Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП: подробная инструкция

СЗВ-ТД — это отчёт о трудовой деятельности, который работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР) при каждом кадровом событии: приёме на работу, переводе, увольнении, переименовании организации, а также при подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически на основе кадровых документов, но корректность данных нужно контролировать вручную — программа лишь собирает сведения, а отвечает за них работодатель.

Главное отличие СЗВ-ТД от большинства отчётов — жёсткие сроки. При приёме и увольнении отчёт нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. По остальным событиям (перевод, переименование, заявление о трудовой книжке) — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем события. Просрочка и ошибки в данных грозят штрафами на должностное лицо и организацию.

Ниже разобран полный цикл работы с СЗВ-ТД в 1С ЗУП: от проверки исходных данных до отправки, исправления ошибок и типичных проблем. Инструкция актуальна для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.

Что должно быть настроено до формирования отчёта

Прежде чем формировать СЗВ-ТД, убедитесь, что база содержит корректные исходные данные. Программа подтягивает сведения из карточек сотрудников и кадровых документов, и любая ошибка в источнике перейдёт в отчёт. Проверьте СНИЛС, ФИО, дату рождения и пол каждого сотрудника, по которому планируется событие.

Особое внимание уделите реквизитам организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Они заполняются в справочнике «Организации» на вкладке, связанной с отчётностью. Если регистрационный номер фонда не указан или указан с ошибкой, файл не пройдёт форматно-логический контроль.

Также все кадровые события должны быть оформлены документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Переименование организации». Если сотрудник принят «внесением данных» без документа или документ не проведён, событие в СЗВ-ТД не попадёт автоматически.

Какие события отражаются в СЗВ-ТД

Отчёт содержит пять видов мероприятий: приём, перевод, увольнение, переименование организации и установление сведений о трудовой деятельности (по заявлению работника о выборе формы трудовой книжки). Каждое событие в 1С ЗУП имеет свой типовой документ-источник.

Приём и увольнение — самые строгие по срокам: отчёт сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Перевод, переименование и заявления о книжке отчитываются помесячно — до 15-го числа следующего месяца. Если за период событий не было, нулевой СЗВ-ТД не сдаётся.

Совместители и сотрудники по ГПХ: по внешним совместителям СЗВ-ТД сдаётся на общих основаниях, а по договорам ГПХ сведения о трудовой деятельности не передаются — для них предусмотрены другие формы отчётности.

Пошаговое формирование СЗВ-ТД в 1С ЗУП

Основной рабочий инструмент — документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД». Он находится в разделе «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» (в некоторых релизах — через «Отчетность в фонды»). Создайте новый документ кнопкой «Создать» и выберите период и организацию.

После указания периода нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберёт все кадровые события за выбранный период по проведённым документам. Каждое событие попадёт в табличную часть с указанием сотрудника, вида мероприятия, даты, должности, структурного подразделения и основания (реквизитов приказа).

Если событие не подтянулось автоматически, добавьте его вручную кнопкой «Добавить»: выберите сотрудника, вид мероприятия, дату и укажите реквизиты приказа-основания. Для увольнения обязательно укажите статью ТК РФ — она подставляется из приказа, но при ручном вводе её нужно выбрать из классификатора.

1. 1
   Проверьте и проведите все кадровые документы за период
2. 2
   Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» и создайте документ
3. 3
   Укажите организацию и отчётный период
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список событий с приказами
5. 5
   Выполните «Проверить» → «Проверка в интернете» или встроенный контроль
6. 6
   Запишите документ и передайте отчёт через 1С-Отчетность

Проверка и отправка отчёта

Перед отправкой выполните встроенную проверку: в документе СЗВ-ТД нажмите «Проверить». Программа покажет ошибки форматно-логического контроля — пустые СНИЛС, некорректные даты, отсутствие основания увольнения. Все критические ошибки нужно исправить до выгрузки, предупреждения — изучить и при необходимости скорректировать.

Отправка выполняется через сервис «1С-Отчетность»: откройте журнал отчётов, найдите СЗВ-ТД за нужный период и нажмите «Отправить». Если подключение к 1С-Отчетности не настроено, файл можно выгрузить и сдать через личный кабинет СФР или оператора ЭДО. После отправки дождитесь квитанции о приёме — только она подтверждает сдачу.

