Как поставить замещение сотрудника в 1С:ЗУП

Замещение в 1С:Зарплата и управление персоналом — это временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником. Кадрово такая ситуация оформляется по-разному: совмещение должностей, временное расширение обязанностей, временный перевод или исполнение обязанностей без отрыва от основной работы. От выбранного варианта зависит, каким документом отражать замещение в программе и как будет начисляться доплата.

Частая ошибка — пытаться «поставить замещение» простым табелем или ручной доплатой. В этом случае в отчетности (6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-СТАЖ) сведения не отразятся корректно, а расчет среднего заработка и стажа может исказиться. Правильный путь — оформить кадровое событие штатным документом и проверить, как оно отразилось в расчете зарплаты.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: от простого замещения на время отпуска до временного перевода, с указанием конкретных документов, настроек и контрольных точек.

Выберите правовую форму замещения до работы в программе

Прежде чем открывать 1С, определите, как именно оформляется замещение по кадровым документам. От этого зависит документ в программе:

• Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) — сотрудник выполняет свою работу и дополнительно обязанности отсутствующего. Оформляется допсоглашением, в 1С — документом «Совмещение должностей».
• Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ) — сотрудник полностью освобождается от своих обязанностей и работает на должности отсутствующего. В 1С — «Кадровый перевод» с признаком временного.
• Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы — чаще всего для руководителей и их заместителей, оформляется как совмещение.

Сравнение вариантов

Совмещение должностей

Подходит, когда сотрудник продолжает свою работу и дополнительно замещает коллегу. Оплата — доплата в процентах или фиксированной суммой. Основная зарплата сохраняется.

Временный кадровый перевод

Подходит при полном переходе на чужую должность. Оплата — по условиям новой должности. Основное место работы сохраняется, по окончании срока сотрудник возвращается автоматически.

Внешнее совместительство

Используется, если замещающий не работает в организации. Оформляется отдельным трудовым договором и приемом на работу по совместительству.

Проверьте настройки учета перед оформлением

Документ «Совмещение должностей» доступен не всегда — его включают в настройках. Откройте Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения → Расчет зарплаты (в разных релизах путь: «Настройка → Состав начислений и удержаний») и установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

После включения флажка в списке начислений появится вид расчета «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Проверьте его формулу: по умолчанию доплата считается процентом от оклада замещаемого сотрудника или от оклада самого замещающего — уточните, какой вариант предусмотрен вашей локальной политикой оплаты труда, и при необходимости скорректируйте формулу вида расчета.

Оформите замещение документом «Совмещение должностей»

Это основной сценарий. Перейдите в раздел Кадры → Совмещение должностей (или Зарплата → Совмещение должностей в зависимости от релиза) и создайте новый документ.

1. 1
   Создайте документ «Совмещение должностей», укажите организацию и дату.
2. 2
   Выберите сотрудника, который будет замещать.
3. 3
   Укажите период замещения: дату начала и дату окончания.
4. 4
   Выберите замещаемого сотрудника (отсутствующего) либо укажите должность — программа подставит оклад для расчета доплаты.
5. 5
   Задайте размер доплаты: процентом от оклада или фиксированной суммой.
6. 6
   Проверьте расчет ФОТ на вкладке документа и проведите документ.
7. 7
   Распечатайте приказ и допсоглашение кнопкой «Печать» при необходимости.

Ключевое поле — «Вид совмещения». Вариант «Исполнение обязанностей сотрудника» позволяет выбрать конкретного отсутствующего работника, и тогда программа автоматически подтянет его оклад как базу для доплаты. Если отсутствующего еще нет в базе (например, вакансия), выбирайте совмещение по должности.

Дату окончания указывайте сразу, если она известна. Тогда доплата прекратится автоматически, и в документах «Начисление зарплаты и взносов» за следующие месяцы лишних сумм не будет. Если срок заранее неизвестен, оставьте дату окончания пустой, но тогда по факту выхода отсутствующего потребуется документ «Отмена совмещения должностей».

Оформите временный перевод при полном замещении

Если замещающий полностью переходит на должность отсутствующего (типично для замещения руководителя или уникального специалиста), используйте Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Кадровый перевод.

В документе установите флажок «Временный перевод» и укажите дату окончания. Заполните новую должность, подразделение и условия оплаты. По окончании срока программа автоматически вернет сотрудника на прежнее место — отдельный приказ о возврате создавать не нужно, достаточно корректно указать даты.

