Другое · 12 мин
Отпускные в 1С: какой вид дохода указывать
Разбираем, какой код и вид дохода присваивается отпускным в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: код 2012, дата получения дохода, отражение в 6-НДФЛ и типичные ошибки.
Отпускные в программах 1С относятся к доходам, облагаемым НДФЛ, и для них предусмотрен отдельный код дохода — 2012 «Суммы выплаченных отпускных». Именно этот код подставляется в регистры учета НДФЛ и попадает в отчетность 6-НДФЛ и справки о доходах. Важно понимать: код дохода и вид начисления — разные вещи. Вид начисления (например, «Отпуск основной») определяет, как сумма считается и проводится, а код дохода 2012 отвечает за налоговый учет.
Особенность отпускных в том, что датой фактического получения дохода по ним считается день выплаты (перечисления на карту или выдачи из кассы), а не последний день месяца начисления, как у зарплаты. Это правило закреплено в Налоговом кодексе и жестко зашито в механизмы 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Из-за этого отпускные в 6-НДФЛ отражаются по дате выплаты, а срок перечисления налога — последнее число месяца выплаты.
Ниже разберем, где в программе задается вид дохода, как проверить правильность настроек, чем отличаются отпускные от компенсации за неиспользованный отпуск и какие ошибки чаще всего приводят к расхождениям в отчетности.
Какой код дохода присваивается отпускным в 1С
В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия (режим учета зарплаты) для основного и дополнительных отпусков используется код дохода 2012. Он применяется ко всем суммам оплаты ежегодных оплачиваемых отпусков: основному, дополнительному, учебному не относится — у учебного отпуска тоже код 2012, так как это оплата отпуска.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении — это другой вид дохода с кодом 2013 «Компенсация за неиспользованный отпуск». Путать эти коды нельзя: они по-разному отражаются в отчетности и по-разному воспринимаются налоговыми органами при камеральных проверках.
Материальная помощь к отпуску, если она выплачивается по локальному акту, учитывается отдельным видом начисления с кодом дохода 2760 и вычетом 503 (в пределах необлагаемого лимита). Это еще один пример того, что «выплата к отпуску» не всегда означает «отпускные» в налоговом учете.
Где в 1С задается вид дохода для отпускных
В 1С:ЗУП настройка находится в карточке вида начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления», найдите «Отпуск основной» (или аналогичный) и перейдите на вкладку «Налоги, взносы, учет». В поле «Код дохода НДФЛ» должно стоять значение 2012. Там же проверяется облагаемость страховыми взносами — отпускные облагаются взносами в общем порядке.
В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчет зарплаты» → «Начисления». Откройте начисление «Отпуск» и проверьте поле «Код дохода НДФЛ». Если организация создавала свои виды начислений копированием типовых, код обычно наследуется корректно, но при ручном создании его часто забывают заполнить.
Если поле кода дохода пустое, программа либо не включит сумму в налоговую базу, либо отразит ее некорректно — это гарантированное расхождение при формировании 6-НДФЛ и справок о доходах.
- 1Откройте список начислений: «Настройка» → «Начисления» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» (в БП).
- 2Найдите вид начисления «Отпуск основной» и откройте его карточку.
- 3Перейдите на вкладку «Налоги, взносы, учет».
- 4Убедитесь, что в поле «Код дохода НДФЛ» указано значение 2012.
- 5Проверьте, что начисление облагается страховыми взносами (вид дохода по взносам — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»).
Дата получения дохода: почему это важно
Главная особенность отпускных — дата фактического получения дохода привязана к выплате. Если отпуск начислен в июне, а выплачен в июле (по правилам — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска), то доход сотрудника возникает в июле. НДФЛ с отпускных удерживается при выплате, а перечислить его нужно не позднее последнего числа месяца выплаты.
