Как заполнять ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России вместо прежних СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и формы 4-ФСС (в части взносов на травматизм). В 1С:Бухгалтерии форма заполняется автоматически на основе кадровых документов и данных о начислениях, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько полно ведётся кадровый учёт в программе.

Типовая ошибка — считать, что отчёт «сам соберётся». Если приём на работу оформлен не документом «Прием на работу», а комментарием в карточке сотрудника, сведения о кадровом событии в ЕФС-1 не попадут, и фонд выставит требование. Поэтому работа с формой начинается не с кнопки «Заполнить», а с проверки исходных данных.

Ниже разобран порядок формирования ЕФС-1 в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3: какие разделы существуют, когда какой из них сдаётся, как проверить заполнение и что делать при ошибках отправки. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от релиза, поэтому ориентируйтесь на названия разделов, а не на точное расположение кнопок.

Что входит в ЕФС-1 и когда сдаётся каждый раздел

Форма состоит из нескольких разделов, у каждого — своё назначение и собственный срок сдачи. Путаница со сроками — самая частая причина штрафов, поэтому важно понимать структуру отчёта до начала работы.

В 1С:Бухгалтерии раздел 2 (расчёт по взносам на травматизм) обычно оформляется отдельным отчётом «ЕФС-1 (взносы от несчастных случаев)», а кадровые разделы — через журнал «ЕФС-1 (СФР)» или через сервис 1С-Отчетность. Названия пунктов меню могут отличаться между релизами.

Подготовка данных перед формированием отчёта

Форма ЕФС-1 берёт данные из кадровых документов и справочника сотрудников. Прежде чем создавать отчёт, убедитесь, что учёт ведётся корректно: все приёмы, переводы и увольнения оформлены соответствующими документами, а не просто записью в комментарии.

Проверьте в карточках физических лиц ключевые реквизиты: СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения, пол, гражданство и данные документа, удостоверяющего личность. Ошибка в СНИЛС или несовпадение ФИО с данными фонда — типовая причина отказа в приёме отчёта. В программе есть встроенная проверка персональных данных, её стоит запускать регулярно.

Для годовых разделов о стаже дополнительно проверьте, что в документах отсутствий (отпуска без содержания, больничные, прогулы) корректно указаны периоды — от них зависит расчёт стажа в разделе 1.2.

1. 1
   Убедитесь, что все кадровые события периода оформлены документами «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение»
2. 2
   Проверьте СНИЛС, ИНН и ФИО сотрудников в справочнике «Физические лица»
3. 3
   Проверьте реквизиты организации: регистрационный номер в СФР, ОКВЭД, тариф взносов на травматизм
4. 4
   Обновите конфигурацию, если форма отчёта изменилась — устаревшая версия формы не пройдёт проверку фонда

Как создать и заполнить раздел 1.1 по кадровым событиям

Раздел 1.1 — событийный: его сдают при приёме нового сотрудника, переводе, увольнении, изменении фамилии или переименовании должности. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» (или «Отчеты, справки») и найдите журнал отчётов ЕФС-1, либо создайте отчёт через «1С-Отчетность».

При создании нового отчёта выберите форму ЕФС-1, укажите период и нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников, у которых в указанном периоде были кадровые события, и сформирует по каждому строку с типом события, датой и реквизитами приказа. Если сотрудник не попал в список — проверьте, проведён ли кадровый документ и верна ли в нём дата.

Обратите внимание на реквизиты приказа: номер и дата документа-основания обязательны. Если приказ оформлен без номера, программа либо подставит технический номер, либо выдаст предупреждение при проверке — не игнорируйте его, фонд такие сведения не примет.

Заполнение раздела 1.2 о стаже за год

Годовой раздел о стаже формируется по всем сотрудникам, работавшим в отчётном году, включая уволенных. Создайте отчёт ЕФС-1 за год, выберите раздел 1.2 и нажмите «Заполнить» — программа рассчитает периоды работы по каждому сотруднику на основе кадровых документов и зарегистрированных отсутствий.

Ключевой момент — периоды, исключаемые или выделяемые отдельно: отпуска без сохранения зарплаты, отпуска по уходу за ребёнком, периоды простоя. Они отражаются в стаже по-разному, и программа берёт эти сведения из документов отсутствий. Если отсутствие оформлено «вручную» через отмену начислений, а не типовым документом, период в стаж попадёт некорректно.

После заполнения сверьте итоговое количество сотрудников в отчёте с данными учёта: списочная численность за год и количество строк в разделе 1.2 должны согласовываться. Расхождение — признак того, что кто-то из уволенных не попал в отчёт или, наоборот, попал дубликат физического лица.

Раздел 2: расчёт взносов на травматизм

Квартальный раздел 2 заменил расчётную часть формы 4-ФСС. В 1С:Бухгалтерии он формируется как отдельный регламентированный отчёт. База для взносов рассчитывается автоматически из начислений сотрудников, но корректность зависит от настроек видов расчёта: у каждого начисления должен быть правильно указан признак обложения взносами на травматизм.

