Как заполнить табель учёта рабочего времени в 1С

Табель учёта рабочего времени — основной документ, на основании которого в 1С рассчитывается зарплата, отпускные, больничные и другие начисления. Ошибка в табеле напрямую влияет на сумму к выплате и может привести к спорам с сотрудниками и претензиям при проверках. В типовых конфигурациях 1С (1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия) табель может формироваться автоматически по графикам работы, но кадровику или расчётчику всё равно нужно уметь проверять и корректировать его вручную.

В этой инструкции разобрано, как заполнять табель в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: где находится документ, какие коды использовать, как вносить отклонения, проверять итоги и исправлять ошибки после расчёта зарплаты.

Где находится табель в 1С и как он формируется

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 табель — это в первую очередь отчёт, который собирается из данных учёта: графиков работы сотрудников, документов приёма, переводов, увольнений и документов отсутствий (отпуска, больничные, командировки). Найти его можно через раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».

Если в программе ведётся полноценный кадровый учёт, отдельно «заполнять» табель вручную обычно не требуется: система сама проставляет явки по графику и подставляет коды отсутствий из введённых документов. Ручная работа нужна тогда, когда данные о фактическом времени поступают отдельно — например, от руководителей подразделений на бумаге или из системы контроля доступа.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 табель доступен через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Табели» (в зависимости от настроек функциональности) либо формируется как печатная форма Т-13 из раздела отчётов по зарплате. В простых сценариях время учитывается через документ «Начисление зарплаты», где дни и часы подставляются автоматически по производственному календарю.

Какие коды и обозначения использовать

Каждая ячейка табеля заполняется буквенным или цифровым кодом. Основные обозначения, которые используются в 1С по умолчанию: «Я» — явка (работа в дневное время), «Н» — работа ночью, «В» — выходные и праздничные дни, «ОТ» — ежегодный основной отпуск, «ОД» — дополнительный отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «У» — учебный отпуск, «ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, «НН» — неявка по невыясненным причинам, «ПР» — прогул.

В верхней части ячейки ставится код, в нижней — количество отработанных часов. Например, «Я / 8» означает полный восьмичасовой рабочий день. Если сотрудник отработал неполный день, указывается фактическое количество часов.

Важно не путать похожие коды: «НН» ставится до выяснения причины отсутствия и потом заменяется на «ПР», «Б» или «ОЗ» в зависимости от подтверждающих документов. Оставлять «НН» в закрытом табеле нельзя — это основание для вопросов при проверке.

Пошаговое заполнение табеля в 1С:ЗУП 3.1

Основной принцип работы в ЗУП: сначала вводятся первичные документы, затем табель формируется автоматически. Ручное редактирование — крайняя мера.

1. 1
   Проверьте, что на всех сотрудников назначены графики работы (Кадры — Приёмы, переводы, увольнения, в документе указан график)
2. 2
   Введите все документы отсутствий за месяц: отпуска, больничные, командировки, отсутствия (раздел Кадры или Зарплата)
3. 3
   При необходимости введите документы переработок: Работа сверхурочно, Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата)
4. 4
   Откройте Зарплата — Отчёты, справки — Табель учёта рабочего времени (Т-13), укажите период и организацию, нажмите «Сформировать»
5. 5
   Сверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику с фактическими данными
6. 6
   Если нужна ручная корректировка — создайте документ «Данные для расчёта зарплаты» по шаблону табеля или отдельный документ «Табель» (если включён в настройках учёта времени)
7. 7
   После проверки выполняйте расчёт зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»

Если в вашей организации учёт времени ведётся отдельным документом «Табель» (настройка включается в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» или в настройках расчёта зарплаты — «Использовать документы табель для корректировки времени»), создайте его через раздел «Зарплата» → «Табели». Документ заполняется списком сотрудников, и данные из него заменяют автоматически рассчитанное время.

При вводе документа «Табель» вручную укажите месяц, подразделение и заполните табличную часть: по каждому сотруднику проставьте коды и часы по дням. Программа автоматически подсчитает итоги в подвале документа.

Заполнение табеля в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценного документа «Табель» в базовой поставке нет: учёт времени ведётся упрощённо. При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты» автоматически заполняет отработанные дни и часы по производственному календарю с учётом дат приёма и увольнения сотрудников.

Отсутствия отражаются соответствующими документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)». После их ввода при повторном заполнении начисления зарплаты количество отработанных дней уменьшится автоматически.