Контрольный признак успешной сдачи — статус «Сдано» в журнале 1С-Отчетности и положительный протокол СФР. Если пришёл отказ, в протоколе указан код ошибки: чаще всего это несовпадение СНИЛС и ФИО с данными фонда либо нарушение формата файла.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в 1С-Отчетности

Норма

«Сдано», есть квитанция СФР

Тревожный признак

«Ошибка» или «Отказ» с протоколом

Состав событий

Норма

Все приказы за период есть в отчёте

Тревожный признак

Приём или увольнение отсутствует в списке

Данные сотрудников

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами

Тревожный признак

Опечатки в ФИО, пустой СНИЛС

Срок сдачи

Норма

Приём/увольнение — следующий рабочий день

Тревожный признак

Отчёт отправлен позже установленного срока

Исправление ошибок и отмена сведений

Если после сдачи обнаружилась ошибка, порядок действий зависит от её типа. Ошибочно отправленное событие отменяется тем же отчётом с признаком отмены: создайте новый СЗВ-ТД, добавьте событие и установите для него отменяющий характер (в программе это реализовано через механизм корректировки/отмены мероприятия).

Если событие было реальным, но данные указаны неверно (например, не та дата перевода), сначала отмените ошибочную запись, затем сдайте новую с правильными сведениями. Одновременно исправьте первичный кадровый документ в базе, иначе при следующем формировании ошибка повторится.

Обратите внимание: исправление приказа задним числом или изменение даты увольнения затрагивает расчёт зарплаты, компенсаций и стажа. Перед такими правками сделайте резервную копию базы и согласуйте изменения с расчётчиком.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — событие не попадает в отчёт, потому что кадровый документ не проведён или создан после формирования СЗВ-ТД. Решение простое: перед заполнением отчёта сверьте журнал кадровых документов за период и проведите всё, что должно действовать.

Вторая группа ошибок — персональные данные. СНИЛС с опечаткой, старая фамилия после её смены, несовпадение ФИО с базой СФР приводят к отказу в приёме. При смене фамилии сотрудника сначала обновите данные в карточке физлица, затем формируйте отчёт.

Третья типичная ситуация — пропуск срока при приёме и увольнении из-за того, что кадровик ждёт «конца месяца». Настройте внутренний регламент: отчёт по приёму и увольнению формируется в день приказа, а не в общем месячном цикле.

Особые сценарии

Переименование организации

При смене наименования организации сведения подаются по всем работающим сотрудникам с видом мероприятия «Переименование». В 1С ЗУП событие регистрируется соответствующим документом, после чего СЗВ-ТД заполняется автоматически. Срок — до 15-го числа месяца, следующего за переименованием.

Заявление о способе ведения трудовой книжки

Если сотрудник подал заявление о выборе электронной или бумажной трудовой книжки, зарегистрируйте его документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Эти сведения сдаются в составе СЗВ-ТД до 15-го числа следующего месяца.

Отправка без 1С-Отчетности

Если сервис не подключён, выгрузите файл из документа СЗВ-ТД (кнопка «Выгрузить») и передайте его через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора электронного документооборота. Формат файла стандартный, дополнительной конвертации не требуется.

Удобно вести привычку: в день издания приказа о приёме или увольнении сразу создавать и отправлять СЗВ-ТД, не дожидаясь пакетной обработки. Это исключает пропуск суточного срока и разгружает конец месяца.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых событий?

Нет. Нулевой СЗВ-ТД не предусмотрен: отчёт сдаётся только при наличии событий — приёма, перевода, увольнения, переименования или заявления о трудовой книжке.

Что делать, если сотрудник уволен, а отчёт не отправили вовремя?

Сдайте отчёт как можно скорее — просрочка уже зафиксирована, но затягивание усугубляет ситуацию. За нарушение срока предусмотрен административный штраф, поэтому в дальнейшем отправляйте СЗВ-ТД в день приказа.

Почему событие не подтягивается в СЗВ-ТД автоматически?

Чаще всего кадровый документ не проведён, относится к другому периоду или оформлен не типовым документом (например, данные внесены вручную в карточку). Проверьте журнал кадровых документов и проведите нужный приказ, затем перезаполните отчёт.

Как отменить ошибочно отправленное событие?

Создайте новый документ СЗВ-ТД, добавьте то же событие с признаком отмены (отменяющее мероприятие) и отправьте в СФР. Если событие реально, но с неверными данными — после отмены сдайте корректную запись и исправьте документ-источник в базе.

Сдаётся ли СЗВ-ТД по внешним совместителям?

Да, по совместителям сведения о приёме, переводе и увольнении подаются в общем порядке. А вот по исполнителям по договорам ГПХ СЗВ-ТД не сдаётся — для них действуют другие формы отчётности.

Можно ли сдать СЗВ-ТД без подключённой 1С-Отчетности?

Да. Выгрузите файл из документа СЗВ-ТД и передайте его через личный кабинет страхователя СФР или любого оператора ЭДО. Формат выгрузки стандартный, доработка файла не требуется.