Другое · 8 мин
Как сделать ЕФС-1 в 1С: инструкция по заполнению и отправке в СФР
Как сформировать и отправить отчёт ЕФС-1 в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: разделы 1.1, 1.2 и 2, сроки сдачи, настройка обмена с СФР, типичные ошибки и проверка результата.
ЕФС-1 — единый отчёт в Социальный фонд России, который заменил сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и часть сведений формы 4-ФСС. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия отчёт формируется автоматически на основе кадровых документов и данных о стаже, но требует корректного ведения учёта в течение периода.
Ключевая особенность ЕФС-1 — отчёт состоит из независимых разделов с разными сроками сдачи. Раздел 1.1 (кадровые события) сдаётся при приёме, увольнении, переводе и других изменениях, раздел 1.2 — при вредных условиях труда и выходе на пенсию, раздел 2 (стаж) — ежегодно. Ошибка большинства бухгалтеров — попытка сдать «весь ЕФС-1» одной кнопкой, хотя программа формирует каждый раздел отдельным документом.
Ниже разобрано, где в 1С находится каждый раздел, какие документы должны быть проведены до формирования отчёта, как отправить сведения в СФР прямо из программы и как проверить, что отчёт принят без ошибок.
Что входит в ЕФС-1 и какие разделы сдаются в 1С
Отчёт объединяет сведения, которые раньше подавались разными формами. Понимание структуры важно, потому что в 1С каждый раздел — это отдельный документ со своим регламентом и сроком.
- Раздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» — аналог СЗВ-ТД. Сдаётся при приёме, увольнении, переводе, переименовании организации, подаче заявления о формате трудовой книжки. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (при приёме и увольнении) или до 25 числа месяца, следующего за отчётным (остальные события).
- Раздел 1.2 «Сведения о стаже с особыми условиями» — при вредных условиях труда, выходе сотрудника на пенсию, вахтовом методе. Сроки зависят от события.
- Раздел 2 «Сведения о стаже» — аналог СЗВ-СТАЖ. Сдаётся ежегодно до 25 января за прошлый год, а также при выходе сотрудника на пенсию — внепланово.
- Подразделы 1.1.1 и 1.1.2 — сведения о взносах на травматизм (бывшая часть 4-ФСС), сдаются ежеквартально до 25 числа.
Подготовка: что проверить в базе перед формированием
Качество ЕФС-1 полностью зависит от того, как вёлся учёт в течение периода. Программа не «придумывает» данные — она выгружает то, что внесено в документы и справочники.
Убедитесь, что все кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) проведены и даты в них соответствуют приказам. Проверьте у сотрудников СНИЛС, ИНН, ФИО и дату рождения — расхождение даже в одной букве приведёт к отказу при приёме в СФР. Для раздела 2 должны быть заполнены периоды отпусков без сохранения зарплаты, больничных и других событий, влияющих на стаж (в ЗУП — документы «Простои, отсутствия» и отпуска).
Непроведённый приём или увольнение не попадёт в раздел 1.1
Пустой или ошибочный СНИЛС — гарантированный отказ СФР
Нужны для корректного указания должности в сведениях
Влияют на коды стажа в разделе 2
Как сформировать раздел 1.1 (кадровые события)
В 1С:ЗУП откройте «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» (в некоторых релизах — «Отчеты по сотрудникам в СФР»). Создайте документ «ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности». В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → создание формы ЕФС-1, либо сервис «1С-Отчетность».
Укажите дату события и нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, у которых в периоде были незарегистрированные в СФР кадровые события. Проверьте вид события (приём, перевод, увольнение), должность и дату приказа. Если сотрудник не попал в список, чаще всего причина в том, что это событие уже было отправлено ранее, либо кадровый документ не проведён.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» и создайте сведения о трудовой деятельности
- 2Укажите период и нажмите «Заполнить» — программа подберёт события автоматически
- 3Проверьте вид события, дату приказа и должность по каждому сотруднику
- 4Нажмите «Проверить» для поиска ошибок заполнения
- 5Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл XML для сдачи через личный кабинет СФР
Как сформировать раздел 2 (сведения о стаже)
Годовой раздел 2 создаётся в том же журнале «ЕФС-1» документом «Сведения о стаже». Выберите отчётный год и нажмите «Заполнить» — программа соберёт всех сотрудников, работавших в году, включая уволенных, и рассчитает периоды стажа на основе кадровых данных и отсутствий.