В 1С:ЗУП дата получения дохода определяется автоматически по документу выплаты (ведомости). Именно поэтому важно проводить отпускные отдельной ведомостью с фактической датой выплаты, а не «вместе с зарплатой» задним числом. Если выплатить отпускные вместе с зарплатой в конце месяца, программа зафиксирует дату получения дохода в этот день — при досрочной выплате это допустимо, но при нарушении трехдневного срока возникнут риски по трудовому законодательству.
Переходящие отпуска (начало в одном месяце, окончание в другом) не требуют разбивки по месяцам для целей НДФЛ: весь доход относится к дате выплаты. Разбивка может потребоваться только для бухгалтерского учета и расчета среднего заработка.
Как отпускные попадают в 6-НДФЛ и справки о доходах
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически выплачены. В разделе 1 указывается срок перечисления налога (последний день месяца выплаты) и сумма удержанного НДФЛ. В разделе 2 суммы отпускных входят в обобщенные показатели дохода и налога за период.
В справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ, теперь приложение к 6-НДФЛ) отпускные показываются с кодом 2012 в том месяце, когда они выплачены. Если бухгалтер видит в справке отпускные в месяце начисления, а не выплаты — значит, в ведомости указана неверная дата, и данные нужно исправлять.
Для проверки корректности используйте отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Проверка раздела 2 расчета 6-НДФЛ» в ЗУП. Они покажут, какие суммы и с какими кодами попали в налоговый учет, и позволят найти расхождения до сдачи отчетности.
Как проверить результат
Отпускные отражены с кодом 2012 в месяце выплаты
Отпускные стоят в месяце начисления или без кода
Совпадает с датой ведомости на выплату
Стоит последний день месяца начисления
Последнее число месяца выплаты отпускных
День, следующий за выплатой (как у зарплаты)
Компенсация отпуска, материальная помощь и другие «похожие» выплаты
Не все выплаты, связанные с отпуском, имеют код 2012. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении — код 2013, и дата получения дохода по ней — день выплаты (обычно день увольнения). Компенсация без увольнения (за часть отпуска свыше 28 дней) также отражается с кодом 2013.
Материальная помощь к отпуску — код 2760 с вычетом 503 в пределах установленного необлагаемого лимита за год. Средний заработок за время командировки, совпавшей с отпуском, доначисления и перерасчеты отпускных прошлых периодов — каждая ситуация требует отдельного анализа кода и даты дохода.
Если в организации используются нестандартные виды отпусков (например, отпуск донорам, оплачиваемый по среднему), проверьте, какой код дохода назначен соответствующему начислению. Типовая поставка обычно покрывает стандартные случаи, но самодельные начисления — зона риска.
Коды дохода для выплат, связанных с отпуском
Основной, дополнительный, учебный отпуск. Дата дохода — день выплаты.
Компенсация при увольнении или за часть отпуска свыше 28 дней. Дата дохода — день выплаты.
Матпомощь к отпуску с вычетом 503 в пределах лимита. Не путать с отпускными.
Зарплата, премии. Дата дохода — последний день месяца, а не выплата.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверная дата в ведомости на выплату отпускных. Если ведомость датирована не днем фактической выплаты, а произвольной датой, нарушается дата получения дохода, и 6-НДФЛ заполняется неправильно. Исправление: отменить проведение ведомости, скорректировать дату (если выплата еще не прошла) или оформить корректировку и уточненный расчет.
Вторая ошибка — использование самодельного вида начисления без кода дохода или с кодом 2000. В этом случае отпускные попадают в отчетность как зарплата: неверная дата дохода, неверный срок перечисления налога. Исправляется через документ «Перерасчет НДФЛ» или ручную корректировку регистров с последующей уточненкой.
Третья группа ошибок — сторнирование отпускных при отзыве из отпуска или болезни сотрудника. Сторно должно оформляться документом «Сторнирование начислений» или через отмену отпуска, а не ручным минусовым начислением, иначе регистры НДФЛ «разъедутся» с бухгалтерским учетом.
