующих документов раздела «Кадры». Перед печатью карточки имеет смысл открыть вкладки карточки сотрудника и сверить полноту сведений.

Контрольные точки

Как проверить заполнение карточки

Разделы I–II (общие сведения, воинский учёт)

Норма

Паспорт, образование, военный билет заполнены и совпадают с оригиналами

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший паспорт — данные не внесены в карточку сотрудника

Раздел III (приём и переводы)

Норма

Все перемещения отражены с датами и номерами приказов

Тревожный признак

Пропущен перевод — документ не проведён в программе

Раздел VIII (отпуска)

Норма

Все отпуска присутствуют с периодами работы

Тревожный признак

Отпуск есть в графике, но отсутствует в Т-2 — документ «Отпуск» не проведён

Частые причины, почему карточка не находится или не формируется

Самая распространённая ситуация — пользователь ищет Т-2 в журнале документов. Личная карточка не создаётся как документ и не хранится в журнале, она каждый раз формируется заново из актуальных данных. Искать её нужно только в печатных формах и отчётах.

Вторая причина — недостаток прав. Если в меню «Печать» карточки сотрудника нет пункта «Личная карточка (Т-2)», возможно, у вашей роли нет доступа к кадровым отчётам или к персональным данным. Проверьте права у администратора: нужны профили с доступом к кадровым отчётам и личным данным сотрудников.

Третья причина — сильно доработанная конфигурация или устаревший релиз. В нестандартных сборках пункты меню могут быть переименованы или перенесены. В этом случае воспользуйтесь универсальным приёмом: нажмите кнопку поиска команд (лупа в правом верхнем углу) или сочетание клавиш Ctrl+F в панели функций и введите «личная карточка» — программа покажет все доступные команды с этим названием.

Как исправить данные в уже сформированной карточке

Принципиальное правило: никогда не правьте данные прямо в сформированной печатной форме. Табличный документ Т-2 — это только снимок данных на момент формирования. Любые ручные правки в нём не сохраняются в информационной базе и создают расхождение между бумажной карточкой и учётом.

Если в карточке обнаружена ошибка, найдите её источник. Ошибка в паспортных данных — откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Личные данные» и исправьте документ, удостоверяющий личность. Ошибка в истории переводов — найдите нужный кадровый документ через «Кадры» — «Все кадровые документы», скорректируйте его или создайте исправительный документ, если период закрыт.

После исправления исходных данных сформируйте карточку заново — она подтянет актуальные сведения автоматически. Если период, в котором нужно исправить документ, закрыт для редактирования (установлена дата запрета изменения данных), потребуется участие администратора или пользователя с правом изменения закрытых периодов.

Электронная личная карточка и хранение

Законодательство допускает ведение личных карточек в электронном виде при условии обеспечения сохранности данных и возможности их воспроизведения на бумаге. В 1С:ЗУП сформированную Т-2 можно сохранить в PDF или Excel через стандартную кнопку «Сохранить» в форме табличного документа и хранить в электронном архиве.

Однако учтите ограничение: подписи работника в разделах личной карточки (ознакомление с записями о приёме, переводах, увольнении) на электронном носителе требуют электронной подписи. Если обмен с сотрудниками не переведён на ЭП, карточку с записями о переводах и отпусках практичнее распечатывать и подписывать на бумаге.

Срок хранения личных карточек — 75 лет при создании до 2003 года и 50 лет (или в течение всего срока работы плюс установленный период, по действующим правилам архивного хранения — уточняйте актуальный срок в приказе Росархива) для документов позднее. Поэтому даже при электронном учёте большинство организаций дублирует Т-2 на бумаге.

FAQ: частые вопросы о карточке Т-2 в 1С

Почему в карточке Т-2 пустые разделы об образовании и семье?

Эти разделы заполняются не из кадровых документов, а из личных данных сотрудника. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылкам «Образование» и «Семья», внесите сведения и сформируйте Т-2 заново — данные подтянутся автоматически.

Можно ли сформировать Т-2 по уволенному сотруднику?

Да. В списке сотрудников снимите фильтр «показывать только работающих» либо найдите сотрудника через общий поиск. Карточка формируется по любому сотруднику, данные которого есть в базе, включая уволенных — именно так оформляют карточку при завершении трудовых отношений.

Как вывести Т-2 по всем сотрудникам подразделения сразу?

Используйте отчёт «Кадры» — «Отчёты по кадрам» — «Личные карточки (Т-2)». В настройках отчёта установите отбор по организации или подразделению и сформируйте отчёт — программа выведет карточки по всем отобранным сотрудникам одним пакетом.

Нет пункта «Личная карточка (Т-2)» в меню «Печать» — что делать?

Сначала проверьте конфигурацию: в 1С:Бухгалтерии этой формы нет в принципе. Если вы в ЗУП — вероятнее всего, не хватает прав на кадровые отчёты или конфигурация доработана. Найдите команду через поиск в панели функций (лупа в правом верхнем углу) или обратитесь к администратору для проверки ролей.

Можно ли изменить макет печатной формы Т-2?

Да, но штатного редактора макета для пользователя в типовой ЗУП нет. Изменение формы выполняется через конфигуратор (макет в соответствующем отчёте или общем макете) либо подключением внешней печатной формы. Для разовой задачи проще сохранить Т-2 в Excel и отредактировать внешний вид там.

Нужно ли распечатывать Т-2, если учёт ведётся электронно?

Формально электронное ведение допустимо, но подписи работника при ознакомлении с записями о приёме, переводах и увольнении требуют либо бумажного носителя, либо электронной подписи. На практике большинство организаций распечатывают карточку и ведут её параллельно в бумажном виде, учитывая длительные сроки архивного хранения.