Проверьте отражение отсутствия замещаемого сотрудника

Замещение логически связано с отсутствием основного работника. Убедитесь, что отсутствие оформлено корректным документом: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка» или «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Если отсутствие не оформлено, в табеле у замещаемого будут стоять явки, а расчетчик может не понять, почему действует доплата за совмещение.

Полезная проверка — отчет «Остатки отпусков» и «Табель учета рабочего времени (Т-13)»: у отсутствующего должны стоять коды отсутствия (ОТ, Б, К и т.д.), у замещающего — обычные явки, поскольку совмещение отдельными часами в табеле не выделяется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Совмещение должностей» проведен

Норма

Доплата появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц

Тревожный признак

Доплаты нет — проверьте даты начала и вид начисления

Табель Т-13

Норма

У отсутствующего коды отсутствия, у замещающего — явки

Тревожный признак

У отсутствующего стоят явки — не оформлено отсутствие

Окончание замещения

Норма

В следующем месяце доплата автоматически исчезла

Тревожный признак

Доплата продолжается — не указана дата окончания, нужен документ отмены

Убедитесь, что доплата рассчиталась в зарплате

После проведения кадрового документа создайте или перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Доплата за совмещение должна появиться отдельной строкой у замещающего сотрудника. Если замещение действует неполный месяц, сумма рассчитается пропорционально отработанным дням.

Если строка не появилась, проверьте по порядку: проведен ли документ совмещения, попадает ли период замещения в расчетный месяц, включен ли вид начисления в настройках, не стоит ли у сотрудника в этот период отсутствие, которое вытесняет доплату.

Особые случаи: замещение руководителя и долгие больничные

При замещении первого лица организации дополнительно проверьте, кто подписывает документы в этот период — в 1С настройки подписантов для печатных форм могут потребовать ручной корректировки в карточке организации на период замещения.

При длительных отсутствиях (декретный отпуск, долгий больничный) вместо совмещения часто выгоднее оформить прием нового сотрудника на срочный трудовой договор «на время исполнения обязанностей отсутствующего». В 1С это обычный документ «Прием на работу» с указанием срока договора — программа корректно отразит срочность в СЗВ-СТАЖ и других отчетах.

Перед массовым оформлением замещений (например, в отпускной сезон) удобно завести шаблон документа «Совмещение должностей» копированием: меняются только сотрудники и даты, а вид доплаты и процент остаются. Это снижает количество ошибок в размерах доплат.

Частые вопросы

Нужно ли оформлять замещение, если оно длится всего несколько дней?

Да. Даже краткосрочное исполнение обязанностей за доплату должно быть оформлено — иначе у организации нет основания для начисления доплаты, а у сотрудника — гарантии ее получения. В 1С достаточно документа «Совмещение должностей» с коротким периодом.

Как отменить замещение досрочно?

Если дата окончания была указана, но сотрудник вышел раньше, создайте документ «Отмена совмещения должностей» (доступен из списка документов совмещения) и укажите фактическую дату прекращения. При временном переводе досрочный возврат оформляется новым кадровым переводом обратно.

Почему доплата за совмещение не попадает в расчет среднего заработка?

Обычно попадает — доплата за совмещение относится к выплатам, учитываемым в среднем заработке. Если она не учитывается, проверьте настройки вида начисления: на вкладке «Средний заработок» должны быть установлены соответствующие признаки включения.

Можно ли замещать сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребенком?

Да, но чаще в этом случае оформляют срочный трудовой договор с новым работником или временный перевод, поскольку срок отсутствия длительный. Совмещение на такой период допустимо, если объем работы позволяет выполнять ее совместно с основными обязанностями.

Отражается ли замещение в СЗВ-СТАЖ?

Совмещение должностей в СЗВ-СТАЖ отдельно не отражается — сотрудник числится на своей должности. Временный перевод также обычно не создает отдельной записи, но если перевод связан с условиями труда, дающими право на досрочную пенсию, проверьте коды особых условий труда в отчете.

Что делать, если документ «Совмещение должностей» отсутствует в меню?

Включите функциональность: Настройка → Расчет зарплаты → флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». Если флажок недоступен, проверьте права пользователя — изменение настроек требует прав администратора или настройщика кадрового учета.