Печатная форма табеля Т-13 формируется через «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Если в организации ведётся суммированный учёт или сменные графики, стандартных возможностей Бухгалтерии может не хватить — в этом случае рекомендуется 1С:ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценный учёт времени: графики любой сложности, документы отклонений, суммированный учёт, ночные и сверхурочные. Подходит организациям от нескольких десятков сотрудников и при сменных графиках.

1С:Бухгалтерия 3.0

Упрощённый учёт по производственному календарю и документам отсутствий. Подходит небольшим организациям с пятидневкой и стабильным составом; сложные графики не поддерживаются.

Сторонний учёт времени + загрузка

Данные из СКУД или Excel загружаются в ЗУП через обработки. Требует настройки обмена и контроля корректности загруженных данных.

Как вносить отклонения: отпуска, больничные, прогулы

Отпуска и больничные

Отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата»), больничный — документом «Больничный лист». После проведения этих документов в табеле автоматически появятся коды «ОТ» и «Б» на соответствующие даты. Вручную править табель в этом случае не нужно и нежелательно: при перепроведении документов ручные правки могут затереться или создать расхождения.

Командировки и сверхурочные

Командировка вводится одноимённым документом и отражается кодом «К». Работа в выходные и сверхурочно — документами «Работа в выходные и праздники» и «Работа сверхурочно» (раздел «Зарплата»). Эти документы добавляют часы к графику и влияют на оплату.

Прогулы и неявки

До выяснения причины отсутствия вводится документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)» с видом «Отсутствие по невыясненной причине» — в табеле появится «НН». После получения объяснений документ корректируется: вид меняется на «Прогул» или «Отпуск без сохранения зарплаты», и код в табеле обновляется.

Проверка табеля перед расчётом зарплаты

Перед запуском расчёта зарплаты сверьте табель с фактическими данными. Удобно использовать отчёт Т-13 в разрезе подразделений: несоответствия видны сразу по итоговым колонкам дней и часов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые дни и часы по сотруднику

Норма

Совпадают с данными руководителя подразделения или СКУД

Тревожный признак

Расхождения, которые никто не может объяснить

Коды отсутствий

Норма

Каждому коду соответствует проведённый документ (отпуск, больничный)

Тревожный признак

Коды «НН» на конец месяца или отсутствия без документов

Сотрудники в табеле

Норма

Все принятые и не уволенные сотрудники присутствуют

Тревожный признак

Нет новых сотрудников или числятся уволенные

Выходные и праздники

Норма

Совпадают с производственным календарём и графиком

Тревожный признак

Явки в выходные без документа работы в выходной

Полезный контрольный приём: сформируйте отчёт «Отсутствия сотрудников» и сравните его с табелем. Любая неявка в табеле должна подтверждаться документом, и наоборот — каждый документ отсутствия должен отразиться в табеле.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство ошибок связано с попыткой «поправить цифры напрямую». Правильный подход в 1С — всегда искать документ-источник: если в табеле неверные данные, исправляйте график, документ отсутствия или кадровый документ, а не сам табель.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заполнить табель в 1С вручную, без графиков?

Можно, если в настройках расчёта зарплаты включено использование документов «Табель». Тогда фактическое время вводится отдельным документом и имеет приоритет над графиком. Но график всё равно нужен хотя бы типовой (например, пятидневка) — он определяет норму времени для расчёта оклада.

Почему в табеле у сотрудника пустые ячейки?

Чаще всего причины: сотруднику не назначен график работы в кадровом документе, дата приёма на работу позже начала месяца, либо сотрудник уволен. Проверьте документ «Приём на работу» и при необходимости укажите в нём график, затем переформируйте отчёт.

Как отразить в табеле работу в праздничный день?

Введите документ «Работа в выходные и праздники» (в ЗУП — раздел «Зарплата»). В табеле появится код «РВ» с указанием часов, а при расчёте зарплаты эти часы будут оплачены по повышенной ставке или компенсированы отгулом — в зависимости от настроек документа.

Что делать, если табель уже закрыт, а обнаружилась ошибка?

Если зарплата ещё не выплачена — исправьте документ-источник (отпуск, больничный, график) и пересчитайте начисления. Если выплата прошла и отчётность сдана, исправления оформляются в текущем периоде: сторнированием начислений и корректирующими документами, с последующей подачей уточнённых расчётов по НДФЛ и взносам.

Как вести табель при суммированном учёте рабочего времени?

В 1С:ЗУП создаётся график работы с видом учёта «Суммированный учёт» и заданным учётным периодом (месяц, квартал, год). Табель формируется по этому графику, а переработки определяются при закрытии учётного периода специальным документом. В 1С:Бухгалтерии такой учёт полноценно не поддерживается.