Порядок действий при сомнениях в настройках
Если вы не уверены, правильно ли настроен вид дохода для отпускных, начните с тестового примера: создайте отпуск сотруднику в копии базы или на тестовом сотруднике, выплатите отпускные ведомостью и сформируйте отчет «Справка о доходах» и анализ НДФЛ. Проверьте код 2012, дату дохода и сумму налога.
Затем сверьте данные с бухгалтерским учетом: проводки по начислению отпускных (обычно Дт счета затрат — Кт 70) и по НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) должны соответствовать суммам в налоговых регистрах. Расхождения на этом этапе указывают на проблемы в настройках или вручную скорректированные документы.
При сложных ситуациях — переходящие отпуска через смену года, перерасчеты после изменения оклада, отпуска с последующим увольнением — полезно прогнать расчет на копии базы до проведения в рабочей. Это безопасный способ проверить поведение программы без риска испортить учетные данные.
Регулярно перед сдачей 6-НДФЛ формируйте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» с группировкой по кодам. Отпускные с кодом 2012, стоящие в месяце начисления вместо месяца выплаты, видны там сразу — это самый быстрый способ поймать ошибку до отправки отчетности.
Частые вопросы
Можно ли платить отпускные вместе с зарплатой одной ведомостью?
Технически программа позволяет включить отпускные в ведомость на зарплату, но это нежелательно: у зарплаты и отпускных разные сроки перечисления НДФЛ, и смешение усложняет контроль. Кроме того, отпускные обязаны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, а зарплата — в установленные сроки, поэтому даты выплат обычно не совпадают. Корректный вариант — отдельная ведомость на отпускные с фактической датой выплаты.
Каким кодом отражать отпускные при увольнении сотрудника, если ему сначала выплатили отпускные, а потом он уволился?
Выплаченные отпускные остаются с кодом 2012 — это оплата отпуска. Если при увольнении часть отпускных оказалась излишне выплаченной (отпуск предоставлен авансом), удержание оформляется отдельно и отражается по правилам удержаний, а не изменением кода дохода. Компенсация за неиспользованный отпуск при том же увольнении идет уже с кодом 2013.
Почему в справке о доходах отпускные стоят не в том месяце, когда начислен отпуск?
Это нормально и соответствует законодательству: датой получения дохода по отпускным считается день их выплаты, а не начисления. Если отпуск начислен 25 июня, а выплачен 2 июля, в справке сумма появится в июле. Если же месяц выплаты отличается от фактического — проверяйте дату ведомости.
Облагаются ли отпускные страховыми взносами и как это настроено в 1С?
Да, отпускные облагаются страховыми взносами в общем порядке. В карточке вида начисления на вкладке «Налоги, взносы, учет» в поле вида дохода по страховым взносам должно быть указано «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Если начисление создано вручную и это поле не заполнено, взносы могут не рассчитаться — проверьте через отчет по взносам.
Что делать, если обнаружил неверный код дохода после сдачи 6-НДФЛ?
Сначала исправьте настройку вида начисления, затем скорректируйте данные налогового учета документом «Перерасчет НДФЛ» или корректировкой регистров за соответствующий период. После этого сформируйте уточненный расчет 6-НДФЛ за затронутый период. Перед исправлениями сделайте резервную копию базы и зафиксируйте первоначальные данные отчетами.
Отпуск без сохранения зарплаты — какой код дохода?
Никакого: отпуск за свой счет не оплачивается, дохода у сотрудника не возникает, и в учете НДФЛ такой отпуск не отражается. В 1С он регистрируется кадровым документом для учета рабочего времени и стажа, но начислений и кодов дохода по нему не формируется.
Что важно запомнить
Отпускные отражаются в 1С с кодом дохода НДФЛ 2012, компенсация отпуска — с кодом 2013. Дата получения дохода — день фактической выплаты по ведомости, срок перечисления НДФЛ — последнее число месяца выплаты. Проверяйте код в карточке вида начисления и контролируйте данные отчетами по НДФЛ до сдачи 6-НДФЛ.