Как оформить внутреннее совместительство в 1С:ЗУП

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы в свободное от основной работы время у того же работодателя. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу: у него появляется второе рабочее место со своим графиком, должностью и начислениями, хотя физическое лицо в базе остаётся одно.

Главная ошибка начинающих пользователей — попытка изменить существующий документ «Приём на работу» или добавить вторую должность в кадровый перевод. Так делать нельзя: совместительство — это самостоятельные трудовые отношения, и программа требует отдельного документа приёма. Только в этом случае корректно рассчитаются зарплата, НДФЛ, страховые взносы и кадровая отчётность.

Ниже разобран полный цикл оформления внутреннего совместительства в 1С:ЗУП 8.3: от проверки настроек до расчёта зарплаты и контроля результатов. Инструкция подходит для типовой конфигурации без доработок.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем принимать сотрудника, убедитесь, что в программе включена возможность учёта совместительства. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и проверьте, что установлен флаг «Внутренние совместители». В большинстве типовых поставок он включён по умолчанию, но если база создавалась из урезанной настройки, флаг мог быть снят.

Также проверьте, что в базе заведено физическое лицо сотрудника. Совместитель — это тот же человек, что и основной работник: паспортные данные, ИНН и СНИЛС у него одни. Если при приёме вы создадите новое физлицо вместо выбора существующего, отчёты по НДФЛ и взносам «раздвоятся», и исправить это будет непросто.

Заранее подготовьте график работы совместителя, если он отличается от типовых. По закону продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период (как правило, 4 часа в день при пятидневке). Графики настраиваются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».

Отличие совместительства от совмещения в 1С

В кадровом учёте часто путают два понятия. Совместительство — отдельный трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, табельный учёт ведётся отдельно. Совмещение (расширение зон обслуживания, дополнительная работа) — выполняется в течение основного рабочего дня по соглашению к существующему договору и оформляется в 1С документом «Совмещение должностей» или назначением доплаты.

От правильного выбора зависит весь дальнейший учёт: оплата труда, отпуска, больничные и отчётность. Если работа выполняется после окончания основной смены — это совместительство. Если в течение рабочего дня — совмещение.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный приём на работу, отдельный график и табель, работа в свободное от основной время. Требуется отдельный трудовой договор.

Совмещение должностей

Доплата к основному окладу за дополнительную работу в течение рабочего дня. Оформляется документом «Совмещение должностей», новый приём не нужен.

Разовое подменное начисление

Подходит для эпизодических доплат без изменения кадровых документов, но не заменяет полноценный учёт при постоянной дополнительной работе.

Пошаговое оформление приёма совместителя

Приём внутреннего совместителя выполняется стандартным документом, но с важными особенностями заполнения. Последовательность действий следующая.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ.
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите существующего сотрудника из списка — программа подставит то же физическое лицо.
3. 3
   В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство».
4. 4
   Выберите подразделение и должность (позицию штатного расписания), отличную или совпадающую с основной.
5. 5
   Назначьте график работы совместителя и дату приёма.
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте начисления: оклад или тариф с учётом ставки (обычно 0,5 ставки и менее).
7. 7
   Проведите документ и при необходимости сформируйте приказ по форме Т-1.

Обратите внимание на поле «Количество ставок». Если совместитель принимается на 0,5 ставки, укажите это явно — от значения зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени и корректное заполнение штатной расстановки.

Если в программе ведётся штатное расписание, должность совместителя должна присутствовать в нём с достаточным количеством свободных ставок. При нехватке ставок программа выдаст предупреждение и не даст провести документ (при включённом контроле) — тогда сначала измените штатное расписание документом «Изменение штатного расписания».

Если сотрудник принимается на ту же должность

Закон не запрещает совместительство по той же должности, что и основная работа. В 1С это оформляется так же: отдельный приём с видом занятости «Внутреннее совместительство», но позиция штатного расписания может совпадать. Убедитесь, что по позиции есть свободная ставка.

Настройка начислений и графика работы

Начисления совместителю назначаются на вкладке «Оплата труда» документа приёма. Чаще всего используется «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу» с расчётом пропорционально отработанному времени по графику совместителя. Размер оклада обычно указывается по штатному расписанию, а фактическая выплата формируется с учётом доли ставки.

График работы совместителя — ключевой элемент. Если оставить график основной пятидневки, программа будет считать норму времени как у основного работника, и зарплата рассчитается неверно. Создайте отдельный график, например «4 часа в день, пятидневка», и назначьте его в документе приёма.

Доплаты, надбавки и премии совместителю назначаются независимо от основного места работы. Если по условиям договора совместителю положена премия, добавьте соответствующее плановое начисление или регистрируйте её разовыми документами «Премия».