Обратите внимание на колонку с кодами периодов: отпуска без сохранения, уход за ребёнком, простой по вине работодателя отражаются отдельными строками с особыми кодами. Если в течение года отсутствия не оформлялись документами, а просто «не начислялась зарплата», стаж посчитается неверно — сначала внесите документы задним числом, затем перезаполните отчёт.
Отправка в СФР и проверка приёма
Самый надёжный способ — отправка через «1С-Отчетность» прямо из документа кнопкой «Отправить». Программа передаст файл в СФР и покажет статус: «Отправлено», «Принято» или «Отказ». Протокол с результатом сохраняется в журнале обмена.
Альтернатива — выгрузка XML-файла кнопкой «Выгрузить» и загрузка в личном кабинете страхователя на сайте СФР. Этот вариант подходит, если 1С-Отчетность не подключена, но статус приёма придётся отслеживать вручную в кабинете фонда.
Как проверить результат
«Принято» с положительным протоколом СФР
«Отказ» или статус не меняется несколько дней
Пустой или только информационные замечания
Ошибки по СНИЛС, ФИО, датам событий
Сведения отображаются у сотрудника
Отчёт отсутствует в списке принятых
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего СФР отклоняет ЕФС-1 из-за расхождения персональных данных: СНИЛС в базе не совпадает с данными фонда, изменилась фамилия после замужества, а в 1С осталась старая. Исправление — актуализировать данные в карточке сотрудника и переотправить сведения.
Вторая группа ошибок — нарушение последовательности событий: увольнение отправлено, а приём в эту организацию фонд не получал (например, сотрудник принят до введения ЕФС-1). В таком случае сначала подаётся сведение о приёме, затем об увольнении. Третья группа — пропущенные сроки по разделу 1.1: за приём и увольнение срок — следующий рабочий день, и контроль идёт автоматически.
FAQ по ЕФС-1 в 1С
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?
Разделы 1.1 и 2 при отсутствии застрахованных лиц не сдаются. Однако если в отчётном году сотрудники были и уволились, сведения о стаже за период работы подать нужно. Нулевой формы ЕФС-1 не существует.
Где в 1С:Бухгалтерии найти ЕФС-1, если в меню его нет?
Обновите конфигурацию до актуального релиза — форма ЕФС-1 появляется только в поддерживаемых версиях. Также проверьте, что в настройках учётной политики указано, что отчётность в СФР сдаёт организация, и форма доступна через «1С-Отчетность» → «Создать» → «Отчет в СФР».
Как исправить уже принятый ЕФС-1?
Создайте корректирующий (отменяющий) документ в журнале ЕФС-1 с тем же сотрудником и событием, но с правильными данными. Программа пометит его как корректировку. Отправляется он так же, через 1С-Отчетность или личный кабинет СФР.
Что делать, если СФР отклонил отчёт из-за СНИЛС?
Сверьте СНИЛС в карточке сотрудника с данными личного кабинета фонда или справкой сотрудника. Исправьте номер в справочнике «Физические лица» (не только в «Сотрудники»), затем перезаполните и переотправьте сведения.
Можно ли сдать ЕФС-1 за прошлый период, если пропустили срок?
Да, программа позволяет сформировать сведения за любой прошедший период. Учтите, что за несвоевременную подачу кадровых сведений предусмотрен штраф, но просроченный отчёт всё равно нужно сдать — фонд требует полную историю событий.
Нужно ли отдельно сдавать СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ?
Нет, обе формы полностью заменены разделами ЕФС-1. Если ваша программа предлагает устаревшие формы, это признак того, что конфигурацию давно не обновляли — обновите релиз, чтобы работать с актуальной отчётностью.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С — это набор отдельных документов по разделам, а не один отчёт. Ведите кадровый учёт аккуратно и вовремя: проведённые документы, корректные СНИЛС и оформленные отсутствия гарантируют, что отчёт заполнится автоматически и будет принят СФР с первого раза.