Другое · 10 мин
Как сформировать справку СТД-Р работнику в 1С
Как сформировать справку СТД-Р о трудовой деятельности работника в 1С:ЗУП: где найти документ, как заполнить, распечатать и проверить данные.
СТД-Р — это справка о трудовой деятельности работника, которую работодатель обязан выдавать при увольнении сотрудника и по его письменному заявлению. Форма утверждена приказом Минтруда и содержит сведения о периодах работы, должностях, приёмах, переводах и увольнениях, отражённых в электронных трудовых книжках. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка формируется автоматически на основе кадровых документов, уже проведённых в программе.
Главное условие корректной СТД-Р — актуальные кадровые данные: все приёмы, переводы и увольнения должны быть оформлены документами, а сведения для электронной трудовой книжки (ЭТК) — переданы или подготовлены к передаче в Социальный фонд России (СФР). Если кадровый учёт вёлся с ошибками, справка их унаследует, поэтому перед выдачей данные стоит проверить.
Ниже разобрано, где в 1С находится нужный документ, как его заполнить, проверить и распечатать, что делать при ошибках и какие ограничения есть у типовых механизмов.
Что такое СТД-Р и когда её обязаны выдать
СТД-Р — форма сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем. Она заменила привычную выписку из бумажной трудовой книжки для тех, кто перешёл на электронный учёт. Справка содержит: наименование работодателя, периоды работы, должности и структурные подразделения, основания кадровых мероприятий (номера и даты приказов), а также сведения об увольнении с формулировкой и статьёй ТК РФ.
Работодатель обязан выдать СТД-Р в двух случаях: в день увольнения работника и по письменному заявлению действующего сотрудника — в срок, установленный трудовым законодательством. Выдача при увольнении обязательна независимо от того, просил работник справку или нет. За невыдачу или задержку предусмотрена административная ответственность, а также обязанность возместить работнику неполученный заработок за время задержки.
Где в 1С:ЗУП находится документ СТД-Р
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 справка оформляется отдельным документом. Путь к нему: раздел «Кадры» → «Справки о трудовой деятельности» либо раздел «Отчетность, справки» → «Справки о трудовой деятельности». В некоторых релизах документ называется «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)» и доступен также из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ».
Если нужного пункта нет в меню, проверьте две вещи: версию конфигурации (механизм появился с введением электронных трудовых книжек, поэтому сильно устаревшие релизы его не содержат) и права пользователя — роль кадровика или расчётчика должна включать доступ к кадровым отчётам и справкам. При необходимости попросите администратора добавить документ в интерфейс через «Настройки навигации» раздела.
- 1Откройте раздел «Кадры» или «Отчетность, справки» и выберите «Справки о трудовой деятельности»
- 2Создайте новый документ и укажите организацию и сотрудника
- 3Проверьте автоматически заполненные периоды работы и кадровые события
- 4Укажите дату формирования и при необходимости ответственное лицо для подписи
- 5Распечатайте форму по кнопке «Печать» и передайте работнику под подпись или по установленному порядку
Как заполнить и проверить справку
После создания документа укажите организацию и сотрудника — остальные сведения программа подтянет из учёта: даты приёма и увольнения, переводы, наименования должностей, реквизиты приказов. Если сотрудник работал в нескольких подразделениях или на нескольких должностях, каждое событие должно отображаться отдельной строкой с корректными датами.
Обязательно сверьте заполненную справку с кадровыми документами: откройте журналы «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения» и сопоставьте даты и основания. Частая ситуация — перевод проведён неправильной датой или приказ отменён, но в справке осталась старая запись. В таком случае сначала исправляется кадровый документ, затем справка перезаполняется кнопкой «Заполнить» или создаётся заново.
Как проверить результат
Совпадают с приказами и датой увольнения в карточке сотрудника
Расходятся с приказами или отсутствуют
Каждый перевод отражён отдельной строкой с верной датой
Перевод пропущен или указана устаревшая должность
Указаны номера и даты приказов по каждому событию
Реквизиты приказов пустые или не соответствуют журналу
Совпадает с формулировкой в приказе и ссылкой на статью ТК РФ
Формулировка отличается от приказа об увольнении
Как распечатать и выдать справку работнику
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр: проверьте, что все строки помещаются, нет обрезанных полей и корректно указаны реквизиты организации — наименование, ИНН, КПП. Эти данные программа берёт из карточки организации, поэтому ошибки в них исправляются именно там, а не в справке.