Удобно заводить график совместителя сразу с понятным названием, например «Совместитель 0,5 ставки (4 ч)». Когда в базе несколько совместителей, это избавляет от путаницы при кадровых переводах и анализе табеля.

Расчёт зарплаты и отражение в табеле

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). При заполнении документа программа подбирает все рабочие места сотрудника: и основное, и по совместительству. Каждое место рассчитывается отдельной строкой со своими начислениями и отработанным временем.

В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») совместитель отображается отдельной строкой — по сути как самостоятельный сотрудник. Это нормально: время по совместительству учитывается обособленно и не суммируется с основным графиком.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу: доходы с обоих рабочих мест суммируются, налоговая база общая. Стандартные вычеты предоставляются один раз — по одному из мест работы, обычно по основному. Проверьте, что заявление на вычеты зарегистрировано в программе только для одного места работы, иначе вычет задвоится.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ приёма

Норма

Вид занятости — «Внутреннее совместительство», физлицо совпадает с основным сотрудником

Тревожный признак

Создано новое физлицо или стоит «Основное место работы»

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник в документе двумя строками: основное место и совместительство

Тревожный признак

Совместитель отсутствует в начислении или время не заполнено

НДФЛ

Норма

Вычет предоставлен один раз, база суммируется по обоим местам

Тревожный признак

Вычет удвоен или налог считается по каждому месту изолированно

Табель Т-13

Норма

Совместитель выведен отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Часы совместителя смешаны с основным графиком

Отпуск, больничный и увольнение совместителя

Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С оформляется отдельный документ «Отпуск» для рабочего места совместителя. Средний заработок рассчитывается независимо по каждому месту — из начислений именно этого рабочего места.

Больничный лист вводится один на физическое лицо, но пособие программа распределяет по местам работы с учётом стажа и заработка на каждом. При вводе электронного больничного проверьте, что в документе учтены оба места работы, иначе пособие по совместительству не начислится.

Увольнение совместителя оформляется отдельным документом «Увольнение» по соответствующему рабочему месту. Увольнение с основного места не приводит к автоматическому увольнению совместителя — и наоборот. Если сотрудник увольняется полностью, проведите два документа увольнения.

Типичные ошибки при оформлении

Ещё одна распространённая ситуация — попытка оплатить совместительство через разовое начисление без оформления приёма. Это нарушает кадровый учёт: у сотрудника не будет табеля по второй работе, а в отчётность для фондов сведения попадут некорректно. Любая постоянная дополнительная работа в свободное время должна оформляться приёмом.

Быстрый контроль перед расчётом

Перед первым начислением зарплаты совместителю пройдитесь по короткому списку: проведён ли приём с правильным видом занятости, назначен ли отдельный график, указана ли доля ставки, не задвоены ли вычеты. Пять минут проверки избавляют от пересчёта зарплаты и исправления отчётности.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить совместительство, если сотрудник уже работает на полную ставку?

Да, можно. Ограничение касается не ставки по основному месту, а продолжительности работы по совместительству: она не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени. В программе это контролируется через график работы совместителя.

Нужно ли заводить новый табельный номер для совместителя?

В 1С:ЗУП каждому рабочему месту присваивается свой табельный номер автоматически. Вручную ничего заводить не нужно — программа сама создаст новую запись сотрудника при проведении приёма, сохранив связь с тем же физическим лицом.

Как оплатить работу совместителя в день, когда он свободен от основной работы?

В день, свободный от основной работы, совместитель может работать полный рабочий день. Отразите это в его графике или зарегистрируйте фактическое время документом «Данные для расчёта зарплаты» — табель и расчёт по совместительству ведутся независимо от основного места.

Что делать, если совместительство оформили как совмещение?

Нужно отменить ошибочное оформление: отменить проведение документа совмещения или доплаты, затем корректно принять сотрудника документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если зарплата уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование и пересчёт — в этом случае действуйте аккуратно и при необходимости привлеките специалиста.

Попадёт ли совместитель в отчёт СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)?

Да, приём и увольнение по совместительству являются кадровыми мероприятиями и отражаются в сведениях о трудовой деятельности отдельной записью. В 1С эти данные формируются автоматически на основании кадровых документов при условии, что сотрудник дал согласие на электронную трудовую книжку или подал соответствующее заявление.

Можно ли перевести совместителя на основное место работы?

Да. Оформите увольнение с основного места (если оно прекращается) и кадровый перевод рабочего места совместителя со сменой вида занятости на «Основное место работы», либо примите сотрудника на основное место с увольнением совместителя. Конкретный способ зависит от того, какие договорённые условия меняются.