Проверьте в настройках учётной политики и карточке организации: тариф взносов (по классу профессионального риска), наличие скидки или надбавки к тарифу, регистрационный номер в СФР. Неверный тариф — прямой путь к недоимке или переплате.

После заполнения сравните базу по взносам на травматизм с базой по взносам в РСВ: они не обязаны совпадать полностью (есть выплаты, облагаемые одним видом взносов и не облагаемые другим), но резкие расхождения без объяснимой причины — повод проверить настройки видов расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчёте

Норма

Совпадает с числом лиц, имевших события (для 1.1) или работавших в году (для 1.2)

Тревожный признак

Пропущены уволенные сотрудники или есть дубли физлиц

Реквизиты приказов в разделе 1.1

Норма

У каждого события указаны номер и дата документа-основания

Тревожный признак

Пустые номера приказов или дата приказа позже даты события

База взносов в разделе 2

Норма

Соответствует сумме облагаемых начислений с учётом необлагаемых выплат

Тревожный признак

Резкое расхождение с данными учёта без причины

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Отчёт принят, получен положительный протокол

Тревожный признак

Статус «не сдан» или протокол с ошибками

Проверка, отправка и работа с ошибками

Перед отправкой запустите встроенную проверку отчёта кнопкой «Проверка» → «Проверить заполнение». Программа покажет ошибки форматно-логического контроля: пустые обязательные поля, нарушения форматов, несогласованность дат. Критические ошибки нужно исправить до отправки, предупреждения — как минимум просмотреть.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность: кнопка «Отправить» передаёт отчёт в СФР, после чего отслеживайте статус. Отчёт считается сданным только после получения положительного протокола. Если пришёл отказ, в протоколе указан код и текст ошибки — чаще всего это несовпадение персональных данных с базой фонда или устаревшая форма.

Если ошибка обнаружена после приёма отчёта, подайте корректирующий ЕФС-1: для кадровых разделов — с отменой ошибочной строки и подачей верных сведений, для раздела 2 — уточнённый расчёт за тот же период с корректными суммами. В программе для этого предусмотрены соответствующие виды документов и признак корректировки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Протокол отказа из-за СНИЛС или ФИОСверьте карточку физлица с документами сотрудника, исправьте данные и переотправьте

Сотрудник не попал в раздел 1.1Проверьте, проведён ли кадровый документ и попадает ли его дата в период отчёта, затем перезаполните форму

Отчёт не проходит проверку из-за форматаОбновите конфигурацию и формы отчётности до актуального релиза

Нужно исправить уже принятые сведенияСформируйте корректирующий ЕФС-1 с отменой ошибочных строк и подачей верных

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников и событий?

Разделы 1.1 и 1.2 сдаются только при наличии застрахованных лиц и событий. Раздел 2 по взносам на травматизм организации, состоящие на учёте в СФР, обычно сдают даже при нулевых начислениях — уточните требование в вашем отделении фонда и настройте 1С-Отчетность на формирование нулевого расчёта.

Почему в раздел 1.1 не попал уволенный сотрудник?

Основные причины: документ «Увольнение» не проведён, дата увольнения выходит за пределы периода отчёта, либо сотрудник оформлен как дубликат физического лица и документ привязан к другой карточке. Проверьте журнал кадровых документов и справочник физлиц на дубли.

Можно ли заполнить ЕФС-1 вручную, если автозаполнение даёт неверные данные?

Ручная правка строк возможна, но это лечение симптома. Если автозаполнение ошибается, значит, неверны исходные данные — кадровые документы, карточки физлиц или настройки начислений. Ручные правки не синхронизируются с учётом и создадут расхождения в следующих отчётах. Правильнее исправить первичные документы и перезаполнить форму.

Как исправить уже принятый отчёт с ошибкой в дате приёма на работу?

Сформируйте корректирующий ЕФС-1: сначала подайте сведения с отменой ошибочной строки (признак отмены по сотруднику и событию), затем верные сведения с правильной датой. Предварительно исправьте сам кадровый документ в базе, чтобы учёт и отчётность не расходились.

Где взять регистрационный номер в СФР для настройки отчёта?

Номер указан в извещении о регистрации страхователя, которое фонд выдавал при постановке на учёт. Если документ утерян, номер можно уточнить в отделении СФР или через личный кабинет страхователя. В 1С номер вводится в карточке организации на закладке с данными фондов.

Штрафуют ли за ошибки внутри принятого ЕФС-1?

За недостоверные или неполные сведения о застрахованных лицах предусмотрены штрафы, а за несвоевременную сдачу кадровых разделов — отдельные санкции за каждое лицо. Своевременная самостоятельная корректировка до выявления ошибки фондом снижает риски, поэтому сверяйте данные до отправки, а не после.