Справка подписывается работодателем или уполномоченным лицом и заверяется печатью, если она используется в организации. При выдаче в день увольнения зафиксируйте факт передачи: подпись работника на втором экземпляре или в журнале выдачи. Если работник не может получить справку лично, по его заявлению её можно направить почтой заказным письмом — дату отправки тоже стоит задокументировать.
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — пустая или неполная справка. Причина почти всегда в учёте: сотрудник принят «внештатным» способом без документа приёма, кадровые документы не проведены или созданы черновиками. Решение — провести недостающие приказы задним числом (с соблюдением порядка исправления кадровых документов) и перезаполнить справку.
Вторая типичная ошибка — дублирование строк или неверные даты после переноса данных из старых программ. Если база переехала из 1С:ЗУП 2.5 или другой системы, кадровые события могли перенестись некорректно. Проверяйте такие периоды по бумажным трудовым книжкам и архивным приказам, исправления вносите через документы «Перенос данных» или корректировку кадровых приказов с участием специалиста по внедрению.
Третья группа ошибок — расхождения между СТД-Р и сведениями, уже переданными в СФР по форме СЗВ-ТД (ЕФС-1). Если справка не совпадает с отправленными отчётами, работник получит противоречивые данные. Перед выдачей при увольнении сначала передайте сведения об увольнении в фонд, затем формируйте справку — тогда оба документа будут согласованы.
Ограничения типового механизма и альтернативы
Типовой документ СТД-Р работает только с данными, введёнными штатными кадровыми документами. Если часть истории велась вне 1С (например, до перехода на программу), эти периоды в справку не попадут — их нужно вводить документами «Начальная штатная расстановка» или через перенос данных. Механизм также не умеет собирать сведения по нескольким организациям группы: по каждому юрлицу справка формируется отдельно.
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа СТД-Р может не быть — там кадровый учёт сокращённый, и справку придётся формировать вручную по данным приказов или использовать ЗУП. Ещё одна альтернатива — сведения из личного кабинета работника на портале госуслуг, но они не заменяют обязанность работодателя выдать СТД-Р при увольнении.
Что важно запомнить
СТД-Р в 1С:ЗУП создаётся документом «Справка о трудовой деятельности» из раздела «Кадры». Данные автоматически берутся из кадровых приказов, поэтому качество справки полностью зависит от порядка в учёте. Перед выдачей сверьте справку с приказами, передайте сведения об увольнении в СФР и зафиксируйте факт выдачи.
FAQ: частые вопросы по СТД-Р в 1С
Можно ли сформировать СТД-Р за период до внедрения электронных трудовых книжек?
Да, если соответствующие кадровые события введены в программу. Справка строится по данным учёта, а не по дате перехода на ЭТК. Периоды, которые в 1С не отражены, потребуется внести документами или подтвердить бумажными документами.
Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД и ЕФС-1?
СТД-Р — справка, выдаваемая работнику. СЗВ-ТД и её преемник — подраздел ЕФС-1 — отчётность работодателя в Социальный фонд России о тех же кадровых событиях. Данные в них должны совпадать, поэтому при увольнении сначала подают сведения в фонд, затем формируют справку.
Почему в справке пусто, хотя сотрудник давно работает?
Чаще всего приёмы и переводы не оформлены проведёнными кадровыми документами либо данные перенесены из другой программы с потерями. Проверьте журналы приёмов и переводов: если документы есть, но справка пустая, перезаполните её кнопкой «Заполнить» или проверьте, к какой организации привязан сотрудник.
Нужно ли выдавать СТД-Р, если работник ведёт бумажную трудовую книжку?
Да. Обязанность выдать справку при увольнении не зависит от выбранного работником способа ведения трудовой книжки. Работнику с бумажной книжкой выдаются оба документа: сама книжка с записью об увольнении и справка СТД-Р.
Как исправить уже выданную справку с ошибкой?
Сначала исправьте кадровый документ, из-за которого возникла ошибка, затем сформируйте новую справку и выдайте её работнику, забрав или аннулировав ошибочный экземпляр. Если сведения с ошибкой уже ушли в СФР, дополнительно подайте корректирующий (отменяющий) отчёт.
Можно ли отправить СТД-Р работнику в электронном виде?
Типовая печатная форма предназначена для бумажной выдачи с подписью. Электронная передача возможна только при условии использования усиленной квалифицированной подписи и согласованного с работником порядка обмена документами — в остальных случаях ориентируйтесь на бумажный экземпляр или почтовую отправку по заявлению работника.