Где в 1С найти справку 2-НДФЛ

Справка о доходах и суммах налога физического лица (ранее — форма 2-НДФЛ) формируется в программах 1С на основе данных учёта зарплаты и налогов. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия — путь к документу отличается, но логика одинаковая: справка создаётся как отдельный документ по конкретному сотруднику за выбранный налоговый период.

Важно понимать, что существует два вида документа: справка, выдаваемая сотруднику на руки (для банка, визы, вычета), и справка, передаваемая в налоговую инспекцию в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Они формируются в разных местах программы, и путать их нельзя: справка для сотрудника не заменяет отчётность в ФНС.

Ниже разобраны точные пути в меню для основных конфигураций, порядок заполнения, проверка данных и типичные ошибки, из-за которых справка формируется пустой или с неверными суммами.

Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справка для выдачи сотруднику создаётся через раздел «Отчетность, справки». Откройте его в главном меню и выберите пункт «2-НДФЛ для сотрудников». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» добавляется новая справка.

В форме документа укажите организацию, сотрудника, налоговый период (год) и ставку налога — обычно 13 % для резидентов. После нажатия кнопки «Заполнить» программа автоматически подтянет доходы, вычеты и удержанный налог из учётных данных. Если сотрудник работал по нескольким ставкам или имел статус нерезидента часть года, для каждой ставки создаётся отдельная справка.

Для сдачи в налоговую используется соседний пункт меню — «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Это сводный документ по всем сотрудникам, который выгружается в файл или отправляется через 1С-Отчётность. Его нельзя распечатать и выдать работнику — формат и назначение другие.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите налоговый период и ставку налога
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы доходов и вычетов
5. 5
   Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

Где найти 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия справка расположена в разделе «Зарплата и кадры». Откройте подраздел «Справки о доходах (2-НДФЛ)» — здесь ведётся журнал справок для сотрудников. Создание происходит аналогично: кнопка «Создать», выбор сотрудника, периода и заполнение по данным учёта.

Если в вашей базе зарплата не ведётся (учёт ведётся внешне), пункт меню может быть скрыт настройками функциональности. Проверьте раздел «Администрирование» → «Настройки функциональности» → закладка «Зарплата и кадры» — должен быть включён учёт зарплаты и кадров в этой программе.

Для отчётности в ФНС в 1С:Бухгалтерии справки о доходах включаются в годовой расчёт 6-НДФЛ как приложение. Найти его можно в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → создать отчёт «6-НДФЛ» за год.

Как правильно заполнить и проверить справку

После автоматического заполнения сверьте ключевые показатели с расчётными листками сотрудника и регистром налогового учёта. Общая сумма дохода должна совпадать с начислениями за год, а сумма удержанного налога — с фактически удержанным НДФЛ по ведомостям.

Обратите внимание на поле «Статус налогоплательщика»: для резидентов указывается значение 1, для нерезидентов — 2. Ошибка в статусе приводит к неверной ставке и искажению всей справки. Также проверьте ИНН сотрудника — если он не заполнен в карточке физического лица, при выгрузке в ФНС файл не пройдёт форматный контроль.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма дохода в справке

Норма

Совпадает с начислениями за год по расчётным листкам

Тревожный признак

Не хватает месяцев или суммы завышены — проверяйте проведение документов начисления

Удержанный НДФЛ

Норма

Равен сумме налога в ведомостях на выплату

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые ведомости или сторно

Статус и ставка

Норма

Резидент — 13 %, статус 1

Тревожный признак

Ставка 30 % у резидента — ошибка в карточке сотрудника

Почему справка формируется пустой или с ошибками

Самая частая причина пустой справки — непроведённые документы начисления зарплаты или ведомости на выплату. Программа берёт данные из регистров учёта доходов и налога, а они заполняются только проведёнными документами. Проверьте, что все начисления за выбранный год проведены, а зарплата выплачена.

Вторая причина — неверно выбранная организация или обособленное подразделение. Если сотрудник числился в филиале с отдельным ОКТМО, справка по головной организации будет пустой. Третья типичная ситуация — сотрудник принят в середине года, а справка запрошена за период до приёма: доходов просто нет.

Как распечатать и выгрузить справку

Печатная форма вызывается из открытого документа кнопкой «Печать». Для справки, выдаваемой сотруднику, доступна официальная форма, утверждённая приказом ФНС. Подписывает справку руководитель или уполномоченное лицо, печать организации по действующим правилам не обязательна.

Выгрузка в файл для сдачи в ФНС выполняется из документа «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» кнопкой «Выгрузить». Перед выгрузкой программа предложит пройти проверку — не пропускайте её: контроль выявит ошибки в реквизитах сотрудников до отправки. При наличии подключённой 1С-Отчётности документ отправляется напрямую из программы.

Частые вопросы

Где в 1С найти уже созданные ранее справки 2-НДФЛ?

Все созданные справки хранятся в том же журнале, где они создаются: «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников» в ЗУП или «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах» в Бухгалтерии. Используйте отбор по сотруднику или периоду для быстрого поиска.

Можно ли сформировать справку для уволенного сотрудника?

Да. Увольнение не мешает формированию справки — выберите сотрудника и год, в котором он получал доход. Данные подтянутся из учёта за период его работы.

Почему в справке нет данных за отдельные месяцы?

Чаще всего за эти месяцы не проведены документы начисления или выплаты, либо сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты и дохода не было. Проверьте журналы начислений и ведомостей за проблемный период.

Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?

Справка для сотрудника — индивидуальный документ по одному человеку для предъявления в банк или иные организации. Справка для ИФНС — часть отчётности работодателя, формируется по всем сотрудникам и выгружается в установленном электронном формате.

Что делать, если пункта «2-НДФЛ» нет в меню?

Проверьте права пользователя — доступ к отчётности может быть ограничен ролью. Также убедитесь, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров. При необходимости обратитесь к администратору базы для расширения прав.